KaiserslauternDatengestützt handeln

Unser Lautern – herzlich digital! Unter diesem Motto geht die rheinland-pfälzische Stadt Kaiserslautern seit ihrer Top-5-Platzierung im Wettbewerb Digitale Stadt, den der Digitalverband Bitkom und der deutsche Städte- und Gemeindebund im Jahr 2017 durchgeführt haben, konsequent in Richtung digitale Modellstadt. Dabei ist es den Verantwortlichen wichtig, die Digitalisierung nicht als Selbstzweck zu forcieren, sondern vielmehr eine Steigerung der Lebensqualität ihrer Bürger zu bewirken. Die weitere Umsetzung vollständig digitaler Prozesse in der Verwaltung nimmt auf der Agenda einen wichtigen Platz ein – zum einen, um durch automatisierte Abläufe den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, zum anderen, um den Service für Bürger, Unternehmen und Politik zu optimieren. Dazu gehörte für die Kaiserslauterer im Zuge ihres datengestützten Verwaltungshandelns auch die Einführung einer Business-Intelligence-Lösung (BI-Lösung), die aus der Fülle der vorhandenen Daten Informationen für Verwaltung und Politik als Grundlage wichtiger Entscheidungen zur Verfügung stellt. „Und zwar auf Tastendruck“, wie Alexander Hahn aus dem Referat Finanzen betont. „Bis vor Kurzem existierte bei uns noch ein Berichtswesen, das sehr aufwendig manuell aufbereitet werden musste. Der Datentransfer aus dem Infoma newsystem Finanzwesen nach Excel hat viele personelle Ressourcen gebunden und war zudem fehlerbehaftet. Denn oft wurden Werte, Datengrundlagen und Auswertungen vermischt, sodass keine stichhaltige Begründung für Entwicklungen gefunden werden konnte.“

Einfach standardisierte Berichte generieren

Neben der Möglichkeit, einfach und komfortabel standardisierte Berichte zu generieren und dabei eine gewisse Kontinuität und Chronologie zu erzielen, beeinflussten mit der gesetzlichen Verpflichtung zum Berichtswesen nach § 21 Gemeindehaushaltsverordnung Rheinland-Pfalz (GemHVO RLP) sowie den Vorbereitungen auf die Haushaltsberatungen zwei weitere Faktoren die Anschaffung einer BI-Lösung. „Bei der Entscheidung für Axians Infoma war für uns ausschlaggebend, dass eine gemeinsame Datenbasis zwischen Buchhaltung und Berichtswesen besteht, sodass wir aus der Finanz-Software heraus die Berichte erstellen können“, erinnert sich Alexander Hahn. „Zudem waren die Nachvollziehbarkeit der Werte ebenso wie die Möglichkeit, eigene Berichte zu erstellen, für uns maßgebend. Gerade für die Genehmigung des Haushalts benötigen wir neben dem Haushaltsplan einige Berichte und Auswertungen, die wir der Aufsichtsbehörde vorlegen müssen. Nicht zuletzt war uns der Support durch den Anbieter mit den entsprechenden Schulungen sehr wichtig.“

Zeitersparnis als wesentlicher Mehrwert

Wie viele Kommunen kämpft auch die Verwaltung der Stadt Kaiserslautern mit fehlenden Personalressourcen. Das erschwert die Sicherstellung des Alltagsgeschäfts und führt zusammen mit immer wieder kurzfristig anfallenden Sonderaufgaben dazu, dass momentan nur eine punktuelle Nutzung der BI-Lösung für Haushaltsplanung, Haushaltsvollzug und Jahresabschluss möglich ist. Erstellt werden beispielsweise Berichte zu den freiwilligen Leistungen, wie Vergleiche Plan-Ist oder monatlicher Vollzug. Vor allem hier sieht Hahn mit den erzielten Zeitersparnissen durch das neue Verfahren einen wesentlichen Mehrwert. „Die freiwilligen Leistungen der Kommunen stehen seit einiger Zeit stark im Fokus der Aufsichtsbehörden mit strengen Deckelungen der Zuschussobergrenzen. Unser Bericht dazu ist sehr aufwendig, da in einigen Kostenträgern nur gewisse Sachkonten – und das teilweise nur prozentual – dem freiwilligen Leistungsbereich zugeordnet werden. Dies musste bis dato zeitintensiv aus dem Finanzwesen herausgezogen und in Excel weiterverarbeitet werden. Eine Abfrage über den genauen Ist-Stand nahm dann schon mal mehrere Stunden in Anspruch.“ Ein Aufwand, der nun nicht nur der Vergangenheit angehört, sondern mit seinem Endergebnis die an die Business-Intelligence-Lösung gestellten Anforderungen voll erfüllt.

Sehr gute Resonanz

Dazu zählt auch, dass die auf Tastendruck ausgewerteten Ist- und Planzahlen unter anderem in Texte zum Jahresabschluss oder in die Haushaltsreden des Oberbürgermeisters eingearbeitet werden. Darüber hinaus kann die Referatsleitung jederzeit Standardauswertungen aufrufen und die Entwicklungen beobachten sowie analysieren; der Stadtvorstand erhält monatlich automatisierte Berichte zu den freiwilligen Leistungen sowie zu den Entwicklungen der Steuererträge. „Die Resonanz hierzu ist sehr gut“, berichtet Alexander Hahn. „Auswertungserstellung und Informationsgehalt werden vonseiten der Nutzer ausdrücklich gelobt.“ Als nächste Schritte sehen die aktuellen Planungen den automatisierten Versand einer Budgetauskunft für die Schulsekretariate in Kaiserslautern vor. Auch für Stadtvorstand und -rat soll das Berichtswesen in absehbarer Zukunft gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufgebaut werden. Die monatlichen automatisierten Berichte sind nur der Anfang. Welche Informationen dann wie, wann und wem zur Verfügung gestellt werden sollen, bedarf noch der Abstimmung.

Dauerhaft größere Aussagekraft

Auch wenn die BI-Lösung in Kaiserslautern noch nicht vollumfänglich genutzt wird, stehen die Vorteile für Alexander Hahn bereits fest: „Die größten Pluspunkte sehen wir in der identischen Datengrundlage des Infoma newsystem Finanzwesens und der Business-Intelligence-Lösung. Dadurch können Berichte nachvollzogen werden und haben dann dauerhaft eine größere Aussagekraft.“ Auch in der Vielfalt der Berichte zeigt sich für ihn die Flexibilität der Lösung. Zwar decken die Standardberichte bereits einen Großteil des Informationsbedarfs der Kommune ab. Dennoch will Hahn künftig die Möglichkeit nutzen, eigene Berichte anlegen zu können und so speziell auf die örtlichen Gegebenheiten reagieren.Das Ende der Fahnenstange ist für ihn damit aber längst nicht erreicht. Hahn: „Wir haben mit dem jetzigen Haushaltsaufstellungsverfahren begonnen, den Fachbereichen Budgets aus den Ist-Werten der vergangenen Jahre plus eines Aufschlags zur Verfügung zu stellen. Ein weiterer Schritt in diese Richtung ist selbstverständlich die Einbindung der Business-Intelligence-Lösung.“ Hierzu gehört dann auch die unterjährige Überwachung der Budgets und gegebenenfalls das Informieren der einzelnen Referatsleitungen über den monatlichen Stand. In diesem Zusammenhang ist die Steuerung mithilfe von Kennzahlen für ihn ebenfalls ein Thema.

Auf weitere Projekte vorbereitet

Weitere Projekte, wie beispielsweise das Forderungsmanagement und die Umstellung der Liquiditätssteuerung auf Business Intelligence, sind im Moment zwar noch Zukunftsmusik. Die Grundlage für die Nutzung dieser Leistungsmerkmale ist aber vorhanden. So nahmen die verantwortlichen Bereiche bereits an einer Schulung durch Axians Infoma teil – und sind damit vorbereitet auf ein gewinnbringendes Forderungs- und Liquiditätsmanagement.