Dokumenten-ManagementBindeglied xdomea

Dass das vom Onlinezugangsgesetz (OZG) vorgegebene Ziel, insgesamt 575 als relevant identifizierte Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch online anzubieten, nicht erreicht wurde, ist inzwischen klar. Es gibt viele Kritiker, die den aktuellen Stand nicht als Erfolg einstufen. Doch ist das tatsächlich gerechtfertigt? Immerhin war die Latte zur Zielerreichung innerhalb von fünf Jahren in Anbetracht der fachlichen Herausforderungen sehr hoch gelegt. Der Regelungsbedarf war groß: Identifikation aller bestehenden und Auswahl der OZG-relevanten Verwaltungsleistungen, unklare Finanzierung, uneinheitliche IT-Standards, mangelndes Know-how auf allen Seiten, kein einheitliches Vorgehensmodell und vieles mehr.
Auch bezüglich der technischen Architektur gab es viele Herausforderungen. So mussten Lösungen zur Kommunikation mit den Antragstellern und zwischen den Systemen konzipiert und umgesetzt werden. Es galt, die Prozesse zu automatisieren und medienbruchfrei umzusetzen – vom Einreichen des Online-Antrags über die Bearbeitung bis hin zur Veraktung im aktenführenden System der Behörde.

Kommunaler OZG-Roll-out in Schleswig-Holstein

In Schleswig-Holstein wurde im März 2022 das Projekt kommunaler OZG-Roll-out abgeschlossen – ein Vorhaben, welches das Land, die Kommunen und der zuständige IT-Dienstleister Dataport gemeinsam vorangetrieben und umgesetzt haben. In dem Projekt wurden Roll-out-Prozesse erprobt und optimiert, mithilfe der Modellierungssprache BMPN dokumentiert und in eine Prozesslandkarte überführt. Zudem wurden Leitfäden und Checklisten erarbeitet, die den Kommunen den Roll-out erleichtern, rechtliche Grundlagen geschaffen, die eine Nachnutzung von Basis- und Online-Diensten ermöglichen, erste Erfahrungen zur Anbindung von ­E-Payment gesammelt, erste Skizzen für einen Roll-out-Shop entwickelt und gemeinsam mit dem Projekt OZG-Cloud ein Werkzeug zur Bearbeitung von Online-Anträgen und zur Kommunikation mit Antragstellern erprobt. Dabei ist eine Blaupause entstanden, auf die andere Bundesländer und Kommunen aufsetzen können.

Rolle von xdomea bei der OZG-Umsetzung

Welche Rolle spielt nun aber der XÖV-Standard xdomea im Zusammenhang mit der OZG-Umsetzung? Das Bindeglied ist hier die OZG-Cloud. Sie besteht aus einer webbasierten Allgemeinen Fachanwendung (Alfa), die in einer Cloud-Umgebung läuft. Hier werden der Online-Antrag, die zur Bearbeitung eingereichten Anlagen sowie die bei der Bearbeitung entstehenden Dokumente in einem Vorgang zusammengefasst. Nach Abschluss der Bearbeitung soll der Vorgang an das aktenführende System der Verwaltung übergeben und in der OZG-Cloud nach erfolgreicher Übergabe gelöscht werden. Für die Behörden, die bereits ein Dokumenten-Management-System (DMS) zur elektronischen Aktenführung einsetzen, bietet sich zur Übergabe des Vorgangs und der enthaltenen Dokumente der Datenaustauschstandard xdomea an. Über info@xdomea.de wurde die Arbeitsgruppe xdomea um Unterstützung bei der Umsetzung gebeten. Es entstand eine kleine Arbeitsgruppe, die in mehreren Sitzungen die produktunabhängige Anbindung der OZG-Cloud an ein DMS konzipierte. Schnell einigte man sich auf die Nachrichtengruppe Abgabe von xdomea; denn in dieser muss das empfangende System nach erfolgreicher Übernahme der Schriftgutobjekte eine Importbestätigung an das abgebende System senden. Nach Empfang der Bestätigung können die übergebenen Schriftgutobjekte im abgebenden System gelöscht werden – genau die Zielsetzung, welche die OZG-Cloud mit der Anbindung verfolgt.

Anwendungsfall Kleiner Waffenschein

Die für jede Verwaltungsleistung geltenden und für die Identifizierung der Akte relevanten Informationen, wie zum Beispiel die LeiKa-ID sowie Informationen zum Antragsteller, werden im Kopf der xdomea-­Nachricht übergeben. Für die antragsspezifischen Informationen kommt das Element AnwendungsspezifischeErweiterungenXML zur Einbindung externer XML-Schemata zum Einsatz. Aktuell wird geprüft, an welcher Stelle das Regelwerk zur Interpretation des zur jeweiligen LeiKa-­ID gehörenden externen XML-Schemas zentral hinterlegt wird.
Für den Anwendungsfall Kleiner Waffenschein wurden dann mithilfe der XÖV-Suite die Nachrichtengruppe Abgabe profiliert sowie eine Beispielnachricht und die Dokumentation erstellt. Einige manuelle Nacharbeiten waren notwendig, da die XÖV-Suite in der ersten Ausbaustufe noch nicht alle erforderlichen Anforderungen unterstützte. Beispielnachricht, Dokumentation und Regelwerk zum Anwendungsfall Kleiner Waffenschein werden nun als Proof of Concept den DMS-Herstellern zur Anbindung der OZG-Cloud an ihr System übergeben. Mit einem Ergebnis wird noch im April 2023 gerechnet. Kann die Anbindung erfolgreich umgesetzt werden, so ist damit eine Option zur standardisierten Bearbeitung und Veraktung von Online-Diensten ausgewiesen.