Kreis OffenbachE-Akte für Soziales

Im Sozialwesen sind der Aktenbestand und die Arbeitsabläufe mit Aktenrelevanz noch einmal wesentlich komplexer als in anderen Verwaltungsbereichen. Das hat das Software-Haus Lorenz Orga ermittelt und speziell hierfür eine Dokumenten-Management- und Aktenlösung entwickelt. In Verbindung mit dem Fachverfahren Comp.ASS der Firma prosozial steht nun eine völlig integrierte Anwendung zur Verfügung.
Nachdem Lösungen von Lorenz Orga in der Kreisverwaltung Offenbach bereits seit vielen Jahren für über 1.000 Anwender in verschiedenen Abteilungen im Einsatz und in das jeweilige Fachverfahren integriert sind, arbeiten seit Anfang September dieses Jahres rund 350 Beschäftigte im Jobcenter Pro Arbeit mit dem Dokumenten-Management-System (DMS) 2Charta-Sozial.

Besondere Anforderungen

Eine Akte betrifft im Sozialwesen stets eine ganze Gruppe, die Bedarfsgemeinschaft, die zudem in der Regel eine starke soziale Instabilität und Volatilität aufweist. Die Bearbeitung einer Bedarfsgemeinschaft stellt daher besonders hohe Ansprüche an die Darstellung, Struktur und Flexibilität der Akte. „Außerdem werden SGB-II-Fälle fast immer in mindes­tens zwei Richtungen bearbeitet: durch den Leistungssachbearbeiter und den Fall-Manager“, erklärt Christian Koch, Projekt-Manager bei Lorenz Orga. Deshalb muss die Akte zum selben Zeitpunkt immer an mindestens zwei verschiedenen Orten gleichzeitig vorliegen. Mit der elektronischen Aktenlösung für Comp.ASS lassen sich Fallakten den beteiligten Mitarbeitern in allen Bereichen digital zur Verfügung stellen. Die Stammdaten des Leistungsempfängers pflegt der Sachbearbeiter im kommunalen Jobcenter wie bisher in Comp.ASS. Er kann jederzeit auf Knopfdruck eine neue Akte in 2Charta-Sozial anlegen. Ebenso wird automatisiert eine Akte angelegt, sobald aus dem Fachverfahren ein Dokument, etwa ein Bescheid, erzeugt wird.

Vorteile im Zusammenspiel

Das jetzt in der Kreisverwaltung Offenbach eingeführte Dokumenten-Management-System ergänzt die Fachanwendung insofern, als es dem Nutzer zusätzliche Übersichten über wichtige Kundendaten zur Verfügung stellt. Von allen Bereichen haben die Leistungssachbearbeiter, Fall-Manager und alle weiteren Involvierten Zugriff auf die zentrale digitale Akte. Sie müssen keine Nebenakten mehr führen oder Vorgänge liegen lassen, weil die Akte dazu gerade nicht vorrätig ist. Die Vorteile des Systems ergeben sich im Zusammenspiel der verschiedenen Bereiche im kommunalen Jobcenter. Dies sind Leistung und Vermittlung als die beiden Hauptbereiche sowie Unterhalt, Widerspruch/Klageverfahren und Nachrang als weitere Abteilungen im Sozialwesen, beispielsweise, wenn der Bereich Widerspruch auf die Akte zugreifen kann.