InterviewBlick über den Tellerrand

Herr Franz, more! software kann auf eine mehr als 20-jährige Erfahrung bei der Entwicklung kommunaler Lösungen zurückblicken. 1991 begannen die Arbeiten an einer Software für die Abwicklung des kommunalen Sitzungsdienstes. 2001 folgte der Roll-out des ersten Rats- und Bürgerinformationssystems. Wie hat sich die Ratsarbeit seitdem verändert?

Aus dem einfachen zentralen Sitzungsdienstprogramm entwickelte sich mit der Zeit ein umfangreiches Sitzungsmanagement-System, welches in der gesamten Verwaltung zum Einsatz kommt. Dabei geht es heute nicht mehr nur um das Erstellen von Vorlagen, Einladungen und Protokollen mit Unterstützung einer Textverarbeitung. Viele Abläufe können und werden mittlerweile papierlos abgewickelt. Hier wird der Fokus immer mehr auf die Aufgabenkontrolle bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie den digitalen Versand von Sitzungsunterlagen gelegt. Gerade die Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt und egal von welchem Ort aus auf Sitzungsunterlagen zugreifen zu können, ist ein wesentlicher Bestandteil und ein Muss für die heutige Ratsarbeit. Dadurch steigen Qualität und Effektivität des Sitzungsdienstes.

Mittlerweile haben sich die Programm-Features Ihrer Software-Lösungen deutlich erweitert. Auf welche Entwicklungen können sich die Kommunen einstellen?

Aktuell spricht jeder über die papierlose mobile Gremienarbeit. Durch unsere iPad-App DiPolis bieten wir mittlerweile ein optimiertes Werkzeug für die Politiker an. Zurzeit befinden wir uns in der Weiterentwicklung dieser mobilen Lösungen, um die Arbeit der Mandatsträger noch mehr zu unterstützen. Auch eine Version für Android-Geräte ist bereits in der Entwicklung. Des Weiteren wollen wir die Kommunikation und den Austausch der Daten zwischen verschiedenen Fachverfahren ausbauen. Insellösungen helfen keinem Kunden weiter und führen zu einer Vielzahl von redundanten Daten in der Verwaltung. Aus diesem Grund überlegen oder planen derzeit viele Kommunen, ein Dokumenten-Management-System (DMS) anzuschaffen und einzusetzen. Dieses Thema haben wir bei unseren diesjährigen Anwendertreffen in Vechta und Bad Camberg aufgegriffen. Ein solcher Blick über den Tellerrand soll unseren Kunden zeigen, dass wir es als Sitzungsdiensthersteller für sehr wichtig halten, die Verbindung zwischen Ratsinformationssystem (RIS) und DMS voranzutreiben.

Wie können Bürger und Kommunen von dem neuen Ansatz profitieren?

Im Sitzungsmanagement wird überwiegend mit Dokumenten gearbeitet. Gerade dies bietet die perfekte Verbindung zu einem DMS. Viele Vorteile können genutzt werden und müssen nicht selbst von jedem Fachverfahren bereitgestellt werden. Dazu zählen natürlich die zentrale und revisionssichere Dokumentenablage und die Versionierung. Zudem kann das DMS als zentrale Lösung für den Daten- und Dokumentenaustausch zwischen den einzelnen Fachverfahren genutzt werden. Das ist gerade für den Bürger interessant. Nehmen wir als Beispiel Anträge von Bürgern oder Politikern, die per E-Mail oder auf dem Postweg zur Verwaltung gelangen: Aufgrund des DMS werden diese digital abgelegt und stehen somit dem RIS direkt zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Die Dokumente können dann im Sitzungsdienst medienbruchfrei weiterbearbeitet werden, sei es durch Zuordnung zu Sitzungen oder Tagesordnungspunkten. Die daraus resultierenden Informationen und Ergebnisse können dann im Rats- und Bürgerinformationssystem mit den entsprechenden Berechtigungen nachgelesen werden.

„Insellösungen helfen keinem Kunden weiter und führen zu einer Vielzahl von redundanten Daten in der Verwaltung.“
Ihr Unternehmen setzt seit einiger Zeit auf die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen DM Dokumenten Management und deren Software lobodms. Warum haben Sie sich für diese Lösung entschieden?

Die Programmphilosophie hat uns sehr gut gefallen. Neben der anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche überzeugen bei lobodms die Vorgangsbearbeitung, die variable Nutzung von Aktenplänen und auch die Möglichkeiten der Workflows. Organisatorische Änderungen innerhalb einer öffentlichen Verwaltung können mit einfachen Mitteln in lobodms nachvollzogen werden. Die offene und flexible Schnittstelle erlaubt uns eine Vollintegration der DMS-Funktionen in more! rubin.

Gibt es bereits Kommunen, die das gemeinsame Angebot von more! software und DM Dokumenten Management nutzen?

Die Städte Pottenstein in Bayern und Sulz in Baden-Württemberg setzen schon seit einigen Jahren lobodms ein. In Pottenstein läuft zudem aktuell die Einführung von more! rubin. Allerdings haben wir in der Schweiz bereits 15 Gemeinden, die beide Software-Produkte erfolgreich einsetzen. Natürlich wollen wir in den kommenden Jahren noch weitere Kommunen von dieser Lösung überzeugen.

Die ortsunabhängige Verknüpfung von Dokumenten ist nicht ohne Vorsicht zu genießen. Wie schützen Sie die Daten Ihrer Kunden?

Bei der Verbindung mit einem DMS werden alle Dokumente innerhalb des Systems verwaltet. Die Benutzerberechtigungen steuern die Dokumentenzugriffe. Damit ist sichergestellt, dass kein unberechtigter Zugriff von intern oder extern auf nicht freigegebene Dokumente stattfinden kann. Für externe Zugriffe wird ein DMZ (Demilitarized Zone) Server eingerichtet, der nur die Ansicht von freigegebenen Dokumenten erlaubt und keinen Durchgriff auf das interne DMS zulässt. Daneben gibt es noch verschiedene Verschlüsselungstechniken bis hin zur digitalen Signatur. Damit wird ein Höchstmaß an Sicherheit und Revisionssicherheit zum Schutz der Daten des Kunden gewährleistet. Für den Kunden ist die zentrale Ablage der Dokumente ein großer Vorteil. Nicht jedes Fachverfahren muss sich selbst um die sichere Ablage der Dokumente kümmern. Zudem entfällt die vielfältige Dokumentensicherung der einzelnen Fachverfahren, die von der EDV geleistet und administriert werden muss.

Die Lösungen von more! software kommen bundesweit in über 500 Kommunen zum Einsatz. Wie sehen Ihre Pläne für die Zukunft aus?

Das Ziel eines Unternehmens ist natürlich das Wachstum. Wir möchten viele neue Kunden gewinnen. Ich vertrete aber die Meinung, dass ein Unternehmen auch gesund wachsen muss. Die Zufriedenheit und Betreuung unserer Bestandskunden, die teilweise schon seit über 20 Jahren den Weg mit uns gehen, liegen uns daher sehr am Herzen. Der persönliche Kontakt zu den Kunden zeichnet unser Unternehmen seit Anbeginn aus und dies soll auch in Zukunft so bleiben.