DürenDigitale Gremienarbeit

Bereits seit dem Jahr 2008 befasst sich die Stadt Düren unter anderem aus Gründen der Haushaltskonsolidierung mit der Frage, welche Optimierungspotenziale der Einsatz von IT im Sitzungsdienst bietet. Das Sitzungsbüro stellt jährlich etwa 600 Vorlagen für insgesamt 120 Sitzungen verwaltungsinternen sowie externen Beteiligten zur Verfügung. Dabei wurde im Jahr 2009 ein Volumen von über 775.000 Druckseiten verarbeitet, was zu Kosten in Höhe von rund 18.000 Euro führte. Dabei entfällt mehr als die Hälfte der Druckseiten auf die Ratsmitglieder, die andere Hälfte auf sachkundige Bürger und verwaltungsinterne Stellen.

Obwohl sämtliche Dokumente im Sitzungsdienstverfahren sowie in den Intra- und Internet-Systemen elektronisch zur Verfügung stehen, fanden Vorlagendruck und -verteilung noch auf Basis des Originals in Papierform und dessen optischen Kopien statt. Der Vorlagendruck erfolgte dabei nicht sitzungs- und personenbezogen, sondern isoliert je Vorlage auf Vorrat. Nicht selten führte dies dazu, dass das Sitzungsbüro eine Vorlage mehrmals heraussuchen und neu sortieren musste. Die Folge waren erhebliche Personalaufwendungen, die auf das Sortieren und Versenden von Sitzungsvorlagen entfielen, sowie Kosten für Papier, Druck und Versand der Unterlagen. Diesen galt es gegenzusteuern.

Umorganisation des Sitzungsdienstes

Aus diesem Grund startete die Stadt Düren ein Projekt zur Umorganisation des Sitzungsdienstes, das unter folgenden Bedingungen durchgeführt werden sollte:
• Für teilnehmende Ratsmitglieder soll kein Papier mehr gedruckt werden.
• Die Hardware wird restriktiv vorkonfiguriert von der Stadt Düren gestellt.
• Das Eigentum am Gerät und das Nutzungsrecht an der Software verbleiben bei der Kommune.
• Eine Nutzung außerhalb des Zwecks der politischen Gremienarbeit ist untersagt.
• Seitens der Stadt Düren erfolgen keine Maßnahmen zur Datensicherung/-rettung. Werden auf dem Gerät sitzungsbegleitende Dokumente, wie Redeentwürfe, Schriftverkehr und E-Mails, gespeichert, so ist deren Sicherung selbst zu organisieren.
• In der Einführungsphase können anfängliche Störungen bis zu einem stabilen elektronischen Sitzungsbetrieb nicht ausgeschlossen werden und sind von den Teilnehmern in Kauf zu nehmen.

Nach Sichtung des Software-Angebotes und Besuchen bei Best-Practice-Anwendern hat sich die Stadt Düren für die Lösung Mandatos der Firma Somacos entschieden. Es folgten erste Testinstallationen sowie die Kalkulation der angestrebten Maßnahmen im Rahmen einer Konzepterstellung und schließlich Ende Juni 2010 der Grundsatzbeschluss des Rates zum elektronischen Sitzungsdienst durch Änderung der Geschäftsordnung. Im September fanden dann die Lizenzierung des Verfahrens Mandatos und dessen Echtinstallation, die Einrichtung von WLAN in den Sitzungsräumen, der Beginn der Schulungen der Ratsmitglieder sowie die Auswahl und Beschaffung der Tablet-PCs für eine fraktionsübergreifende Pilotgruppe statt.

Der Einsatz des Systems für digitale Gremienarbeit stellt nicht nur für die Verwaltung, sondern auch für die Ratsmitglieder eine Beschleunigung und Vereinfachung des Sitzungsgeschäfts dar. So konnten bereits in der ersten Phase der Umorganisation des Sitzungsdienstes bei der Vorlagenproduktion für Ratsmitglieder und dem Versand Optimierungen erzielt werden, indem jede Vorlage nur einmal gedruckt wurde und der Mandatsträger diese bis zum Abschluss der Beratungen verwahren musste. Zudem fand kein frühzeitiger Versand mehr statt, die Ratsmitglieder erhielten die Vorlagen nach deren Freigabe im wöchentlichen Turnus. Auch die Verteilung der Vorlagen in Verwaltungspost­fächer und das Umsortieren während des Beratungsgangs konnten entfallen. Die Ratsmitglieder müssen somit selbst die Aufbewahrung und Wiederverwendung übernehmen.

Des Weiteren legt die Software Mandatos auf stationären oder mobilen Rechnern einen sortierten und recherchierbaren Offline-Bestand von Dokumenten an, der sich bei bestehender Internet-Verbindung mit dem städtischen Vorlagenbestand synchronisiert.

Start der Pilotphase

Mit Beginn des Jahres 2011 trat die geänderte Geschäftsordnung in Kraft und die Pilotgruppe konnte mit dem Echtbetrieb starten. Von den 50 Ratsmitgliedern nehmen 42 an der Pilotphase teil. Gleichzeitig erfolgte auf der Suche nach geeigneter mobiler Hardware eine weitere Marktbeobachtung. Ziel war die gremienweite Einführung der Geräte nach der Sommerpause. Im August 2011 fiel die Entscheidung zugunsten des iPad 2. Dieses eignet sich aufgrund der intuitiven Bedienung, langer Akkulaufzeit und geringen Kosten ideal für den Sitzungsbetrieb. Im September erfolgten die Beschaffung der Geräte und die Ausgabe an die Ratsmitglieder.

Zu dieser Zeit stellte die Firma Somacos ihren Kunden eine spezielle iPad-App vor. Damit können alle Sitzungsunterlagen mobil gelesen und bearbeitet werden. Die Applikation synchronisiert sämtliche Dokumente automatisch und sitzungsbezogen. Zudem ermöglicht die Mandantenfähigkeit der Lösung den parallelen Betrieb mehrerer SessionNet-Informationssysteme in einer Anwendung. Mit der Mandatos-App wurde eine iPad-Applikation speziell für die Bedürfnisse von Gremienmitgliedern, Entscheidern und Meinungsführern entwickelt.