RatsinformationssystemeDie KI schreibt mit

Herr Koch, CC e-gov arbeitet bei der Weiterentwicklung der Software ALLRIS mit einem KI-Start-up aus Berlin zusammen. Wie kam es dazu?

Unser Ziel ist es, innovative und praxisnahe Lösungen zu entwickeln, die Arbeitsprozesse in der Verwaltung effizienter gestalten. Nach intensiven Recherchen und vielen Analysen haben wir uns für eine strategische Partnerschaft mit einem jungen Unternehmen aus Berlin entschieden, das eine Lösung für die Protokollierung von Sitzungen anbietet. Die Firma hat sich mittlerweile von einem Start-up zu einem etablierten KI-Unternehmen entwickelt und arbeitet heute mit Großkunden der öffentlichen Hand sowie der Industrie zusammen. 

Wie kann Künstliche Intelligenz die Gremienarbeit und den Sitzungsdienst verbessern?

Vor zwei Jahren haben wir das Online-Abstimmungsmodul eingeführt. Dabei haben wir gemerkt, wie sehr die Anforderungen in den Sitzungen gestiegen sind: Anwesenheitskontrolle, Protokollierung, Notizen – und jetzt auch die Moderation von Abstimmungen. Die Verwaltung kann aber nicht unbegrenzt Ressourcen zur Verfügung stellen. In solchen Situationen kommt es oft zu einer Überforderung, gleichzeitig leidet die Qualität der Protokolle. Die KI übernimmt die Transkription und Zusammenfassung der Sitzung. Besonders begeistert haben mich die einfache Handhabung und der kontrollierbare Einstieg in die KI-Technologien. Es ist eine Lösung, die den Menschen nicht ersetzt, sondern gezielt unterstützt.

Welche Vorteile bietet das Online-Abstimmungstool?

Ursprünglich entstand die Idee während der Coronapandemie, als physische Abstimmungen schwierig wurden. Heute kann im Ratsinformationssystem direkt über die Tagesordnungspunkte abgestimmt werden, sei es im Sitzungssaal oder von zu Hause aus. Dies ermöglicht ein flexibles und transparentes Abstimmungsverfahren. Konkret funktioniert das so: Die Stadtratsmitglieder nutzen entweder Laptops, Tablets oder andere Geräte, um ihre Stimme abzugeben. 

Welche technischen Herausforderungen stellen sich bei der Integration von KI in das Ratsinformationssystem?

Technisch ist die Integration einfach. Wir konfigurieren das System so, dass es mit der KI-Lösung kommuniziert. Die Nutzer müssen lediglich die Aufzeichnungen der Sitzungen zur Verfügung stellen, idealerweise getrennt nach Tagesordnungspunkten. Diese Aufzeichnungen werden transkribiert und zusammengefasst. Die He­rausforderung liegt weniger in der Technik als in der Organisation. Die Aufzeichnung einer vierstündigen Sitzung kann nicht so gut zusammengefasst werden wie einzelne Tagesordnungspunkte. Lange, unstrukturierte Aufnahmen sind derzeit noch schwer effizient zu verarbeiten.

Werden die Niederschriften vollständig von der KI erstellt?

Nein, die KI liefert einen Vorschlag, der von den Mitarbeitenden überprüft, ergänzt oder gekürzt wird. Das Ziel ist eine effiziente Unterstützung, keine vollständige Automatisierung. Die Niederschrift enthält eine Zusammenfassung der Diskussion, während das Transkript für die weitere Bearbeitung zur Verfügung steht. Ein Beispiel: Die KI erstellt aus dem Transkript eine Zusammenfassung des Diskussionsverlaufs und eine Liste der wichtigsten Punkte. Auf dieser Basis kann die verantwortliche Person das endgültige Protokoll erstellen. Diese Vorgehensweise spart Zeit und erhöht die Genauigkeit.

„Begeistert haben mich die einfache Handhabung und der ­kontrollierbare Einstieg in die KI-Technologien.“

Welche Sicherheitsvorkehrungen werden bei der Datenverarbeitung getroffen?

Sicherheit wird groß geschrieben. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren und der Anbieter hat keinen Zugriff auf die Daten. Gerade bei sensiblen Informationen aus der öffentlichen Verwaltung ist das entscheidend. Außerdem werden keine Daten an Dritte weitergegeben. Alle Verarbeitungsschritte sind so gestaltet, dass die Datenhoheit bei der Kommune verbleibt. Gerade in sensiblen Bereichen oder sicherheitsrelevanten Einrichtungen ist dies absolut unabdingbar.

Wie reagieren die Stadt- und Gemeinderäte auf diese Technologie?

Die Zustimmung ist groß, da viele Kommunen mit begrenzten Ressourcen arbeiten. KI wird als nützlicher Einstieg gesehen, der den Arbeitsaufwand reduziert, ohne die Kontrolle abzugeben. Es ist jedoch wichtig, im Vorfeld die Zustimmung zur Aufzeichnung der Sitzungen einzuholen. Bisher haben wir durchweg positive Rückmeldungen erhalten. Die meisten sehen die Technologie als Chance, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren. 

Gibt es Pilotkommunen, die diese Lösung bereits anwenden?

Ja, eine Kommune aus Schleswig-Holstein ist auf uns zugekommen, weil ihre bisherigen Ergebnisprotokolle den Diskussionsverlauf nicht mehr ausreichend abbilden. Wir arbeiten daran, die Qualität der Protokolle zu verbessern, ohne den Aufwand zu erhöhen. Darüber hinaus gibt es weitere Kommunen, die sich derzeit in der Pilotphase befinden. Wir beobachten genau, wie die Lösung dort angenommen wird, um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Wie sehen Sie die Zukunft des Ratsinformationssystems, werden KI-Systeme eines Tages menschliche Eingriffe nahezu überflüssig machen?

Menschliches Eingreifen wird weiterhin notwendig sein. Aber Künstliche Intelligenz wird als Werkzeug vieles vereinfachen. Beispielsweise könnte KI in Zukunft Suchen und Zusammenfassungen effizienter gestalten, sodass die Verwaltungsarbeit schneller und genauer wird. Ein weiterer Bereich ist die Analyse historischer Daten. Eine KI könnte zum Beispiel aus den Protokollen der vergangenen Jahre Trends erkennen oder Entscheidungen in einem bestimmten Bereich zusammenfassen. Das würde Verwaltung und Politik enorm entlasten.