OlpeDigitale Bewerberakte

Im öffentlichen Sektor hat die Personalfluktuation stark zugenommen. Das ist nicht nur der demografischen Entwicklung geschuldet. Kommunale Mitarbeiter sind heutzutage auch viel flexibler aufgestellt. Oft fehlen den Verwaltungen außerdem eigene Nachwuchskräfte, um ihren Stellenbedarf zu decken. Das wiederum treibt die Zahl der Ausschreibungen nach oben und es finden mehr Mitarbeiter ohne Verwaltungsausbildung Eingang in den Public Sector. Mitarbeiter zu gewinnen, bleibt ohnehin eine zentrale Herausforderung für alle kommunalen Arbeitgeber. Städte und Gemeinden müssen sich deshalb verstärkt über attraktive Angebote Gedanken machen. Die Attraktivität eines Arbeitgebers wird zunehmend danach beurteilt, ob und in welchem Umfang eine moderne, digitale Arbeitsumgebung angeboten wird. Das fängt bereits bei der Platzierung einer Ausschreibung in Stellenportalen an, da hier der Erstkontakt mit dem Bewerber stattfindet. Systemimmanent sollte diesem bei Durchsicht der Stellenausschreibung angeboten werden, seine Bewerbung samt der benötigten Unterlagen online abzugeben. Die im Zuge der Digitalisierung steigende Intensität von Ausschreibungen hat aber auch einen größeren zeitlichen Bearbeitungsaufwand in den Personalabteilungen zur Folge: Mehr Bewerberübersichten müssen gepflegt und mehr Vorstellungsgespräche vorbereitet und durchgeführt werden. Vielerorts hat dieses größere Pensum bereits zu Problemen geführt.

Neue Dimension der Verwaltungsarbeit

Die nordrhein-westfälische Stadt Olpe hat deshalb mit dem Unternehmen comundus regisafe nach Lösungen gesucht. Erster Ansatz war die Integration eines Bewerberportals in das bereits flächendeckend eingesetzte Dokumenten-Management-System (DMS) von regisafe. Entstanden ist die Stellenbesetzung Online, das erste komplett in ein DMS integrierte Bewerberportal, das eine neue Dimension der Verwaltungsarbeit ermöglicht: Die Technik gewährleistet, dass jede über das Portal eingereichte Bewerbung automatisch als Bewerberakte angelegt wird. Damit wird der Bewerber erstmals aktiv in die Geschäftsprozesse einer Verwaltung eingebunden. Das Bewerberportal besteht aus zwei getrennt agierenden Einheiten und unterstützt alle Arbeitsvorgänge von der Ausschreibung über die Verwaltung eingehender Bewerbungen, die Vorstellungsgespräche und ihre Bewertungen bis hin zu den Zu- und Absagen sowie die automatische finale Erstellung der Personalakten. Im ersten Schritt kann eine in regisafe erstellte Stellenanzeige mit einem Mausklick online gestellt werden. Je nach Stelle lassen sich beliebig viele, für die spätere Auswertung wichtige Auswahlfelder definieren. Typische Kriterien für Ausbildungsstellen sind beispielsweise die Schulnoten in den Hauptfächern Deutsch, Mathematik und Englisch sowie der Schulabschluss. In der Eingabemaske des Online-Portals können genau diese Kriterien als Pflichtfelder definiert werden. Mit Versand der Bewerbungsunterlagen werden die Kriterien dann automatisch in die im DMS angelegte Bewerberübersicht übernommen. Gleiches gilt für die je nach Stelle erforderlichen Bewerbungsunterlagen, die der Bewerber bequem über das Portal hochladen und digital versenden kann.

Erleichterte Abläufe

Im Backoffice ist anschließend das Stellenbesetzungsverfahren in regisafe zuständig für die Verwaltung und weitere Bearbeitung der eingereichten Bewerbungen. Jede im Portal eingehende Bewerbung wird automatisch als digitale Bewerberakte inklusive der vom Bewerber hochgeladenen Dokumente im DMS angelegt und der richtigen Stellenbesetzungsakte zugeordnet. Der zuständige Sachbearbeiter wird außerdem per E-Mail informiert, die komplette Bewerberakte wird im Anhang gleich mitgeschickt.
Eine große Arbeitserleichterung bietet die vom Verfahren erstellte Bewerberübersicht. Sie kann nach Ablauf der Bewerbungsfrist über einen aktivierten Link nach Excel transportiert werden. Dort lassen sich zum Beispiel über eine Filterfunktion weitere automatisierte Bewerberselektionen durchführen. Der Workflow in regisafe sorgt anschließend für eine bequeme und reibungslose Weiterbearbeitung der Bewerbung mit allen erforderlichen Schritten – etwa der Einladung zu Vorstellungsgesprächen. Immer erfüllt wird dabei die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Von der neuen Technik profitieren außerdem sämtliche verwaltungsinterne Teilnehmer der Vorstellungsgespräche, da sie beispielsweise per iPad Zugriff auf die automatisiert angelegten Bewerberakten haben.

Ein DMS kann mehr

Von den Bewerbern wird das Olper Stellenbesetzungsportal sehr gut angenommen. Bei ausgeschriebenen Verwaltungsstellen liegt die Quote der Online-Bewerbungen teilweise bei deutlich über 90 Prozent. Bei sonstigen Stellenausschreibungen beträgt sie rund 60 Prozent – beides mit steigender Tendenz. Ein DMS ausschließlich auf die E-Akte zu reduzieren, ist nach den Erfahrungen der Stadt Olpe jedenfalls zu kurz gegriffen. Vielmehr ermöglicht die integrierte Portaltechnik, schwierige Geschäftsprozesse neu zu denken und zu gestalten.