Nottuln / HavixbeckBesser im Tandem

Die Einführung des Neuen Kommunalen Finanz-Managements (NKF) in Nordrhein-Westfalen zum 1. Januar 2005 hat in den Städten und Gemeinden für unterschiedliche Reaktionen gesorgt: Ein paar Kommunen haben sich zum frühestmöglichen Zeitpunkt auf den Weg gemacht. Eine Vielzahl hat erst zur Hälfte des vorgesehenen Zeitkorridors umgestellt oder den spätestmöglichen Termin gewählt. Die 20.000-Einwohner-Gemeinde Nottuln im westlichen Münsterland gehört zu den Kommunen, die den vom Gesetzgeber vorgesehenen Startpunkt anvisiert und erreicht haben. Pünktlich zum 1. Januar 2005 wurde mit großer Unterstützung des kommunalen Rechenzentrums citeq und des Software-Hauses Infoma die kaufmännische Buchführungssoftware newsystem-kommunal implementiert. Bereits im Vorfeld hatte die Gemeinde die Stelle eines Bilanzbuchhalters besetzt, was sich als besonders hilfreich erwiesen hat.

Modellprojekt Vernetzte Verwaltung

Die 11.500 Einwohner zählende Nachbargemeinde Havixbeck hatte sich bewusst für einen späteren Umstieg entschieden. Die personellen Voraus­setzungen ließen eine frühere Umsetzung nicht zu. Auch hier entschied man sich für das Rechenzentrum citeq als Partner und plante den Einstieg in das NKF mit der Software newsystem-kommunal. Da beide Kommunen in einem guten nachbarschaftlichen Verhältnis stehen, wurde zu Beginn des Jahres 2007 die Idee geboren, in dem sensiblen Bereich Finanzen enger zu kooperieren. Nottuln hatte bereits zwei Jahre Erfahrung im Echtbetrieb und Havixbeck diskutierte die Aufstockung des Personals, um Know-how zu erlangen. Da bot es sich an, die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit im Finanzbereich zu beleuchten. Dies geschah durch die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen, die in ihrem Abschlussbericht ein positives Fazit zog und die Errichtung eines gemeinsamen Finanzzentrums vorschlug. Die Räte der Gemeinden Havixbeck und Nottuln stimmten diesem Vorschlag einstimmig zu. Nun ging es um die Umsetzung: Unter anderem mussten eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung abgeschlossen, die Standortfrage geklärt, die Aufgaben detailliert beschrieben und Personalentscheidungen gefällt werden. Parallel dazu bewarben sich die beiden Gemeinden mit ihrer Idee des interkommunalen Finanzzentrums als Modellprojekt Vernetzte Verwaltung beim Innenministerium des Landes Nordrhein-Westfalen. Unter mehreren Bewerbern gehört das Finanzzentrum zu insgesamt vier Projekten, die vom Land aufgrund ihres Innovationspotenzials sowie ihrer Zukunftsfähigkeit eine finanzielle Unterstützung und wissenschaftliche Begleitung erhielten. Die landeseigene Einrichtung d-NRW und die Universität Potsdam begleiteten das Projekt in der Zeit von Ende 2007 bis Mitte 2010. Das Institut für Informationsmanagement Bremen (ifib) erstellte für die vier Projekte die Abschlussdokumentation.

Full-Service beim Jahresabschluss

Pünktlich zum 1. Januar 2009 waren alle Fragen geklärt und das Finanzzentrum Baumberge konnte seinen Dienst aufnehmen. Seitdem werden dort die Aufgaben der Geschäftsbuchführung sowie der Zahlungsabwicklung für die Gemeinden Havixbeck und Nottuln gemeinsam bearbeitet. Dies umfasst sowohl die Verbuchung aller Geschäftsvorfälle, die Anlagenbuchhaltung und die Erstellung der Jahresabschlüsse als auch die Durchführung des Mahnwesens sowie die Verbuchung aller Einnahmen und Ausgaben. Die Planungs- und Gestaltungshoheit in Haushaltsfragen bleibt in den jeweiligen Rathäusern. Ein ganz entscheidender Punkt des Finanzzentrums ist der Full Service beim Jahresabschluss: Außer der Erstellung des Lageberichts erfolgen alle Jahresabschlussarbeiten inklusive der Abstimmung mit den Wirtschaftsprüfern und der Gemeindeprüfungsanstalt sowie der Jahresabschlussprüfungen ausschließlich im Finanzzentrum.
Zum 1. Januar 2013 wurde in beiden Kommunen das Dokumenten-Management-System (DMS) der Firma SER eingeführt. Seitdem werden die eingehenden Rechnungen eingescannt und wandern dann auf elektronischem Weg über den Sachbearbeiter, die Fachbereichsleitung und die Geschäftsbuchführung zur Zahlungsabwicklung. Dank des DMS werden der Material- und Personalaufwand reduziert und der Zugriff auf DMS-Belege über Infoma jederzeit verfügbar gemacht. Zudem ermöglicht es einen schnellen Datenaustausch sowie die Kontrollmöglichkeit via Rechnungseingangsbuch. Kleineren Kommunen bietet sich übrigens unabhängig von der räumlichen Entfernung die Möglichkeit der Zusammenarbeit. Denn gemeinsam geht es besser.