ControllingBudgets im Blick

In Verwaltungen kann ein systematisches Controlling, wird es als beratendes Instrument verstanden, sinnvoll sein. Es hilft dabei, die Pflichtaufgaben einer Verwaltung möglichst sparsam und wirtschaftlich wahrzunehmen. Schon jetzt werden die Haushaltsplanung und -sicherung sowie Kennzahlen als Aufgaben des Controlling in den Verwaltungen akzeptiert. Ein professionelles und damit nutzenbringendes Controlling kann nicht nebenbei erledigt werden. Hierzu bedarf es eines entsprechend ausgebildeten Mitarbeiters, dem die notwendigen Kompetenzen übertragen und die erforderlichen finanziellen Mittel zur Verfügung gestellt werden. In der derzeitigen personellen und finanziellen Ausgangssituation ist das Controlling als Aufgabe der Verwaltung für die meisten Städte und Gemeinden aber oft nicht zu leisten. Hier bietet das Unternehmen HKS Informatik die Standard-Software Kosy und spezifische Dienstleistungen an, welche wiederkehrende Controlling-Berichte, wie beispielsweise Haushaltsüberwachung, Haushaltskonsolidierung, Quartalsreporting und Planung, weitgehend automatisieren und damit zeitliche Freiräume schaffen.

Einsatz in der Praxis

Bei der Stadt Wermelskirchen etwa wurde nach einem intensiven Analyseverfahren ein wirkungsorientierter Haushalt konzipiert, dessen operative Umsetzung seit 2012 mithilfe der Anwendung Kosy erfolgt. Bei der Stadt Porta Westfalica wird die Lösung dazu genutzt, die Maßnahmen der Haushaltssicherung auf ihre Wirkung hin zu betrachten. In Straubing wiederum wurde der Haushalt in zwei Stufen umgesetzt. Die erste Stufe konzentrierte sich auf das operative Geschäft. Dabei stehen der Budgetbericht für die Entscheidungsgremien sowie die Budgetüberwachung durch das zentrale Controlling im Vordergrund. In der zweiten Stufe werden die Formulierung strategischer Ziele sowie die Definition von Wirkungszielen eingebunden. Dazu werden Strukturen für Kennzahlen und Indikatoren gebildet. Diese werden in Kosy verwaltet und finden Berücksichtigung in den Budgetberichten. Die Software wird bei der Stadt Straubing darüber hinaus auch außerhalb des klassischen Controlling eingesetzt, etwa für Auftragsauswertungen im Bereich der Bauämter, für statistische Auswertungen im Bereich des Sozial- und Jugendamts, für Kassenauswertungen oder als Analysehilfe für das Rechnungsprüfungsamt. In den Bereichen Einwohnermeldeamt und Verkehr werden zurzeit Lösungen zur Ermittlung statistischer Auswertungen erarbeitet.

Finanzielle Zukunft der Verwaltung sichern

Die Aufgaben und Herausforderungen nehmen bei den öffentlichen Verwaltungen in Zukunft eher weiter zu. Entscheidend ist daher der zügige Zugriff auf Buchungsdaten. Mit der Qualität der Berichte steigt auch die Effizienz, vor allem bei standardisierten Kennzahlensystemen, bis hin zur Prozesskostenrechnung. Ein Controlling sichert die finanzielle Zukunft der Verwaltung und damit ihre Entscheidungsfreiheit.