Output ManagementBriefe aus dem Homeoffice

Eigentlich säßen Tausende von Verwaltungsmitarbeitern gerade an ihren Büroschreibtischen – wäre da nicht die Corona-Pandemie. Nun müssen sich die meisten im Homeoffice zurechtfinden. Dabei wirft beispielsweise der Briefversand Fragen auf. Denn was im Büro leicht erledigt ist, wird nun aufwendig: Die Briefe ausdrucken, frankieren und bei der Post aufgeben. Deshalb bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe eine Alternative: Print as a Service (Print aaS), also das Drucken als Dienstleistung. Angestellte können Anschreiben, Anhänge und Beilagen dazu mit einem Mausklick an ITEBO übermitteln. Dort kümmern sich Mitarbeiter um die Weiterverarbeitung und Produktion bis hin zur Einlieferung beim gewünschten Verteildienstleister.
Die Behördenmitarbeiter können wie gewohnt mit ihrem Text­verarbeitungsprogramm oder Fachverfahren arbeiten. Ist das Dokument erstellt, wählen sie im Druckermenü einfach den Drucker Print as a Service aus. Jetzt wird ihnen angezeigt, ob das Dokument automatisiert zu verarbeiten ist und sie können noch Anlagen als PDF-Dokumente aus der E-Akte des Kunden anfügen. Abschließend übertragen sie das Dokument mit einem Klick ins Produktionsverzeichnis. Zu einem definierten Zeitpunkt werden die gesammelten Dokumente über eine verschlüsselte Verbindung ins Druckzentrum von ITEBO übertragen. Über den Auftragsstatus informiert eine Web-Oberfläche. Darüber können die Nutzer auch noch bis zum vereinbarten Abholtermin Dokumente verändern oder stornieren.

Frei von Medienbrüchen

Es sind Tools wie Print aaS, die darüber entscheiden, wie effektiv das Homeoffice funktioniert. Das bestätigt der IT-Branchenverband Bitkom. Produktives und standortunabhängiges Arbeiten sei nur denkbar, wenn Büro- und Verwaltungsprozesse frei von Medienbrüchen laufen. „Corona ist auch eine Aufforderung, die Wirtschaft, die Verwaltung und das Gesundheitswesen noch entschiedener zu digitalisieren“, unterstreicht Bitkom-Präsident Achim Berg. Print aaS ermöglicht genau das: Ein Arbeiten im Homeoffice ohne Medienbruch. „Zu den Anwendern unseres zentralen Druck-Managements zählen mittlerweile Mitarbeiter aus Jobcentern, Sozialämtern und dem Bürgerservice“, berichtet Gerald Leitke, Mitarbeiter im Geschäftsbereich Vertrieb von ITEBO. „Sie gehen damit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung.“ Zeitersparnis ist dabei nur ein Vorteil von Print aaS. „Verwaltungen reduzieren mit einem zentralen Druck-Management Kosten für Drucker-Hardware und IT-Support“, so Leitke. „Zudem profitieren sie von Portorabatten und der Möglichkeit, Sendungen bei Adressgleichheit automatisch bündeln zu lassen. Auch das spart Geld.“
Für maximale Transparenz lassen sich am Monatsende Reports auf Abteilungs- und Fachbereichsebene erstellen und Kosten einzelnen Bereichen zuordnen. Auch die Datensicherheit ist gewährleistet: Die Datenübertragung ist verschlüsselt, das Datenzentrum der ITEBO-Unternehmensgruppe befindet sich in einem zutrittsgesicherten Bereich und Mitarbeiter sind dem Datenschutz verpflichtet.