Kreis BautzenDie Datenflut bewältigen

Täglich verarbeiten Kommunen große Datenmengen. Werden diese Daten möglichst effektiv genutzt, kann das die Arbeit und Prozesse in den Verwaltungen nachhaltig optimieren. Notwendige Voraussetzung ist ein modernes Controllingtool, um wesentliche Informationen filtern und bereitstellen zu können. Das Controlling-Werkzeug ORACLE Discoverer gehörte deshalb jahrelang zum Standardlieferumfang des ab-data Web Finanzwesens und richtete sich primär an Power User, die die Finanzdaten zentral steuern.
„Die Nutzung des ORACLE Discoverers und der dafür von ab-data entwickelten Auswertungen sowie die Erstellung eigener Analysen ist in den vergangenen Jahren für die Belegschaft der Kreisfinanzverwaltung unverzichtbar geworden“, berichtet Jörg Szewczyk, Amtsleiter der Kreisfinanzverwaltung sowie Kreiskämmerer des Landratsamts in Bautzen. Dennoch gelang es nicht, das umfassende Werkzeug mit all seinen Möglichkeiten auch in den dezentral bewirtschaftenden Ämtern zu etablieren, da es sich für Casual User als zu komplex und anspruchsvoll herausstellte. Hier sah der Finanzchef das größte Problem der bisherigen Lösung: Bestehende Effizienz- und Qualitätspotenziale konnten in der Aufbereitung der verschiedenen Haushaltsdaten nicht gehoben werden.

Kreis steht Modell

Um eine neue, auch für den Casual User optimierte BI-Lösung zu entwickeln, hat das Unternehmen ab-data Anfang 2014 einen Arbeitskreis mit ausgewählten Kunden eingerichtet. In enger Zusammenarbeit von Kunden des Kompetenz-Teams, darunter Bautzen, und ab-data ist daraufhin die BI-Lösung ab-data Web KomPASS entstanden. Sie ging 2016 in Originalbetrieb und beinhaltet neben einer professionellen und papierlosen Planung, Analyse und Steuerung kommunaler Finanzdaten viele Aspekte des digitalen Workflows. Features wie Taschenhaushalt, Jahresabschlussmonitor oder automatisierte Agent-Funktionen ermöglichen seitdem eine digitale Verarbeitung aller Finanzdaten. Als Modellkommune hat der Kreis Bautzen den ab-data Web KomPASS zielorientiert eingeführt.
Die Implementierung verlief komplikationslos. „Die gut durchdachten vor­gefertigten Auswertungen, deren übersichtliche Darstellung in themenbasierten Dashboards und vor allem die intuitive Bedienung führten sehr schnell zu einer hohen Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern“, sagt Jörg Szewczyk. Ohne großen Schulungsaufwand können mit der neuen Lösung nun auch die Casual User mithilfe vorgefertigter, interaktiver Dashboards komplexe Finanzdaten sekundenschnell per Knopfdruck auswerten. Ein durchdachtes und in verschiedene Themenbereiche unterteiltes Datenmodell ermöglicht es zudem, eigene Analysen, Grafiken, Berichte und Dashboards zu erstellen.

Vielfältiges Tool

Aufgrund seiner einfachen und intuitiven Bedienbarkeit konnten die Finanzverantwortlichen des Landkreises Bautzen das Tool wie erhofft in den mittelbewirtschaftenden Ämtern etablieren. Um deren spezielle Anforderungen zu erfüllen, wurden neben den umfangreichen mitgelieferten Auswertungen zielgerichtete Analysen und Dashboards in der Lösung angelegt. Gerade die Überwachung großer produktübergreifender Budgets, wie Personalkosten oder die Kosten der Liegenschaftsverwaltung, wird dadurch spürbar erleichtert. Auch der Aufwand für die Datenaufbereitung ist deutlich gesunken, die weit verbreitete Nebenbuchhaltung in Excel konnte ebenfalls zurückgedrängt werden. „Die Zeit, die bisher für die Zusammenstellung der Daten benötigt wurde, kann nun in die Auswertung der Ergebnisse investiert werden. Dadurch gewinnt die Haushaltssteuerung entscheidend an Qualität“, ist sich Amtsleiter Szewczyk sicher.
Das nutzer- und hardwareunabhängige Lizenzmodell und das skalierbare Berechtigungskonzept des Web KomPASS ermöglichen der gesamten Belegschaft einen gezielt gesteuerten Zugriff auf die aufbereiteten Daten. Dank der web- und app­basierten Technologieplattform ist die BI-Lösung dabei über jeden gängigen Browser nutzbar. Dadurch kann ohne großen zeitlichen und finanziellen Aufwand auch eine E-Partizipation umgesetzt werden. Die Bürger können sich dabei bequem von zu Hause aus, per Terminal-Zugang direkt in der Verwaltung oder von unterwegs via Smartphone und Tablet informieren.

Ausweitung geplant

Dass die Führungskräfte – insbesondere die Amtsleiter – über die von ihnen verantworteten Haushaltspositionen stets möglichst aktuell informiert werden, ist Kreiskämmerer Szewczyk besonders wichtig, denn: „Nur wer die aktuelle Lage kennt, kann auch zur richtigen Zeit die notwendigen Entscheidungen herbeiführen.“ Mit dem Web KomPASS ist das sehr einfach geworden. Individuell zugeschnittene und überwiegend grafisch aufbereitete Berichte informieren die Führungskräfte in stark komprimierter Form über ihre Haushaltsdaten. Mithilfe von Agents werden einzelne Auswertungen oder Auswertemappen nach jedem Monatsabschluss automatisch an einen vordefinierten Adressatenkreis versandt. Probleme im Haushaltsvollzug werden so schneller als bisher sichtbar – und das fast ohne manuellen Aufwand.
Aufgrund des großen Erfolgs häufen sich im Kreis Bautzen die Anfragen von Fachbereichen, weitere Informationsketten einzurichten. Demnächst wird für die 30 in Trägerschaft des Landkreises befindlichen Schulen ein solches automatisiertes Berichtswesen implementiert. „Die bisher notwendige manuelle Zusammenstellung von Übersichten zur Haushaltsüberwachung gehört dann endlich der Vergangenheit an“, freut sich Jörg Szewczyk und betont: „Wir stehen erst am Anfang. Durch die mit dem Web KomPASS verbundenen vielfältigen Möglichkeiten sind wir für die Herausforderungen der Zukunft gut gerüstet.“