E-AkteBesser in der Cloud

Schnell, einfach, kostensparend – so sollten digitale Verfahren in der öffentlichen Verwaltung im Idealfall sein. Doch gerade kleine Kommunen sehen sich bei der Umsetzung oft mit Schwierigkeiten konfrontiert. Hoher Zeit- und Personalaufwand, Insellösungen und komplexe Systemlandschaften, die zu Medienbrüchen und schwerer Bedienbarkeit führen, hemmen hier die Digitalisierung. Auch hohe Kosten sind ein Faktor, der die Umstellung ausbremsen kann. Abhilfe leisten integrative Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie nscale eGov von Anbieter Ceyoniq. Es kann dank vieler Schnittstellen verschiedene IT-Lösungen zusammenführen und erfüllt alle Anforderungen an eine rechtssichere Verwaltung.

DMS sind das Herzstück der Verwaltungsdigitalisierung. Ein wichtiger Fortschritt sind solche Lösungen, welche die E-Akte nicht mehr lokal speichern, sondern in der Cloud bereitstellen. Diese Lösung ist nun auch für Kommunen verfügbar. Ein Argument für die E-Akte in der Cloud ist ihre Anpassungsfähigkeit: Bei Mehrbedarf lässt sich das System einfach skalieren, und eine Migration ermöglicht zum Beispiel Funktionalitäten auf Kreis- oder Landesniveau – und das ohne Datenverlust. Da der Zugriff auf E-Akten in der Cloud jederzeit über das Internet möglich ist, können Beschäftigte ortsunabhängig arbeiten. Mobiles Arbeiten macht die öffentliche Verwaltung flexibler und hilft Kommunen dabei, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Weniger Kosten und Aufwand

Niedrige regelmäßige Kosten machen den Umstieg auf einen Cloudservice, der sich harmonisch in eine bestehende IT-Landschaft integrieren lässt, ebenfalls attraktiv. Updates und Systempflege laufen über den Anbieter, sodass Kommunen für die E-Akte in der Cloud kein eigenes IT-Personal benötigen. Auch Hardware-Investitionen entfallen. Eine moderne, offene Dokumentenplattform, ein kommunal sofort einsetzbarer Aktenplan, Geschäftsgänge mit Standardaufgaben, Posteingang und Aktenbearbeitung sowie die Aussonderung nach Archivgesetz gestalten die cloudbasierte Verwaltung effizient und übersichtlich.

Bei der Wahl des Anbieters von cloudbasierten DMS sollten Kommunen sichergehen, dass gesetzliche Vorgaben für Akten, Vorgänge und Dokumentenbehandlung eingehalten werden. IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung, die auf dem neuen digitalen Marktplatz Deutsche Verwaltungscloud (DVC) vertreten sind, erfüllen diese Voraussetzungen. Die DVC unterstützt einen rechtssicheren, standardisierten und souveränen Einsatz von Cloudservices für Behörden von Bund, Ländern und Kommunen und soll künftig über ein großes Portfolio an Cloudservices verfügen. Zudem soll sie der öffentlichen Verwaltung die Möglichkeit bieten, Zusammenarbeit neu zu gestalten.

Behördenübergreifende Zusammenarbeit

Mit ihren vielen Vorteilen ist die E-Akte in der Cloud ein wichtiger Baustein im Digitalisierungsprozess. Von einer digitalisierten Verwaltung lässt sich aber erst dann sprechen, wenn die Abwicklung behördenübergreifender Geschäftsgänge digital und reibungslos möglich ist. Stellt beispielsweise der Parlamentsbetrieb Anfragen an die Verwaltung und gibt für die Beantwortung eine enge Frist vor, kann es schnell zu Problemen im Ablauf kommen. Denn solche Anfragen erfordern regelmäßig die Einbeziehung weiterer Behörden, um Informationen zusammenführen zu können. Eine mandantenübergreifendende Zusammenarbeit bei Geschäftsgängen ermöglicht nscale eGov von Ceyoniq. Die Kooperation der Behörden gestaltet sich damit effizient und einfach, auch wenn sie in unterschiedlichen E-Aktensystemen organisiert sind.

Ein gestarteter Geschäftsgang verbleibt komplett im lokalen ­E-Aktensystem des Mandanten, der ihn erstellt hat. Beim Zuweisen einer Aufgabe überprüft das DMS, ob die Zuständigkeit bei einer internen Person oder bei einer Person aus einer externen Behörde liegt. Für mandantenübergreifende Geschäftsgänge exportiert nscale eGov die benötigten Informationen gesammelt und verpackt sie für den Transport zur externen Behörde in ein XDOMEA-Format. Externe Mandanten können die Bearbeitung grundsätzlich unabhängig von nscale eGov durchführen. Eine Nutzung desselben DMS vereinfacht die Abwicklung zusätzlich, da die Abgabe und Aufnahme der XDOMEA-Nachrichten im System bereits vorgesehen ist.

Status quo im Blick behalten

Externe Behörden behalten die Hoheit bei der Bearbeitung der ihnen zugewiesenen Aufgaben. Sie haben die Möglichkeit, die importierten Daten zu verakten und zur Erledigung der jeweiligen Aufgabe einen eigenen Geschäftsgang aufzubauen. Sobald sie diesen abgeschlossen haben, erfolgen eine automatische Zusammenstellung und der Export des Ergebnisses, das nun für den Rücktransport an den initiierenden Mandanten bereitsteht. Beim Import in der initiierenden Behörde ordnet das System das Ergebnis automatisch einer mandantenübergreifenden Aufgabe zu und kombiniert die Daten mit dem wartenden Geschäftsgang, der anschließend weiterläuft.

Die Abwicklung behördenübergreifender Geschäftsgänge mit nscale eGov bietet den Vorteil, dass jede externe Aufgabe an die initiierende Behörde zurückgeht, bevor sie eine neue Aufgabe an einen weiteren externen Mandanten geben kann. Dies erleichtert es, den Status quo im Blick zu behalten und ermöglicht es dem Initiator, Teil­aufgaben für externe Mandanten, deren Bearbeitung beispielsweise zu lange dauert, abzubrechen und weitere Schritte einzuleiten.