Formular-ManagementDigitale Anträge in Berlin

Vom aufgestellten Bauschuttcontainer über die Verlegung von Versorgungsleitungen bis hin zum Aufstellen von Werbeträgern oder Stühlen auf dem Gehweg – sobald der öffentliche Verkehrsraum durch ein Vorhaben eingeschränkt wird, muss eine Genehmigung zur Straßensondernutzung beantragt und von der Verwaltung einer Kommune erteilt werden. In einer Stadt wie Berlin nimmt das rasch größere Dimensionen an. Jährlich gehen in der Hauptstadt rund 40.000 Anträge ein, die sich auf die Inanspruchnahme öffentlichen Straßenraums nach dem Berliner Straßengesetz (BerlStrG) beziehen. Allein wegen der im vergangenen Jahr neu vergebenen Konzessionen für Werbeträger mussten knapp 9.000 Anträge gestellt und genehmigt werden.
Neben dem Landesgesetz kommt bei der Straßensondernutzung, etwa bei der Verlegung von Telefonleitungen, auch das bundesweit geltende Telekommunikationsgesetz (TKG) zum Tragen. Zuständig sind die Straßenbau- und Straßenverkehrsbehörden in allen zwölf Berliner Bezirken, die das Verfahren bisher teilweise sehr unterschiedlich handhabten.
Bislang gab es für die Straßensondernutzung in Berlin kein elektronisches Antrags- und Genehmigungsverfahren. Jeder einzelne Antrag ging auf Papier ein und wurde per Papierbescheid genehmigt oder abgelehnt. Dabei ist der Antragsprozess durch routinierte Arbeitsabläufe gekennzeichnet – häufig handelt es sich um wiederkehrende Arten der Straßennutzung an unterschiedlichen Standorten. Die Antragsbearbeitung selbst ist durch die Beteiligung diverser Behörden und die verschiedenen Gesetze sehr komplex und zeitintensiv. Erschwerend kam in Berlin hinzu, dass die geringe Qualität der Antragsunterlagen oft zu telefonischen oder E-Mail-Nachfragen geführt hat.

Optimierte Planung über Bezirksgrenzen hinweg

Um diesen Schwierigkeiten entgegenzutreten, hat die Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz Berlin im Rahmen des Verkehrsinformationssystems Straße (VISS) ein E-Government-Projekt ins Leben gerufen. Das Vorhaben verbessert und vereinheitlicht nicht nur die Planung über Bezirksgrenzen hinweg. Es werden auch Arbeitsprozesse durch kürzere Antrags- und Bearbeitungszeiten und die da­raus resultierenden Kostensenkungen optimiert. Ziel war es zudem, den Antragsprozess deutlich zu erleichtern. Im Fokus standen hier vor allem die Power-User, die sehr oft Anträge zur Straßensondernutzung stellen müssen. Sie sollten dies künftig über eine standardisierte Schnittstelle direkt aus ihren internen Systemen heraus tun können. Um diese Vorhaben zu realisieren, setzt die Stadt Berlin auf die Lösung cit intelliForm von Anbieter cit, Spezialist für E-Government und formularbasierte Prozesse.
Sowohl gelegentliche als auch häufigere Nutzer können ihre Anträge zur Straßensondernutzung in Berlin nun elektronisch per Online-Formular erfassen. Um die Komplexität zu verringern, werden nur diejenigen Formularfelder angezeigt, die aufgrund der bereits eingegebenen Informationen relevant sind. Der Nutzer kann den Ausfüllprozess jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Alle eingegebenen Daten werden zudem auf Plausibilität geprüft. Die erfassten Daten lassen sich anschließend zur weiteren Bearbeitung elektronisch in das Fachverfahren übernehmen. Die zeitaufwendige und fehleranfällige manuelle Übertragung durch die Verwaltungsmitarbeiter entfällt. Der vorgeschaltete Formular-Server sorgt zudem für mehr Sicherheit, weil das interne Fachverfahren nicht nach außen kommunizieren muss.
Mit dem Service-Proxy für Power-User sind Berlin und cit Vorreiter für einen besonders komfortablen Zugang. Versorgungsunternehmen, beispielsweise im Bereich Telekommunikation, Gas, Strom, Wasser oder Fernwärme, haben die Möglichkeit, die notwendigen Anträge über eine Web-Service-Schnittstelle mit fachlichem Regelwerk zu stellen. Das mühsame Eintippen der Daten entfällt, die benötigten Informationen werden aus ihrem internen System heraus über einen Web-Service übertragen. Auch hier werden die Daten auf ihre Plausibilität geprüft.

Antragsteller und Verwaltung sparen

Das neue Antrags- und Bearbeitungsverfahren nützt allen Seiten. Die Antragsteller profitieren von berlinweit einheitlichen Formularen, einem schnellen Finden des richtigen Adressaten in der Verwaltung sowie einer einfachen Eingabe und maschinellen Übertragung der geforderten Daten. Die Verwaltungsmitarbeiter können an der Weiterentwicklung des Systems mitwirken und beispielsweise Änderungen am Regelwerk selbstständig vornehmen. Die Plausibilitätsprüfungen bei der Eingabe führen zu qualitativ hochwertigen Datensätzen, was den Nachfragebedarf und Verzögerungen bei Anträgen aufgrund falscher oder unvollständiger Angaben verringert. Die mühsame und arbeitsintensive manuelle Erfassung der Antragsdaten in den Fachverfahren entfällt. Letztendlich spart die Digitalisierung sowohl den Antragstellern als auch der Verwaltung Zeit und Geld. Die Verwaltung gibt diese Ersparnis in Form eines Gebührenrabatts in Höhe von mindestens 30 Euro pro Online-Antrag an die Kunden weiter. Die inzwischen wöchentlich berlinweit eingehenden mehr als 500 Online-Anträge zeigen, dass das Angebot gut angenommen wird.
Für die Zukunft plant die Stadt die weitergehende Digitalisierung des gesamten Prozesses – von der Antragstellung über das Nachforderungsmanagement bis hin zur Bescheiderstellung soll eine komplett medienbruchfreie Abwicklung möglich sein. Mit der standardisierten elektronischen Antragstellung ist ein erster wichtiger Schritt in diese Richtung getan.