Kreis KarlsruheDigitale Rechnungsbearbeitung

Im Rahmen seiner Digitalisierungsoffensive hat der Kreis Karlsruhe die digitale Rechnungseingangsbearbeitung eingeführt. Wie die Kommune mitteilt, können ab sofort Rechnungen, die elektronisch beim Landratsamt eingehen, vollautomatisch in einem vollständig digitalisierten Prozess abgewickelt werden: von der Annahme über die Verarbeitung bis hin zur Auszahlung und Archivierung. Die Mitarbeiter könnten sich somit ganz auf die inhaltliche Kontrolle, Kontierungsprüfung und Freigabe des Rechnungsbetrags konzentrieren.
„Ein wesentlicher Vorteil ist, dass keine Medienbrüche und Zwischenschritte in Papier mehr erfolgen und damit lange Laufzeiten über verschiedene Stationen vermieden werden“, sagt Landrat Christoph Schnaudigel. Im Idealfall werde eine auf diese Weise gestellte Rechnung an den Landkreis bereits wenige Minuten nach dem Eingang bezahlt. Der Landrat hofft daher, dass möglichst viele Unternehmen diese neue Art der Rechnungserstellung nutzen.
Der Workflow für die medienbruchfreie Bearbeitung elektronischer Rechnungen im Kreis Karlsruhe wurde von ITEOS gemeinsam mit dem Landratsamt in einer mehrmonatigen, intensiven Projektlaufzeit entwickelt. Die Lösung wurde nach Angaben des kommunalen IT-Dienstleisters auf Basis der in Baden-Württemberg verbreiteten Lösung KM Doppik für die Kommunale Finanzwirtschaft in Verbindung mit der SAP-integrierten Rechnungseingangsworkflow-Lösung von ITEOS umgesetzt. „Die Lösung setzt über die gesetzlichen Vorgaben zum elektronischen Rechnungsempfang hinaus auch gleich das dahinterstehende Ziel der automatischen elektronischen Weiterverarbeitung einer Rechnung vollständig um und setzt damit neue Standards“, erklärt ITEOS-Vorstandsvorsitzender William Schmitt. „Die mobile Anbindung der SAP-Umgebung war in diesem Kontext noch einmal eine besondere Herausforderung, ist aber unverzichtbar, um den digitalen Alltag aus Anwendersicht vollständig abzubilden.“
Wie ITEOS weiter berichtet, wird beim Landratsamt Karlsruhe derzeit das ZUGFeRD-Format eingesetzt. Das XRechnungsformat könne ebenfalls integriert werden. Mit Einführung der E-Rechnung erfülle die Kreisverwaltung Karlsruhe schon heute die künftige Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen, die für alle öffentlichen Auftraggeber im April 2020 in Kraft tritt.