BarsinghausenDer erste Abschluss

Im März 2013 startete Barsinghausen die Einführung des konsolidierten Gesamtabschlusses (kGA). Heute liegt der Stadt der beschlossene und geprüfte Gesamtabschluss aus dem Jahr 2012 vor, der Gesamtabschluss für das Jahr 2013 ist bereits aufgestellt (wir berichteten). Auf dem Weg zum kGA setzten die Verantwortlichen auf eine zusätzliche Kontrollschleife durch den externen Projektpartner NSI Consult. Von Anfang an wurden mit der Beratungs- und Servicegesellschaft Zielvorgaben zur inhaltlichen und zeitlichen Erledigung einzelner Schritte festgehalten. Das Unternehmen brachte außerdem das Know-how zu den geforderten finanzwirtschaftlichen und rechtlichen Fragen in das Projekt ein.
Notwendige fachliche Grundlage des kGA ist die Aufstellung des einzubeziehenden Konsolidierungskreises. Für eine termingerechte und reibungslose Zusammenarbeit empfiehlt sich ein stringenter Projektplan. Einer der ersten Schritte in Barsinghausen war zudem der Austausch mit den zu konsolidierenden und insbesondere mit den verbundenen Unternehmen. Sehr wichtig war darüber hinaus die Schulung der Mitarbeiter. Um ihnen den rechtlichen und praktischen Kontext der anfallenden Aufgaben im kGA zu vermitteln, fand eine Schulung für das Team des Fachdienstes Finanzen und das buchende sowie mit der Zahlenlieferung betraute Personal statt.

Die geeignete Software

Eine weitere Grundlage für den kGA sind die Jahresabschlüsse. Barsinghausen ist hier auf dem Laufenden und es besteht eine gute Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsamt (RPA). Von Anfang an wurde das RPA eingebunden, um die spätere Prüfung für beide Seiten zu erleichtern. So wurden beispielsweise die ermittelten Schwellenwerte im Voraus an Echtzahlen für das Jahr 2012 zwischen dem RPA und dem Fachdienst Finanzen abgestimmt, bevor es zur buchmäßigen Erfassung kam.
Barsinghausen hat sich für den Einsatz einer professionellen Konsolidierungssoftware entschieden. Entscheidende Kriterien bei der Auswahl waren der Kostenfaktor, eine intuitive Anwendung, die Zukunftsfähigkeit, ein einfacher Datenimport aus der SAP-Datenbasis, gutes Know-how und ein adäquater Service seitens des Anbieters sowie die Begleitung bei der Systemeinrichtung. Zudem sollte die Applikation bei regionsangehörigen Kommunen bereits erfolgreich im Einsatz sein. Im Ranking überzeugte die Anwendung aus dem Hause IDL: Die IDW-PS-880-testierte Standard-Software IDL.KONSIS ist einfach zu bedienen und umfasst viele fokussierte und fachlich fundierte Funktionalitäten, unter anderem für den Zugriff auf SAP.
Zu Beginn verursachte die Überleitung der Jahresabschlüsse der Tochtergesellschaften in Barsinghausen einen größeren Aufwand als angenommen. Das betrifft vor allem die bilanzielle Überleitung sowie diejenige der Ergebnisrechnung, da die buchenden Personen in den Tochtergesellschaften mit Blick auf die Buchungen im späteren kGA darstellerisch umdenken mussten. Diese Hürde tauchte aber nur im Startjahr 2012 auf und konnte schnell beseitigt werden.

Gut betreut

Für viel Aufwand und Ressourcenbedarf sorgte die kGA-Aufstellung im Fachdienst Finanzen. Diesem konnte bedingt durch die verwaltungsweite Personalreduzierung aufgrund des so genannten Zukunftsvertrags, dem Entschuldungsprogramm des Landes Niedersachsen, nur schwer nachgekommen werden. Insgesamt war in Barsinghausen der Aufwand für die Software-Einrichtung aber überschaubar. Sowohl inhaltlich als auch zeitlich war die Betreuung durch IDL über das gesamte Projekt hinweg sehr gut, außerdem wurden alle ersten Buchungen des kGA mithilfe eines IDL-Beraters hervorragend durchgeführt. IDL.KONSIS stellt Funktionalitäten bereit, die den Arbeitsablauf für Aufstellung und Reporting vereinfachen. Dazu zählt die Übersichtlichkeit bei der Bearbeitung durch ein einfaches Kontrollsystem. Der so genannte Konzernmonitor informiert mit einem grünen Haken, wenn die Bearbeitung erledigt ist. Ein gelber Haken bedeutet, dass Hinweise vorliegen. Der rote Haken zeigt, dass ein Fehler vorliegt oder noch keine Bearbeitung stattfindet. Von Vorteil ist auch, dass Buchungen aus Vorjahren übertragen beziehungsweise übernommen werden, eine grundsätzliche Vorjahresübernahme stattfindet und ein Stammdatenvortrag hinsichtlich Beteiligungsquoten und dergleichen realisiert wird. Ein dritter wichtiger Vorzug ist, dass die Reports dank der Systemeinrichtung durch IDL automatisch den gesetzlichen Mustern entsprechen, es für Folgejahre also keinen Anpassungsbedarf mehr gibt.
Der konsolidierte Gesamtabschluss soll es ermöglichen, dass eine Kommune trotz zunehmender Dezentralisierung einen Gesamtüberblick über ihre Vermögens-, Finanz- und Ertragslage hat. Am Beispiel der Stadt Barsinghausen zeigt sich jedoch, dass sich Aufwand und Nutzen in mittelgroßen Kommunen noch nicht die Waage halten. Auch wenn der hohe Anfangsaufwand über die Laufzeit erodiert, lässt sich ein Steuerungsnutzen des kGA-Konstrukts in der Stadt bisher nicht feststellen. Der erhoffte Erkenntnisgewinn blieb aus, eine Amortisation ist nicht ersichtlich.

Nutzen generieren

Gerade in der Praxis kleiner und mittlerer Kommunen findet Management pragmatischer statt, als man sich dies in der Konzeptphase des kGA auf politisch übergeordneter Ebene vorgestellt hat oder vom Gesetzgeber wünschte. Zudem ändert die Aufstellungspflicht des kGA nicht zwingend dieses Steuerungs- und Entscheidungsverhalten des kommunalen Managements. Trotzdem sind kleine und mittlere Städte ebenso wie Großstädte oder Landkreise zur Aufstellung eines kGA verpflichtet. Indem sie die enthaltenen Daten und Indikatoren für sich nutzen oder verwerten, können Kommunen jeder Größenordnung daraus Vorteile ziehen. So könnten die Daten beispielsweise bestimmte bereits bestehende Berichte der Verwaltung an die Politik ergänzen oder in ein Verwaltungscontrolling eingebunden werden. Auch die Nutzung für ein komplettes Steuerungssystem wäre denkbar. In Barsinghausen denkt man außerdem darüber nach, die IDL-Software auch anderweitig zu nutzen. Derzeit wird sie nämlich nur für den kGA eingesetzt, weshalb jedes Jahr eine neue Einarbeitung erforderlich ist.