MindenDigitale Ausländerakte

Die Stadt Minden in Nordrhein-Westfalen hat in ihrer Ausländerbehörde nun die digitale Ausländerakte eingeführt. Die IT-Lösung erübrigt das Führen von Papierakten bei der Behörde. Seit April 2021 arbeiten die rund 20 Sachbearbeiter mit den digitalen Akten und legen Dokumente und E-Mails im Dokumenten-Management-System (DMS) nscale ab. Dieses wird vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) betrieben. Wie der IT-Dienstleister in einer Case Study berichtet, wurde die E-Akte mit Unterstützung des ECM-Herstellers Ceyoniq Technology realisiert. Sie warte mit einer Schnittstelle zum Ausländer-Daten-Verwaltungs- und Informations-System ADVIS von Kommunix auf und soll den manuellen Ablageaufwand reduzieren. Auch ermögliche sie es, direkt aus einem Fall auf die E-Akte zuzugreifen.
Die Fallakten und Vorgänge würden dabei mittels der DMS-Schnittstelle automatisiert angelegt. Auch bereits digital empfangene Dokumente, wie etwa vom Ausländerzentralregister (AZR) oder vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) werden automatisch über die DMS-Schnittstelle im entsprechenden Vorgang der Ausländerakte abgelegt. Zudem wurden bereits mehr als 100.000 Dokumente, die bereits digital vorlagen, über die DMS-Schnittstelle in das nscale-DMS übernommen.
Als weitere Digitalisierungsschritte plane die Ausländerbehörde der Stadt Minden den Einsatz der nscale Mobile App, um auch im Außendienst den aktuellen Stand zu einer Person per Tablet einsehen zu können. Darüber hinaus sei der Einsatz von Signaturpads geplant, um Antragsunterlagen mit digitaler Unterschrift versehen zu können. Außerdem sollen die derzeit noch in Papierform vorliegenden Ausländerakten durch einen Scan-Dienstleister digitalisiert und vom krz in die bereits vorhandenen Aktenstrukturen im Dokumenten-Management-System nscale übernommen werden.