Dokumenten-ManagementDeutliche Erleichterung

Die 320 Beschäftigten im nordrhein-westfälischen Greven im Kreis Steinfurt profitieren seit einigen Jahren von den Vorteilen eines modernen Enterprise-Content-Management-Systems (ECM). Im Jahr 2012 hat die 38.000-Einwohner-Stadt an der Ems das zentrale Dokumenten-Management-System d.3ecm der Firma codia mit den Themenschwerpunkten Belegarchivierung und Rechnungseingangsbearbeitung eingeführt, eingebunden in eine Finanz-Software. Diese wurde später abgelöst und im Zuge der Doppik-Umstellung durch die integrierte Gesamtlösung Infoma newsystem vom Unternehmen Axians Infoma ersetzt. Im weiteren Verlauf der ECM-Historie installierte die IT-Abteilung in Greven mit Unterstützung von codia diverse Aktenlösungen: eine digitale Steuer- und Vollstreckungsakte, die ebenfalls in Infoma newsystem eingebunden wurden, sowie E-Akten in den Bereichen Einwohnermeldewesen, Wohngeldakte, Personal und dem Fachdienst Bildung, Jugend, Kultur und Sport. Auch diese waren an die dortigen Fachverfahren angebunden. Inzwischen sind viele Kernbereiche angeschlossen.

Zentrale E-Mail-Adresse für E-Rechnungen

Ende 2019 hat die Stadt zudem ein digitales Vertragsmanagement mit der Prüfung nach §2b UStG eingeführt. Bei der ECM-Einführung ist die Kommune Schritt für Schritt vorgegangen. Anfangs arbeitete sie ausschließlich mit später Rechnungserfassung, seit 2019 dann mit dem frühen Erfassen und der Rechnungseingangsbearbeitung. Darauf wollen die Mitarbeiter inzwischen nicht mehr verzichten. Denn die automatisierte Weiterleitung digitalisierter Rechnungen an die jeweils Zuständigen ist im Vergleich zum bisherigen Vorgehen um einiges effizienter.
Früher trafen Rechnungen ein, eine Anordnung wurde erstellt, ausgefüllt, ausgedruckt und nach dem Vieraugenprinzip bearbeitet. Anschließend gelangte die Rechnung mit beigehefteter Anordnung an die Finanzbuchhaltung zum Verbuchen und Bezahlen. Diese scannte das Dokument wiederum ein und legte es im Rechnungsarchiv ab. Nun treffen Rechnungen in Greven als Papierdokument oder per E-Mail an eine zentrale E-Mail-Adresse im PDF-Format ein. Die neuen Formate ZUGFeRD und XRechnungen spielen noch keine Rolle. Stattdessen sammelt die Finanzbuchhaltung die Rechnungsdokumente ein, versieht sie mit einem Barcode, scannt Papierbelege und gibt sie zusammen mit den PDF-Rechnungen an die Erfassungssoftware d.capture batch. Dort wird festgelegt, an welchen Fachdienst sie verschickt werden soll.

Mitarbeiter für die digitale Steuerakte motivieren

Für Steuerämter und die Finanzbuchhaltung bietet codia eine fertige E-Akte-Lösung auf Basis von d.3ecm mit Anbindung an Infoma newsystem. In Greven sind beide Fachgebiete in einem gemeinsamen Fachdienst zusammengefasst. „Man muss die Beschäftigten für die digitale Steuerakte und den Rechnungsworkflow motivieren, um schnelle Erfolge zu erzielen“, berichtet Thomas Kloster, seit 2016 IT-Leiter der Stadt Greven. Für die Beschäftigten der Abteilung war die Einführung des elektronischen Workflows eine deutliche Erleichterung in der täglichen Arbeit. Mit ihm entfällt die Vorkontierung. Sie wird nun von den zuständigen Mitarbeitern in d.3ecm selbst vorgenommen. Die Rechnung wird per XML-Datei an Infoma newsystem übergeben und automatisch weiterverarbeitet. So hat die Finanzbuchhaltung wesentlich weniger Arbeit. Auch wird nichts vergessen, denn in Gruppenkörben bleibt kein Dokument wegen Krankheit oder Arbeitsüberlastung länger liegen, da in diesem Falle ein Kollege übernehmen kann.

Greven ist für Neuerungen gerüstet

In der Kernverwaltung Greven nutzen alle fünf Fachbereiche mit rund 220 Beschäftigten den neuen Workflow und bearbeiten darüber rund 500 monatlich eintreffende Rechnungen. Pünktlich zum 1. April 2020 hat dann auch der d.velop document reader invoice seinen Betrieb aufgenommen. Das Tool unterstützt das XRechnung-Format und kann neben elektronischen Rechnungen unter anderem auch Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Bestellungen annehmen und digital verarbeiten. Die Stadt ist damit für die Neuerungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerüstet, nach der öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab dem Jahr 2020 elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format verarbeiten müssen.
Nach der Steuerakte folgte 2017 das Einwohnermeldewesen inklusive Bürgermonitor mit Anbindung an das Fachverfahren Meso von HSH. Mitgebrachte Dokumente werden vor Ort gescannt und sofort der persönlichen Akte zugeordnet. Diese läuft im Hintergrund des Meso-Verfahrens, welches damit weiterhin führende Anwendung ist. Sind Formulare zu unterschreiben, geschieht dies per Monitor direkt am Schreibtisch des Sachbearbeiters.

Vertragsmanagement soll digital werden

2018 führte die IT-Abteilung die E-Akte für Elternbeiträge im Fachdienst Bildung, Jugend, Kultur und Sport ein. codia entwickelte dafür gemeinsam mit dem Computerzentrum Strausberg, Hersteller von CZ-Kita, eine Schnittstelle zwischen dessen Fachverfahren und dem d.3ecm. Für die Angestellten im Fachdienst endete damit eine umständliche Papierwirtschaft. Auch eine Wohngeldakte hat Greven Ende 2018 eingeführt, gefolgt von der Personalakte für alle Beschäftigten der Stadtverwaltung.
Das nächste Projekt auf Thomas Klosters Agenda ist das Vertragsmanagement. Bisher liegen alle Verträge dezentral und in Papierform in Aktenschränken der einzelnen Fachdienste. Mit Neueinführung des §2b UStG gilt künftig eine Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielen. „Wir müssen daher eine Steuer-Compliance aufsetzen zu deren Bestandteil das Vertragsmanagement gehört“, erklärt der IT-Leiter. Das Vertragsmanagementsystem auf Basis der ECM-Software erleichtert die Prüfung, ob Verträge §2b-relevant sind. In d.3ecm wird dazu ein eigener zusätzlicher Reiter für die Prüfung zur Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen angelegt.