HüttenbergBudget im Blick

In kleineren und mittleren Kommunen bewirtschaften mehrere Abteilungen oftmals ein Budget. Das Verantwortungsbewusstsein des Einzelnen reduziert sich damit zwangsläufig auf die von ihm zu planenden und zu bewirtschaftenden Sachkonten einer Kostenstelle. Eine rechtzeitige und zielführende Gegensteuerung kann nur mit einer einfachen, tagesaktuellen und übersichtlichen Budgetüberwachung erfolgen. Dabei müssen die grafisch aufbereiteten Auswertungen zum einen auf die individuellen Bedürfnisse des Mitarbeitenden anpassbar sein. Zum anderen soll und muss die Gesamtbudgetverantwortung weiterhin berücksichtigt werden.
Aus der Praxis heraus hat sich also die Notwendigkeit ergeben, die Aufgabenwahrnehmung der Budget- und Ressourcenverantwortung deutlich zu vereinfachen und die nicht an das Finanzwesen angebundenen Außeneinrichtungen automatisiert mit Budgetinformationen zu versorgen. All diese Anforderungen werden aus Sicht der hessischen Gemeinde Hüttenberg durch die Lösung Integriertes Berichtswesen Plus (iBWplus) der Finanzwesen-Software Infoma newsystem von Anbieter Axians Infoma erfüllt. Gemeinsam mit dem kommunalen Dienstleister ekom21 wurde es in einer leicht verständlichen Vormittagsschulung initialisiert.
Das Modul iBWplus ist in Infoma newsystem eingebunden, sodass es keiner weiteren Umgebung mit einem externen Anbieter bedarf. Die Daten sind tagesaktuell und werden automatisch in newsystem aufbereitet. Eine manuelle Übergabe per Schnittstelle entfällt. Bereits mit dem Start von newsystem wird ­iBWplus, grafisch aufbereitet, im Rollen-Center angezeigt. Die Budgetverantwortlichen erhalten somit sofort eine erste Budgetinformation. Die animierte grafische Darstellung ermöglicht durch Anklicken des Balkendiagramms eine immer tiefergehende Filterung. Die verschiedenen Filtermöglichkeiten erlauben etwa den Vergleich zum Ansatz, zum Vorquartal oder zum Vorjahresquartal. Wie von newsystem gewohnt, gibt es viele Möglichkeiten, die Darstellung individuell anzupassen.

Die individuell notwendigen Investitionen können gefiltert werden

Der Clou besteht darin, dass über die Funktion „Details“ auf die beim Sachkonto gebuchten Rechnungen zugegriffen werden kann. Das gewährleistet eine detaillierte Nachvollziehbarkeit. Die Details-Funktion hat jedoch noch mehr zu bieten: Über sie wird eine tabellarische Übersicht der Sachkonten geöffnet, die ebenfalls individuell einstellbar ist. So werden zum Beispiel Abweichungen des Ist-Ergebnisses zum Ansatz durch farbliche Pfeilrichtungen unterstützt. Der Berichtsexport kann in beliebigen Formaten erfolgen.
Weitere Verwendungsmöglichkeiten sowohl der Tabelle als auch der Diagrammauswertungen sind möglich. Die Gemeinde Hüttenberg hat die Auswertungs- und Darstellungsmöglichkeiten in ihr unterjähriges Berichtswesen integriert. Durch die einfache Handhabung soll auch ein monatliches Berichtswesen implementiert werden.
Neben dem Bedürfnis einer besseren Überwachung der Ergebniskonten steht die Budgetüberwachung der Investitionsmaßnahmen im Fokus der Kommune. Nach dem aktuellen Bedarf bietet newsystem derzeit keine passende Auswertungsmöglichkeit. An dieser Stelle greift iBWplus ein. Durch Umstellung der Auswertungsmöglichkeit können die individuell notwendigen Investitionen gefiltert werden. Die Grafik berücksichtigt neben dem Ansatz auch mögliche Haushaltsreste und macht den zur Verfügung stehenden Gesamtinvestitionsbetrag einsehbar.
Die Details-Funktion ermöglicht auch in diesem Bereich den Eingriff in den tabellarischen Bericht. Ebenfalls vorhanden ist die Darstellung der Abweichungen in Pfeilform sowie die Möglichkeit, auf die bei der Investition getätigten Buchungen zugreifen zu können. Die Auswertungsmöglichkeiten der Lösung vereinfachen die Budgetüberwachung enorm.

Automatisierter Berichtversand steigert das Verantwortungsbewusstsein

iBWplus verfügt darüber hinaus über die Möglichkeit, Budgetberichte automatisch zu versenden. Diese müssen dazu einmalig eingerichtet werden und gehen den Berichtsempfängern dann per E-Mail zu. Die Erstellung der Berichte kann wahlweise zentral oder dezentral erfolgen. Bei der Gemeinde Hüttenberg profitieren hiervon insbesondere die Kindertageseinrichtungen. Sie sind nicht an die Finanz-Software Infoma newsystem angebunden und erhalten nur in unregelmäßigen Abständen Informationen. Die mühsame und zeitaufwendige Informationsbeschaffung ist für die Kita-Leitungen sehr unbefriedigend. Durch einen angepassten wiederkehrenden Bericht erhalten die Einrichtungen nun alle notwendigen Budgetinformationen zur selbständigen Bewirtschaftung der Einrichtung. Das führt zu einem steigenden Verantwortungsbewusstsein und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.
Neben dem Berichtspaket Finanzwesen verwendet die Gemeinde Hüttenberg auch das Berichtspaket Rechnungsworkflow. Letzteres ist seit dem Jahr 2017 im Einsatz. Die Darstellung erlaubt einen Überblick der durchschnittlichen Bearbeitungszeit der im Rechnungsworkflow bearbeiteten Einkaufs- und Verkaufsrechnungen sowie der Gutschriften. Darüber hinaus sind Vergleiche mit dem Vormonat, Vorjahr und weiteren möglich.