WolfsburgDoppelter Neustart

Die Stadt Wolfsburg nutzt seit vergangenem Jahr das Ratsinformationssystem ALLRIS des Unternehmens CC e-gov. Nach einem mehrstufigen Vergabeverfahren konnte dem Hamburger Unternehmen im Mai 2016 der Zuschlag erteilt werden. Die Bewertung erfolgte in einem Gremium, das sowohl aus Mitarbeitern der Verwaltung als auch aus Mitgliedern des Rats und der Fraktionsgeschäftsstellen bestand. „Uns war es ein Anliegen, schon in dieser Phase die wichtigsten Akteure mit ins Boot zu nehmen“, erklärt Andreas Hüttl, Mitarbeiter der Zentralen Vergabestelle der Stadt Wolfsburg. Hüttl ist als stellvertretender Projektverantwortlicher Teil eines Teams von Mitarbeitern aus dem Justitiariat, der Zentralen Vergabestelle sowie dem Bereich Ratsangelegenheiten, das zunächst das Vergabeverfahren betreute und sich nun um die Einführung des Systems kümmert.

Nicht nur die Technik im Blick

Erfahrungen mit einem Ratsinformationssystem (RIS) waren bereits vorhanden. Dennoch musste die Umstellung unter herausfordernden Umständen erfolgen, handelte es sich doch um einen doppelten Neustart. Denn der Start der neuen Software sollte zusammen mit der konstituierenden Ratssitzung nach der Kommunalwahl in Niedersachsen im Herbst 2016 erfolgen. Vom Zuschlag im Mai bis zur ersten Sitzung Anfang November lagen nur sechs Monate inklusive einer Sommerpause. Die wichtigsten Nutzer, nämlich die Mitglieder des Rats und der Ortsräte, standen sogar erst Ende September fest. „Bei solch einem engen Zeitkorridor war schnell klar, dass wir bei der Software-Einführung nicht nur die Technik im Blick haben mussten. Genauso wichtig waren Schulungen, eine gute Kommunikation mit Politik und Verwaltung und das Schaffen entsprechender Strukturen für die Umsetzung“, berichtet Kathrin Schachel, Mitglied der zur Einführung gebildeten Projektgruppe.
Gemeinsam mit der Firma CC e-gov erstellte die Stadt einen Projektplan und vereinbarte mehrere Vorbereitungstermine für das Customizing. Die Priorität lag zunächst allein darauf, das Ratsinformationssystem zum Stichtag Anfang November 2016 lauffähig zur Verfügung zu stellen. Weitere Ziele und Funktionalitäten der Software, wie die papierlose Ratsarbeit oder ein digitaler Vorlagenlauf, mussten erst einmal hintenanstehen.

Experten beraten Projektgruppe

Als erster Meilenstein wurden die Altdaten aus dem vorherigen RIS in das neue System eingepflegt. Übernommen wurden sowohl Stammdaten als auch alle seit der Einführung des ersten Systems vorliegenden Dokumente. Dies geschah in enger Abstimmung zwischen der städtischen IT und CC e-gov noch im September des vergangenen Jahres.
Weitere Punkte beim Customizing waren die Einstellungen bei der Abbildung von Stammdaten wie Namen und Funktionen, die Abbildung der Prozesse von Vor- und Nachbearbeitung der Sitzungen nach der Geschäftsordnung der Stadt Wolfsburg und nicht zuletzt die Anpassung der Dokumentenvorlagen in Funktion und Design. Der Projektgruppe standen zu jedem dieser Themen Experten aus der Verwaltung zu Verfügung. Mitarbeiter des Referats Kommunikation gaben zum Beispiel Anregungen, wie die Dokumentenvorlage im städtischen Corporate Design gestaltet werden konnte. Parallel arbeitete die Projektgruppe daran, intern die Strukturen für eine erfolgreiche Einführung zu schaffen. So wurde der städtischen Leitungskonferenz der Bereichsleitungen und dem Verwaltungsvorstand ein erster Zeitplan für die Einführung vorgestellt.

Üben mit dem Testsystem

Die Geschäftsbereiche und Referate der Stadt benannten Ansprechpartner als Multiplikatoren. Die erste Runde für Schulungen wurde schon Ende September 2016 organisiert. Teilnehmer waren die Fraktionsgeschäftsstellen und die für die Gremienarbeit – also Fachausschüsse und Ortsräte – zuständigen Mitarbeiter im Rathaus. „Für Schulungen und Informationen bestand von Anfang an eine große Nachfrage“, berichtet Sandra Jaskulski aus der Projektgruppe, „und darauf gehen wir gerne ein, denn so erhalten wir viele Rückmeldungen, wo es noch Verbesserungsbedarf gibt und beim Customizing und der Fehlerbehebung nachgesteuert werden muss.“ Als hilfreich erwies sich dafür das Testsystem. Die Nutzer konnten damit ihre Arbeitsabläufe im neuen System einüben ohne befürchten zu müssen, versehentlich Änderungen im Echtbetrieb herbeizuführen. Die große Teilnehmerzahl der Projektgruppe war ein großer Vorteil, denn so wurde das System auf die unterschiedlichen Bedürfnisse getestet.
Dennoch ist die Notwendigkeit für weitere Anpassungen nach solch einer kurzen Einführungsphase nicht zu unterschätzen. Immerhin handelt es sich um eine Software, die im ganzen Rathaus benutzt wird. Das bedeutet: Viele verschiedene Nutzer mit vielen verschiedenen Arbeitsprozessen und Anforderungen. Alle Beteiligten legten eine große Flexibilität an den Tag und suchten nach Möglichkeiten, die erkannten Fehler schnellstmöglich zu beheben. So waren beispielsweise Anpassungen bei Dokumentvorlagen nötig. Die Suchfunktion und Ladezeiten wurden in einem ersten Update bereits im Oktober verbessert.

Weitere Funktionen folgen

Feineinstellungen in der Berechtigungsstruktur wurden vorgenommen, um jedem Nutzer die erforderlichen Funktionen zugänglich zu machen. Und alle Stammdaten der neu gewählten Mitglieder des Rats und der Ortsräte wurden eingepflegt.
Letztlich konnte das neue Ratsinformationssystem wie geplant zur konstituierenden Ratssitzung Anfang November 2016 genutzt werden. Die Erfahrungen in dieser Sitzung und auch den folgenden waren positiv. Die Mitglieder des Rats konnten die kostenlose App nutzen und ihr Papier zu Hause lassen. Nicht aus dem Blick sind die weiteren Funktionen der Software, die im Laufe dieses Jahres eingeführt werden, allen voran der Sprung zur rein digitalen Ratsarbeit. Nach den ersten positiven Erfahrungen mit dem Programm und der App, erhoffen sich Politik und Verwaltung in Wolfsburg eine Vereinfachung und Beschleunigung von Abläufen. Auf gedruckte Unterlagen in der Stärke von bis zu 1.400 Seiten für eine Ratssitzung verzichten zu können, ist ein großer Anreiz für alle Beteiligten.