Staufen i. Br.Der Preis des Papiers

Vor fünf Jahren hatte die Verwaltung der baden-württembergischen Stadt Staufen im Breisgau endgültig genug von Papierbergen im Sitzungsdienst. Die gedruckten Dokumente nahmen nicht nur viel Platz in Anspruch, sondern banden auch andere Ressourcen. Ein Zustand, den die Kommune nicht länger akzeptieren wollte. Im Jahr 2014 entschied sich die Stadt daher für den digitalen Sitzungsdienst SD.NET aus dem Hause Sternberg. Ziel war es, die Transparenz für die Bürger zu erhöhen, Kosten einzusparen und weniger Papier zu verbrauchen.
Der Plan ging auf: Staufen spart seither nicht nur Zeit und Geld, sondern schont auch die Umwelt. Stefanie Ortlieb, IT-Verantwortliche der Stadt, nennt noch weitere Vorteile: „Nach der Schulung unserer Anwender können die Sitzungen erheblich einfacher und zeitsparender vor- und nachbereitet werden. Allein die Recherche oder das Bearbeiten der Dokumente gestaltet sich durch die digitale Lösung sehr intuitiv.“ Auch Unterlagen zu vergangenen Sitzungen können mit der Lösung bequem und schnell gefunden werden.

Benachbarte Kommunen gaben Empfehlungen

Auf das System aufmerksam wurde die Stadt durch Empfehlungen benachbarter Kommunen. Die Lösung war bereits im Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald erfolgreich im Einsatz. Zudem zeichnete sich SD.NET im direkten Vergleich mit anderen Systemen durch seine einfache Handhabung, eine hohe Datensicherheit und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Der Gemeinderat ließ sich von den Vorteilen überzeugen, und die Verwaltung begann zeitnah mit der Einführung des Sitzungsdienstes. Die Installation der Software erfolgte auf einem Server der Stadtverwaltung und verlief ohne Komplikationen. Auch die Schnittstelle zum vorhandenen Dokumenten-Management-System konnte zeitnah implementiert werden. „Die meisten Bürger informieren sich mittlerweile online über die Politik oder das gesellschaftliche Leben in Staufen. Die Umstellung war daher ein wichtiger Schritt, um für die nötige Transparenz in der Kommunikation zu sorgen“, berichtet Ortlieb.

Beschlüsse jederzeit einsehbar

Neben den Gremienmitgliedern können sich nun auch alle Interessierten die öffentlichen Sitzungsunterlagen über die Bürger­App auf ihr Tablet oder Smartphone herunterladen. „Dank der App hat der Anwender alle Dokumente, News und Informationen an jedem Ort und zu jeder Zeit übersichtlich verfügbar“, sagt Stefanie Ortlieb. Als Folge haben sich die Bürgeranfragen zu den Sitzungen erheblich reduziert. Schließlich können die Unterlagen oder Termine nun über die App oder die Website abgerufen werden. Die einzelnen Beschlüsse der Gremien sind so jederzeit leicht einzusehen.
Fünf Jahre nach der Umstellung zieht die Stadt ein positives Resümee: „Wir haben in der ganzen Zeit nur gute Erfahrungen gemacht und profitieren noch immer von den gesunkenen Kosten und der gewonnenen Zeit“, betont die IT-Verantwortliche. „Ein Papierversand der Unterlagen ist für uns heute nicht mehr vorstellbar.“