RüsselsheimDigitalisierung der Gremienarbeit

Die Stadt Rüsselsheim hat ihre Gremienarbeit vollständig digitalisiert. Wie die hessische Kommune mitteilt, bildet dort neuerdings der Sitzungsdienst SD.NET von Software-Anbieter Sternberg alle Verwaltungsvorgänge in der kommunalen Gremienarbeit ab: Termine, Einladungen und Tagesordnungen, Anträge und Beschlussvorlagen sowie Niederschriften erhalten die Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung und des Magistrats künftig nur noch digital auf ihr Tablet. Zentraler Baustein von SD.NET ist der Stadt zufolge ihr bereits bekanntes Ratsinformationssystem (RIS). Dieses verwalte alle Mandatsträgerinnen und -träger und plane die Sitzungstermine. Gleichzeitig diene es als zentrale Online-Plattform, um sämtliche Sitzungsunterlagen zu veröffentlichen. Bürgerinnen und Bürger können diese in einem öffentlichen Bereich des RIS abrufen; Mandatsträgerinnen und -träger sowie Verwaltungsmitarbeitende tun dies in einem geschützten Bereich der Plattform.

Entscheidungen besser im Blick

Mit der Neuerung können die Stadtverordneten in Zukunft den politischen Entscheidungsprozess besser im Blick behalten. „Mit Beginn dieser Legislatur werden die Stadtverordneten automatisiert und mit einer so genannten Notification über neue oder geänderte Dokumente informiert“, erklärt Trudi Hartung, Fachbereichsleiterin Zentrales und Chefin des Magistratsbüros, das für die Einführung des neuen Systems verantwortlich ist. Zu den im RIS abgelegten Dokumenten gelangen die Stadtverordneten über einen Link, den sie per E-Mail erhalten. Neu sei auch, dass in Zukunft nicht nur die Drucksachen, sondern auch Anfragen und Anträge zeitnah und mit fortlaufender Nummer in SD.NET eingestellt werden.

Per App auf Unterlagen zugreifen

Neben dem RIS als Online-Portal biete SD.NET auch eine Lösung für mobile Endgeräte an. Die Stadtverordneten können somit über eine eigene App ihre Sitzungsunterlagen auf dem Tablet abrufen und bearbeiten.
Um SD.NET entsprechend nutzen zu können, so berichtet die Stadt Rüsselsheim, wurden die Stadtverordneten, die Mitglieder des Magistrats und der Ortsbeiräte sowie die Vorsitzenden weiterer Gremien mit insgesamt 75 iPads samt Tastatur und Pencil ausgestattet. Die Anschaffungskosten in Höhe von 115.000 Euro habe zu 75 Prozent das Land Hessen übernommen. Die Mittel stammen aus dem Förderprogramm Starke Heimat. Den Umgang mit der neuen Technik haben die Stadtverordneten in vier Schulungen erlernt.

Gut für den Klimaschutz

Oberbürgermeister Udo Bausch und Trudi Hartung sind sich einig, dass sich Aufwand und Kosten bei der Einführung des neuen Systems lohnen. Der Oberbürgermeister betont, dass die Digitalisierung für die Stadtverwaltung eine enorme Arbeitserleichterung bedeutet. In der rathauseigenen Druckerei wurde für Magistrats- und Stadtverordnetensitzungen zuletzt fast eine Million Seiten pro Jahr gedruckt, zusammengestellt und ausgeliefert. Neben Papier, Drucker- und Tonerkosten fielen dafür jährlich rund 260 Arbeitsstunden an sowie zusätzlich 240 Lieferfahrten mit dem Auto. Diese können nun eingespart werden. Neben der Geldersparnis zahle sich die Umstellung aber auch für den Umwelt- und Klimaschutz aus: Ohne den Papierberg werden künftig 15 Tonnen Holz, 260.000 Liter Wasser, 53.600 Kilowattstunden Energie weniger verbraucht und 5,5 Tonnen CO2 weniger freigesetzt.

Nur ein Projekt von vielen

Die Gremienarbeit ist der Stadt zufolge nur eines von vielen Digitalisierungsprojekten, die ihre Verwaltung vorantreibt. In der Infrastruktur verbessere sie die Versorgung mit Breitbandinternet und die technische Ausstattung der Schulen. Mit der digitalen Baulastenauskunft und der Online-Anhörung im Rahmen des Ordnungswidrigkeitsverfahrens habe sie bereits erste digitale Bürgerservices eingeführt. In diesem Jahr sollen die Online-Terminvergabe für das Bürgerbüro, das Standesamt und die Ausländerbehörde, die Digitalisierung des Bewerbungsverfahrens und der Online-Traukalender folgen. Zudem werde gerade die E-Rechnung eingeführt, die E-Akte soll im Laufe des Jahres folgen.