Kreis AmmerlandDigitale Rechnung bringt Vorteile

Der Landkreis Ammerland setzt im Bereich der Rechnungsbearbeitung den Rechnungsworkflow von Infoma newsystem in Verbindung mit dem Dokumenten-Management-System KDO-DMS&more ein. Wie die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) berichtet, zieht Peter Hullen, Leiter im Amt für Finanzwesen bei der niedersächsischen Kommune, schon jetzt ein positives Fazit. Und das, obwohl 2021 noch einige Ämter der Kreisverwaltung umgestellt werden.
„Die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung für den Rechnungsein- und -ausgang ist für eine Kreisverwaltung mit über 600 Beschäftigten ein komplexes Projekt“, berichtet Hullen über die Erfahrungen der vergangenen Jahre. „Wir haben daher auch nicht sofort alle Ämter und Einrichtungen eingebunden, sondern uns für eine schrittweise Umstellung entschieden. Nach den ersten Anfangsschwierigkeiten haben sich die Prozesse mittlerweile gut eingelaufen, sodass wir den Roll-out auf die noch verbleibenden Ämter planen und gemeinsam mit der KDO umsetzen werden. Vom Scan-Prozess bei Rechnungseingang über die Rechnungsbearbeitung und Freigabe bis hin zur Zahlbarmachung und revisionssicheren Ablage der Rechnungsdokumente in KDO-DMS&more zeigt sich, dass wir in der Bearbeitung nun deutlich schneller sind.“
Laut KDO kann je nach Eingangsform (Papier oder digital) von einer Verkürzung der Durchlaufzeit um ein bis zwei Tage ausgegangen werden. Die Recherche nach Belegen in den Ämtern sowie die digitale Prüfung der Unterlagen durch das Rechnungsprüfungsamt profitiere von deutlich höherer Transparenz und mehr Effizienz.

Überwindung von Vorbehalten

„Auch im Hinblick auf die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen sind wir bereits gut aufgestellt und können hier weitere Mehrwerte generieren“, erläutert Hullen. „Leider ist der Anteil der E-Rechnungen immer noch gering, aber mit den uns schon jetzt zur Verfügung stehenden Möglichkeiten der Software-Lösungen von Infoma newsystem und KDO-DMS&more können wir auch diesen Arbeitsprozess künftig sehr gut umsetzen.“
Der KDO zufolge ist die Systemumstellung im Landkreis Ammerland zum Teil auf Vorbehalte in der Belegschaft gestoßen. Nach Angaben von Peter Hullen hat sich diese Einstellung nach der Einführung geändert. „Viele Beschäftigte erkennen die Vorteile und Mehrwerte. Nicht zuletzt in der Corona-Zeit und im Homeoffice hat sich gezeigt, dass die workflowbasierte digitale Rechnungsbearbeitung viele Vorzüge mit sich bringt und mobiles Arbeiten ermöglicht.“
Die KDO merkt an, dass es trotz des Rechnungsworkflows im direkten Bereich des Finanzwesens immer noch analoge Prozesse gibt, die Papier und händische Unterschriften verlangen. Zu nennen seien hier die Tagesabschlüsse in der Kasse, Freigabe-Journale oder aber die regelmäßigen Verarbeitungen von Schnittstellen-Dateien zu vor- und nachgelagerten Fachverfahren. „Aber auch hier hat uns die KDO schon informiert, dass der Partner und Hersteller Axians Infoma dafür bereits eine Digitalisierungslösung hat. Mit dem neuen Freigabe-Workflow können auch diese Arbeitsschritte, integriert in Infoma newsystem, abgebildet werden. Frei definierbare Workflow- und Genehmigungsschritte ermöglichen hier gleichermaßen mehr digitales Arbeiten sowie weniger Papier bei schlanken und gut dokumentierten Prozessen“, bemerkt Hullen.