Business IntelligenceDaten effizient nutzen

Bei der Verwaltungsmodernisierung geht es nicht nur um E-Government-Angebote oder Smart-City-Überlegungen, sondern auch um die Gestaltung effizienter sowie einheitlicher elektronischer Kommunikations- und Fachverfahrensprozesse in der Verwaltung selbst und damit auch im Berichts- und Rechnungswesen. Damit wären wir bei sinnvollen Einsatzszenarien von Business Intelligence (BI). Denn überall dort, wo entlang der Prozesse Daten anfallen, besteht Bedarf nach Auswertung und Berichterstattung, die nutzbringend für Steuerungszwecke eingesetzt werden können. Mit der Digitalisierung der Prozesse und durch die Interaktion mit den Bürgern, der Wirtschaft oder verwaltungsintern kommen kontinuierlich wertvolle Daten hinzu, die es im Hinblick auf Nutzenrelevanz sowie einer BI-adäquaten Speicherung zu bewerten gilt.
Gleichzeitig bietet die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung die Chance, um – nicht zuletzt in Verbindung mit dem zielgerichteten Einsatz von Business Intelligence – Effizienzpotenziale zu realisieren und transparente Prozesse zu schaffen. In vielen öffentlichen Organisationen gibt es bereits Erfahrungen mit BI, häufig im Finanzwesen, wo beispielsweise finanzielle und nicht-finanzielle Steuerungskennzahlen über ein so genanntes Cockpit analysiert werden.
Ein weiteres Beispiel ist mit Einschränkungen der Kommunale Gesamtabschluss (KGA), der mit den Reformen im neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen verankert wurde. Da der KGA aktuell nur einmal je Kalenderjahr auf der Basis von Ist-Zahlen und mit zum Teil erheblichen zeitlichen Verzögerungen erstellt wird, ist dieses konsolidierte Rechenwerk für Steuerungszwecke nur bedingt geeignet. Trotzdem bietet das Aufsetzen des KGA-Projekts die Chance, viele Weichen zu stellen und so den Einstieg in die Steuerungsthematik zu schaffen. Der KGA kann so zum wesentlichen Impulsgeber auf dem Weg zur Gesamtsteuerung werden.

Entwicklung hin zu Selfservice-Szenarien

Je nach Reifegrad der eingesetzten Technologie könnte sich die Bereitstellung der Informationen auch in Richtung Selfservice-Szenarien oder der papierlosen kommunalen Finanzberichterstattung in den Ratssitzungen weiterentwickeln. Beim Selfservice-Ansatz wird den Fachanwendern über das reine Berichtsergebnis hinaus direkter Zugriff auf einen Datenraum ermöglicht, um anhand eigener Analysen schnell und unabhängig von der IT zur Entscheidungsfindung zu kommen. Hinter der Idee der digitalen Ratssitzung steht der Gedanke, nicht nur die Datensammlung, -aufbereitung und Berichtserstellung zu automatisieren, sondern den Prozess der Berichterstattung bis hin zum Berichtsempfänger in Gänze zu digitalisieren. Rückfragen in Sitzungen werden unmittelbar durch entsprechende Interaktionen in der Online-Berichtsumgebung auf Basis einer einheitlichen Datenquelle beantwortet.
Wichtig ist dabei, den gesamten Prozess und dort, wo es sinnvoll ist, auch den Kontext zu anderen Ressorts wie etwa Sozialwesen oder Bildung in die Betrachtung einzubeziehen. Insofern spielen generell Daten-Management, Aufbereitung und Konsolidierung der Daten bis hin zu einer aussagefähigen, transparenten und gut dokumentierten Berichterstattung eine Rolle – unabhängig davon, um welchen Berichtsanlass (rechtlich verpflichtende oder interne Berichterstattung, Ist- oder Planzahlen, Fachbereiche, einzelne Organisationseinheit oder konsolidiert) es sich handelt.

Big Data wird zum zentralen Thema

Die ohnehin schon vorhandene Datenfülle wird durch die Digitalisierung der Verwaltung noch weiter anwachsen, sodass immer mehr Datenquellen zur Verfügung stehen. Big Data, im Sinne von großen Datenmengen, die häufig un- oder nur semi-strukturiert vorliegen, wird somit zum zentralen Thema. BI-seitig kommen im Zusammenhang mit Big Data statistische Verfahren (Data Mining) infrage, die unter dem Trend Predictive Analytics zusammengefasst werden. Hier geht es um datengetriebene Vorhersagen bestimmter Trends und auch der wahrscheinlichen Zukunft, um beispielsweise aus Verkehrsdaten Erkenntnisse in Bezug auf Stauvermeidung oder Parkplatzangebot zu ziehen.
Für alle im Zusammenhang mit Business Intelligence angestellten Überlegungen und Szenarien ist eine verlässliche Datenbasis unabdingbar, um das Berichtswesen valide, belastbar und nachvollziehbar zu gestalten. Ein diesbezügliches Datenqualitätsmanagement muss das Qualitätsniveau für die benötigten Daten sicherstellen. Dabei handelt es sich nicht um eine initiale und einmalige Aktivität, sondern um einen kontinuierlichen Prozess. Insbesondere für Big-Data-Themen kommt im Kontext mit möglicherweise personenbezogenen Daten zusätzlich dem Aspekt Datenschutz eine wichtige Bedeutung zu. Hier gilt es, rechtzeitig die Datenbasis so vorzubereiten, dass das Konzept die strikte Anonymisierung der Daten – möglichst unter Einbeziehung eines Datenschutzbeauftragten – abdeckt. Idealerweise werden alle strategischen und operativen Aspekte des Daten-Managements in eine umfassende Datenstrategie eingebunden.

Nicht isoliert denken

In den nächsten Jahren wird eine Vielzahl von technischen Neuerungen und Serviceangeboten in der öffentlichen Verwaltung Einzug halten. Die konsequente Umsetzung einer BI-Strategie, eingebettet in eine Digitalisierungsstrategie, ermöglicht es, Prozesse zu vereinfachen, zu automatisieren und so Effizienzsteigerungen im Sinne von zeitlichen und kostenmäßigen Verbesserungen zu realisieren. Wichtig ist dabei für die Verantwortungsträger, Zusammenhänge zu erkennen und nicht isoliert zu denken oder zu handeln. Eine klare Agenda mit ganzheitlicher Betrachtung der Thematik stellt die Leitplanken und ermöglicht durchaus auch die schrittweise Fortentwicklung.