BodenseekreisDas Ziel vor Augen

Im Zuge der geplanten E-Rechnung wird im Landratsamt Bodenseekreis der Rechnungsfluss und mit ihm das Anordnungswesen bis Ende 2018 komplett papierlos ablaufen. Die Voraussetzungen hierfür sind bereits geschaffen: Mit der Umstellung auf das doppische Infoma newsystem Finanzwesen Anfang des Jahres 2016 erfolgten die flächendeckende Anbindung an eine zentrale Buchungsstelle bei gleichzeitig dezentralem Anordnungswesen durch die Fachbereiche sowie die Ablösung des nicht doppikfähigen Gebührenprogramms mit über 400 Gebührentatbeständen. Parallel dazu startete der baden-württembergische Landkreis am Nordufer des Bodensees mit den integrierten Modulen für die elektronische Anordnung und Fakturierung die ersten E-Prozesse. Ohne Vorkenntnisse vorauszusetzen, erlauben sie den Sachbearbeitern die einfache elektronische Erfassung beliebiger Formulare für Einnahme-/Ausgabe- sowie Umbuchungsanordnungen sowie für Zahlungsaufforderungen und Gebührenrechnungen über ein separates Intranet-Portal.

1.100 Anordnungen wöchentlich

Insgesamt 24 Fachbereiche bringen auf diese Weise nun wöchentlich rund 1.100 Anordnungen ins System – „höchst effizient“, sagt Robert Algner, Inhaber des zentralen Controllings beim Landratsamt, und begründet sein Urteil folgendermaßen: „Die Konfiguration des Gesamtsystems ePortal ist optimal. Sie ist an Bedarf, Anspruch, gesetzlichen Grundlagen und der notwendigen Betriebswirtschaftlichkeit ausgerichtet. Die in der Planungsphase besprochenen Strukturen des Aufbaus, der Inhalte und der technischen Prozesse im Zusammenspiel der dezentralen Buchhaltung mit einer zentralen Buchungsstelle haben sich in der Praxis bewährt.“
Das ist nicht nur das Ergebnis einer intensiven Zusammenarbeit zwischen dem Landratsamt und der Firma Axians Infoma. Denn zunächst galt es, die technischen Möglichkeiten und Notwendigkeiten für den Betrieb der Lösungen eAnordnung und eFaktura gemeinsam mit dem Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) festzulegen. Beim IT-Dienstleister KIRU erfolgt das Hosting von newsystem.

Verschlankung im Vordergrund

Richtschnur für die Konfiguration der Lösung waren die im Vorfeld formulierten Anforderungen des Bodenseekreises, der sich eine Verschlankung des gesamten Anordnungsprozesses – von der dezentralen Vorerfassung bis zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung – erhoffte. Dafür sollten den 160 dezentralen Anwendern einheitliche Erfassungsmasken für Annahme- und Auszahlungsanordnungen in vollem elektronischen Umfang und ohne Nebenvorlagen zur Verfügung stehen. Eine vollständige elektronische Kontrolle über erstellte Anordnungen mit belegloser Korrekturmöglichkeit sowie eine bestmögliche Abstimmung zwischen zentraler und dezentraler Buchhaltung bei Fragen, Buchungsproblemen und Korrekturen standen ebenfalls auf der Wunschliste.
Aufgrund der klar definierten Vorstellungen und der optimalen Unterstützungsleistung des Teams von Axians Infoma gestaltete sich die Einführungsphase relativ kurz. Zeitgleich mit der Umstellung des doppischen Rechnungswesens ging das Gesamtsystem ePortal flächendeckend in den Echtbetrieb. Aufbau, Schulung und Einführung erfolgten innerhalb weniger Monate. Seither haben sich die Prozesse im Landratsamt deutlich verändert. Insbesondere in der vollständig elektronischen Version zeigen sich die Optimierungen – Ausnahme ist hier der derzeit noch notwendige ausgedruckte Anordnungsbeleg. Die direkte Weiterverarbeitung in newsystem sowie die Möglichkeiten, fehlerhafte Belege dem User elektronisch zurückzugeben und Korrekturen einzufordern, eine Überwachung der eingehenden Belege vorzunehmen und die notwendigen Personalressourcen zur Verarbeitung in der zentralen Buchungsstelle darauf auszurichten, erweisen sich als nutzbringende Leistungsmerkmale für die Landkreisverwaltung.

Dezentral anordnen, zentral buchen

Dennoch erforderte die Konstellation von dezentraler Anordnungsstruktur und zentraler Buchungsstelle in einem neuen Rechnungswesen erst einmal, den 160 Nutzern eine Lösung nahezubringen, mit der sie doppisch anordnen können, ohne aber über besondere doppische Buchhaltungskenntnisse verfügen zu müssen. „Wir haben daher für jeden Nutzer eine rund zweistündige Einführungsschulung durchgeführt“, berichtet Robert Algner. Zur Zufriedenheit trägt vor allem die Benutzerfreundlichkeit der Intranet-Lösung bei. Jeder Anwender wird in bestimmten Kategorien durch die Vorlagen geführt. So werden Stammdaten, beispielsweise für das Haushaltsjahr, bereits vorausgefüllt, rote Hinweise signalisieren auszufüllende Pflichtfelder. Vorschau- und Informationsfelder zeigen sich widersprechende, doppisch unkorrekte Buchungsvorgänge an.

Geringer Pflegeaufwand

Auch Pflege und Aufwand bei der Einrichtung und Berechtigung für weitere Nutzer gestalten sich wenig aufwendig und damit wirtschaftlich. Jeder der 24 Fachbereiche wird im Portal als Amtseinheit geführt. Alle User der selben Amtseinheit haben die gleichen Rechte im System. Fachbereichsunabhängig stehen allen die gleichen Vorlagen zur Verfügung, lediglich die inhaltlichen Berechtigungen je Vorlage sind unterschiedlich. „Damit sind eine schnelle Umsetzung und Verbreitung bei organisatorischen Änderungen, wie zum Beispiel bei der Anbindung weiterer Ämter, gewährleistet“, erklärt Robert Algner.
Sein Fazit nach einem Jahr Einsatz fällt positiv aus. Das System entspricht in vollem Umfang den Vorstellungen des Bodenseekreises. Nach der Realisierung des ersten Jahresabschlusses mit der eAnordnung sieht Robert Algner das nächste Ziel in der Vorbereitung zur Umsetzung der E-Rechnung. Hinsichtlich der Anforderungen, technischen Möglichkeiten und Voraussetzungen sind im Zeitraum 2017/2018 die ersten Gespräche geplant.