ekom21Digitalisate aus Papierakten

Der IT-Dienstleister ekom21 hat aufgrund großer Nachfrage sein Angebot im Bereich der Aktenverscannung erweitert. Mit Version zwei der Altaktendigitalisierung bringe er eine Lösung auf den Markt, mit der auch kleinere Mengen von Bestandsakten effizient digitalisiert werden können. Das Gesamtpaket wurde in Zusammenarbeit mit der Firma Lorenz und Scandienstleistern auf die Beine gestellt. Um speziell kleineren Scanprojekten gerecht zu werden, waren ein neuer Prozess und damit ein neues Verfahren notwendig, das die Digitalisierung wirtschaftlich abbildet. Dabei werde auf die Vorteile eines professionellen Scanprozesses nicht verzichtet.
Die Herausforderung bei der Anpassung des Prozesses bestand laut ekom21 darin, die Dokumente richtig zu organisieren und zu indexieren, damit sie in der Praxis einfach gefunden werden können. Da diese Dokumente häufig vertrauliche Informationen enthalten, war es zudem wichtig sicherzustellen, dass sie angemessen geschützt sind.
Neben Online-Services und der elektronischen Vorgangsbearbeitung bildet die elektronische Akte eine der grundlegenden Säulen der Verwaltungsdigitalisierung. Eine Digitalisierung von Altakten ermöglicht es den Kommunen, die darin enthaltenen Informationen leichter zu finden, effizienter zu nutzen, zu verwalten und langfristig zu speichern. Ein weiterer Vorteil ist die Platzersparnis und Ressourcenschonung: Digitalisierte Akten müssen nicht mehr in physischen Ordnern aufbewahrt werden, gleichzeitig wird das Risiko von Verlust oder Diebstahl minimiert. Die Zusammenarbeit und der Austausch von Dokumenten werden ebenfalls erleichtert, da digitale Dokumente einfach per E-Mail oder Cloud-Speicher geteilt werden können.