RatsinformationssystemeDer Kopierer hat Pause

Ein hoher Papierverbrauch belastet die Finanzen und die Umwelt. Mit der Umstellung auf ein digitales Sitzungsmanagement befreit sich deshalb das Amt Penzliner Land in Mecklenburg-Vorpommern vom Papier und spart dabei sogar Zeit. „Teilweise verbrachten die verantwortlichen Sachbearbeiterinnen mehrere Stunden vor dem Kopierer und mit dem Ordnen der Dokumente“, berichtet Sven Flechner, Bürgermeister der Stadt Penzlin. „Außerdem sind Vorlagen oft erst nach dem Versand der gesamten Unterlagen fertiggestellt worden, sodass diese als Tischvorlagen in die Sitzung eingebracht werden mussten.“
Die Entscheidung, ein digitales Sitzungsmanagement einzuführen, war schnell getroffen. Denn die Verwaltung stand vor weiteren Herausforderungen, für die das bisherige Sitzungsmanagement keine modernen Lösungen hatte. Neben der Stadt Penzlin gehören drei weitere Gemeinden zum Amt Penzliner Land. Jede Gemeinde hat eigene Ausschüsse und damit auch unterschiedliche Anforderungen an die Protokolle, Einladungen und Arbeitsabläufe. „Unser Ziel war es, all diese Abläufe zu vereinheitlichen. Dafür musste die neue Anwendung online und offline funktionieren. Ein intuitives Handling aller Prozesse war ebenfalls eine wichtige Voraussetzung“, sagt Flechner. Außerdem sollte der Sitzungsdienst über Endgeräte unterschiedlicher Hersteller laufen und auch mobil nutzbar sein.

Basis digitaler Gremienarbeit

Über Berichte in Fachmedien wurde die Stadt auf die Lösung SD.NET aus dem Hause Sternberg aufmerksam. Im Rahmen einer Präsentation zeigte sich schnell, dass diese die Erwartungen erfüllt. Nach erfolgter Zuschlagserteilung nach Ausschreibung fand ein Vor-Ort-Termin statt und es begann die Schulung der Anwender sowie der Aufbau einer Ratsinformationsseite, die seit April dieses Jahres auch für die Öffentlichkeit zugänglich ist. Innerhalb weniger Tage wurden die Stärken des Systems deutlich. Die Software ist modular aufgebaut und ermöglicht unter anderem die digitale Sitzungsvor- und -nachbereitung, die Abrechnung von Sitzungsgeldern und die Veröffentlichung von Beschlüssen. Als Basis digitaler Gremienarbeit, erlaubt sie außerdem die sichere und unkomplizierte Verteilung von Daten an die jeweiligen Empfänger sowie eine digitale Recherche, Bearbeitung und Veröffentlichung von Dokumenten. Während des Implementierungsprozesses entstanden neue Herausforderungen, die durch die Beratung gelöst werden konnten. Auch die Vereinheitlichung der Abläufe nahm viel Zeit in Anspruch. Viel aufwendiger war aber die Prüfung der einzelnen Anwender mit ihren individuellen Angaben in puncto Datenschutz.
Flechner: „Bereits kurz nach der Einführung des Systems können wir eine deutliche Zeitersparnis feststellen. Alle Datenpakete werden nun per Knopfdruck versandt und es ist deutlicher leichter nachzuvollziehen, an welcher Stelle der Vorlagendurchlauf hakt.“ Auch die Bürgermeister der Gemeinden im Amt Penzliner Land profitieren. „Sie können nun Freigaben ganz bequem von zu Hause aus tätigen oder diese während eines Außentermins erledigen – ohne dass Kollegen anwesend sein müssten. Das System hat uns damit auch eine Menge Flexibilität geschenkt.“