Mittwoch, 25. Dezember 2024

BremerhavenGanz oder gar nicht

[26.09.2024] Das Projekt zur Umsetzung einer vollständig medienbruchfreien elektronischen Rechnungsbearbeitung hat sich in Bremerhaven als Erfolgsgeschichte erwiesen. Mittlerweile wurden alle 87 Organisationseinheiten der Stadt an die E-Rechnung angeschlossen.

Die E-Rechnung hat sich in Bremerhaven etabliert.

(Bildquelle: Stadt Bremerhaven/Arnd Hartmann)

Die Stadt Bremerhaven hat ihre 87 Organisationseinheiten – inklusive Schulen, Mitbestimmungsgremien und der Ortspolizeibehörde – an die elektronische Rechnungsbearbeitung angeschlossen. Derzeit sind 520 der über 4.500 Mitarbeitenden mit der Bearbeitung von E-Rechnungen betraut. Anstoß zum Projekt war die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die öffentliche Auftraggeber dazu verpflichtet, seit November 2019 Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Bremerhaven, eine kreisfreie Stadt mit 115.468 Einwohnenden, richtete für die Umsetzung der Richtlinie eine organisationseinheitenübergreifende Projektgruppe ein. Dieser gehörten die Stadtkämmerei, die Magistratskanzlei sowie die Stadtkasse, das Rechnungsprüfungsamt, der Betrieb für Informationstechnologie und sechs weitere Ämter an. Zunächst wurden die damaligen Organisationsprozesse erfasst. Mittels Fragebogen erfolgte in den beteiligten Ämtern eine Ist-Aufnahme. Dabei zeigte sich, dass Rechnungen überwiegend in Papierform eingingen und manuell bearbeitet wurden. Einen standardisierten Ablauf dazu gab es nicht – die einzelnen Organisationseinheiten arbeiteten sehr unterschiedlich. Eine EDV-unterstützte Rechnungsbearbeitung erforderte zunächst die Standardisierung und Reduzierung der Prozessschritte. Auf Grundlage der Erstanalyse und weiterer Arbeitsergebnisse der Projektgruppe wurden Anforderungen für einen Workflow zur Bearbeitung von E-Rechnungen definiert und ein Ablaufschema erstellt.

Schnittstelle zwischen DMS und Finanzsoftware

Bereits seit Ende der 1990er-Jahre nutzt die Stadt Bremerhaven das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio der Firma Optimal Systems. Damit wurden bereits die Akten der Bußgeldstelle und des Sozialamts digitalisiert. Nach sorgfältiger Prüfung sollte das Produkt auch bei der Bearbeitung von ­E-Rechnungen zum Einsatz kommen. In enger Absprache mit der Firma konnte der zuvor definierte Workflow problemlos in die vorhandene Software integriert werden. So war bereits im November 2018 die Annahme von E-Rechnungen möglich. Mittels der eigens geschaffenen zentralen Rechnungseingangsplattform (zERIKA) können die Rechnungssteller über verschiedene Eingangskanäle Rechnungen im Format XRechnung übermitteln – und zwar passgenau an die richtige Stelle. Zum Einsatz kommt dabei die elektronische Adressierung Leitweg-ID. Nach einer Prüfung werden eingehende Rechnungen an die Rechnungsempfänger im Land Bremen weitergeleitet. Die Stadt Bremerhaven strebte immer eine medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung an, inklusive aller notwendigen Schritte – getreu der Redewendung: Ganz oder gar nicht. Ende 2018 erfolgte daher die Auftragserteilung zur Entwicklung eines umfassenden Workflow-Moduls zur Rechnungsbearbeitung an Optimal Systems. Da die bei der Stadt eingesetzte Finanzsoftware kein Modul zur Verarbeitung von E-Rechnungen besitzt, musste eine Schnittstelle zwischen dem DMS enaio und der Finanzsoftware erstellt werden.

Optimierter Informationsfluss in den Organisationseinheiten

Im zweiten Quartal 2020 begonnen erste Tests, im Oktober 2021 der Produktivbetrieb. So wurde zwischen Ende 2020 und Oktober 2021 eine vollständig elektronische Rechnungsbearbeitung implementiert. Nachdem die Rechnungen über zERIKA bei der Stadt Bremerhaven eingehen, gelangen sie in den Eingangskorb der zuständigen Mitarbeitenden und der Workflow kann beginnen. Von hier aus können die E-Rechnungen kontiert, geprüft und in den nächsten Bearbeitungsschritt der Anordnung weitergeleitet werden. Hier wird nach dem Vier-Augen-Prinzip durch eine weitere Person erneut geprüft und schließlich angeordnet. Die Prüfung erfolgt also vollständig digital. Die Rechnungen werden elektronisch abgelegt, archiviert und der Aussonderungsprozess nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zentral angestoßen. Über eine Schnittstelle werden die bearbeiteten Rechnungen an das HKR-Verfahren übergeben, über welches die Auszahlung erfolgt. Die vollständig elektronische Rechnungsbearbeitung bietet zahlreiche Vorteile. So haben nicht nur die unmittelbar mit der Rechnungsbearbeitung befassten Mitarbeitenden Zugriff auf Rechnungen, sondern auch andere Kolleginnen und Kollegen können Rechnungen einsehen und über Sachverhalte in Kenntnis gesetzt werden. Das verbessert den Informationsfluss in den einzelnen Organisationseinheiten. Jede eingehende Rechnung ist in einem eigenen Vorgang abgelegt, der auch die rechnungsbegründender Unterlagen enthält.

Papierrechnung als auslaufendes Modell

Die Stadt hat inzwischen alle 87 Organisationseinheiten an die elektronische Rechnungsbearbeitung angeschlossen. Insgesamt sind bisher rund 53.000 elektronische Rechnungen bei der Stadt eingegangen – Tendenz deutlich steigend. In einigen Bereichen der Stadtverwaltung gehen die Rechnungen schon heute zu 95 Prozent digital ein. Damit gehört die Papierrechnung in Bremerhaven wohl bald der Vergangenheit an.

Delya Besic ist in der Magistratskanzlei der Stadt Bremerhaven tätig.




Anzeige

Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich: Dokumenten-Management
Vektorgrafik eines digitalen Ordners, der aus einem Tablet herausragt, davor eine Lupe, hinter dem Tablet ein Dokument.
bericht

Amt Dänischenhagen: Gut beraten zur E-Akte

[19.12.2024] Bei der Einführung der E-Akte setzte das Amt Dänischenhagen auf externe Unterstützung. Die fachliche Expertise steuerte das Unternehmen Prosoz bei. mehr...

Mehrere Stapel Dokumente liegen in Reih und Glied auf einem festplattenartigen, großflächigen Untergrund.
bericht

E-Akte: Besser in der Cloud

[12.12.2024] Durch die Migration in die Cloud wird die Arbeit mit E-Akten flexibel, skalierbar und zukunftssicher. Komplettiert wird die Verwaltungsdigitalisierung, wenn das Dokumentenmanagementsystem auch behördenübergreifende Geschäftsgänge digital abbilden kann. mehr...

d.velop: Beteiligung an optiGov

[17.10.2024] Mit der Beteiligung an der Firma optiGov kann das Unternehmen d.velop künftig eine ganzheitliche Digitalisierungslösung anbieten – von der Authentifizierung über die interne Abwicklung in den Fachbereichen bis hin zur rechtlich konformen Zustellung von Dokumenten. mehr...

Leichlingen: Umstieg auf die E-Akte

[09.10.2024] Die Einführung der elektronischen Aktenführung sowie die fortschreitende Digitalisierung von Dienstleistungen im Bereich Bürgerservice stehen im Fokus der aktuellen E-Government-Strategie der Blütenstadt Leichlingen. mehr...

3D-Outlines eines Briefumschlages mit @-Zeichen, dargestellt vor einem blauen Hintergrund.

Lecos: E-Mail-Archiv für die Stadt Leipzig

[09.10.2024] Mit der Einführung eines zentralen E-Mail-Archivs unterstützt IT-Dienstleister Lecos die Mitarbeitenden der Stadt Leipzig dabei, ihre Postfächer effizient zu organisieren. E-Mails, die älter als ein Jahr sind, werden automatisch archiviert, um das System zu entlasten. Die Lösung verspricht mehr Sicherheit, und die Mitarbeitenden sparen Zeit. mehr...

Barsbüttel beschleunigt die digitale Transformation.
bericht

Barsbüttel: Mit System zur E-Akte

[25.09.2024] Wie auch kleine Gemeinden in Rekordzeit die E-Akte einführen können, macht Barsbüttel vor. Eine leistungsstarke, vielseitige Lösung, regelmäßige Schulungen und der Austausch mit anderen Anwendern gehören zum Erfolgsrezept. mehr...

Die E-Akte ist eine der drei strategischen Säulen der Verwaltungsdigitalisierung.
bericht

E-Akte: Mit Plattform vernetzt

[11.09.2024] Der IT-Dienstleister ekom21 hat die E-Akte und die Digitalisierungsplattform civento vernetzt. Ende 2023 wurden bei ersten Kunden civento-Prozesse über die komplette Antragsstrecke hinweg bis hin zur Ablage vollständig digitalisiert. mehr...

Die Langzeitaufbewahrungslösung proNEXT Archive Manager des Herstellers procilon wurde vom BSI nach TR-ESOR 1.3 zertifiziert.

procilon: BSI-Zertifikat für den Archiv-Manager

[09.09.2024] Bei der elektronischen Speicherung von Dokumenten sind Unternehmen und Institutionen an verschiedene gesetzliche Vorgaben gebunden. Die BSI-Richtlinie TR-ESOR will zur Beweiswerterhaltung solcher Dokumente beitragen. Die Lösung proNEXT Archive Manager des Herstellers procilon erhält nun als erste Lösung das BSI-Zertifikat in der aktuellen Version 3.1. mehr...

Bremen: Posteingang wird digital erfasst

[03.09.2024] Mit der Einführung einer Software für das Falleingangsmanagement will das Bremer Amt für Soziale Dienste sicherstellen, dass eingehende Anträge künftig zentral erfasst werden. Bei einer Überprüfung waren zuvor mehrere hundert Schriftstücke im Datenmüll gefunden worden, die noch nicht hätten entsorgt werden dürfen. mehr...

Bei der Hamburger Verwaltung eingehende Papierpost wird künftig digitalisiert.

Hamburg: Papierpost wird digital

[27.08.2024] Hamburg führt eine elektronische Posteingangsbearbeitung ein. Diese sorgt dafür, dass eingehende Papierpost vollständig digitalisiert und automatisch vorsortiert wird, rasch an die richtigen Stellen kommt und dort zügig bearbeitet werden kann. Das Verfahren ergänzt die bereits etablierte E-Akte. mehr...

Im Odenwald gehen vier Kommunen die Herausforderungen der Digitalisierung gemeinsam an.

Hessen: Interkommunale Zusammenarbeit im Odenwald

[25.07.2024] Die vier Kommunen Erbach, Michelstadt, Oberzent und Brombachtal gehen den Weg von einem papierbasierten Verwaltungsmodell hin zu einer digital agierenden Verwaltungsorganisation gemeinsam. Die Zusammenarbeit bewährt sich – und wird vom Land Hessen gefördert. mehr...

Akten der Stuttgarter Ausländerbehörde werden digitalisiert.

Stuttgart: Ausländerbehörde stellt auf E‐Akte um

[16.07.2024] Die Ausländerbehörde in Stuttgart will ihre Akten künftig elektronisch führen. Der Gemeinderat hat nun die Mittel zur Finanzierung des Projekts beschlossen. Rund 1,6 Millionen Euro werden für die Digitalisierung der Akten veranschlagt. mehr...

Lorenz Orga/ekom21: Wirksames Akten-Management

[20.06.2024] Die Unternehmen Lorenz Orga-Systeme und ekom21 haben ihr Produktportfolio vernetzt: Die elektronische Akte von Lorenz Orga-Systeme wurde Teil von civento, der Digitalisierungsplattform der hessischen Kommunen. Damit wird ein wirksames Akten-Management möglich. mehr...

regisafe: Umfassendes Update

[08.05.2024] Ein Update seiner Dokumenten-Management-Lösung hat der Software-Hersteller comundus regisafe herausgebracht. Wichtigste Neuerungen sind die Cloud-Lösung, die Möglichkeit zur steuerlichen Prüfung nach §2b UStG und erweiterte Funktionen für die digitale Signatur. mehr...