HammE-Akte fürs Schwerbehindertenrecht

Die Stadt Hamm hat im Schwerbehindertenrecht nun vollständig auf die elektronische Aktenführung umgestellt. Mit dem Mammutprojekt, seine rund 31.000 Papierakten zu digitalisieren, hatte das Sachgebiet Schwerbehindertenrecht des Amts für Bezirksangelegenheiten nach Angaben der Stadtverwaltung im Sommer 2016 begonnen. „Damals waren wir eine der ersten Kommunen, die das Thema Digitalisierung im Schwerbehindertenrecht angegangen ist“, blickt Thomas Köster, Leiter des Amts für Bezirksangelegenheiten, zurück. Dafür sei eigens ein Hochleistungsscanner mit Einzugfunktion für das Sachgebiet angeschafft worden. „In den vergangenen rund siebeneinhalb Jahren haben die Kolleginnen und Kollegen jede einzelne Papierakte händisch auf die Digitalisierung vorbereitet und eingescannt – rund 2,7 Millionen Blatt Papier“, erklärt Köster. Zur Vorbereitung wurden die Akten ausgeheftet, wesentliche Inhalte überprüft und aktualisiert. Heftklammern, Tackernadeln und weitere metallische Gegenstände, die den Scan behindern könnten, wurden händisch aus den Akten entfernt. „Diese Arbeiten haben die Mitarbeitenden neben ihrer täglichen Arbeit erledigt“, betont Stephanie Möller, Leiterin des Sachgebiets Schwerbehindertenrecht im Bürgeramt Pelkum.
Die digitalen Akten wurden im Anschluss in die Fachanwendung überführt – und stehen dort nun digital zum Abruf und zur Bearbeitung bereit. „Die E-Akte bietet uns einige Vorteile, die die tägliche Arbeit erleichtern und zeitliche Abläufe erheblich verkürzen können“, freut sich Stephanie Möller. „Zum einen mussten Akten im Schwerbehindertenrecht früher häufig verschickt werden, etwa an ärztliche Dienste oder an die Fachaufsicht – und in dieser Zeit war eine Bearbeitung nicht möglich. Das entfällt nun, die Akten können digital zur Verfügung gestellt werden und bleiben gleichzeitig digital verfügbar. Außerdem bieten zum Beispiel Lesezeichen- und Suchfunktion in der digitalen Akte komfortable Werkzeuge, welche zum Beispiel ein Blättern in den Akten ersparen.“ Daneben erleichtere die E-Akte das Arbeiten im Homeoffice und spare Ressourcen. Die Alt-Akten – mit einem Gewicht von etwa 13,5 Tonnen – wurden laut der Stadt Hamm nach Abschluss der Digitalisierung vernichtet.