EhringshausenE-Akte optimiert Arbeitsgrundlage

Einfachere und schnellere Arbeitsabläufe hatte sich Klaus-Peter Bender, Leiter des technischen Bauamts im hessischen Ehringshausen, schon lange gewünscht. Denn trotz Geo-Informationssystem (GIS) ging gerade bei dringenden Angelegenheiten noch zu viel wertvolle Zeit für die Informationsbeschaffung verloren. Wurde beispielsweise ein Rohrbruch gemeldet, konnte man im GIS zwar das entsprechende Flurstück ermitteln. Den Wasserbestandsplan des betroffenen Grundstücks musste man aber parallel in der jeweiligen Papierakte suchen. Besser ist hier eine digitale Akte, auf die direkt aus dem GIS zugegriffen werden kann. Den Anstoß zur Umsetzung einer solchen Lösung gab schließlich das Onlinezugangsgesetz (OZG). „Um OZG-konform zu werden und digital arbeiten zu können, müssen im Haus möglichst durchgängige elektronische Strukturen geschaffen werden“, sagt Bender. „Mit einem Fake-Prozess, bei dem man auf der Homepage der Gemeinde ein PDF ausfüllen kann, das wir dann wieder ausdrucken, ist niemandem geholfen.“

Gefördertes Komplettpaket

Für die Projektfinanzierung hatte Ehringshausen das Programm Starke Heimat Hessen im Hinterkopf. Mit ihm fördert das hessische Ministerium für Digitalisierung und Innovation die Kommunen auf vielfältige Weise bei der Digitalisierung. Denn, so erklärt Digitalministerin Kristina Sinemus: „Eine digitale Verwaltung verbessert einerseits den Service für die Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen. Andererseits erleichtert sie die Arbeit der Beschäftigten.“ Um von der Förderung zu profitieren, hat sich Ehringshausen mit zwei Nachbarkommunen zusammengeschlossen (wir berichteten). Ziel war der Aufbau eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) mit digitaler Vorgangsbearbeitung und der Integration von Fachverfahren. Das Land unterstützte das Vorhaben mit einer Förderquote von 90 Prozent. In Summe waren dies knapp 484.000 Euro, wovon knapp 240.000 Euro nach Ehringshausen flossen. Das Paket Aktendigitalisierung hat die Gemeinde dann bei ihrem IT-Dienstleister ekom21 in Auftrag gegeben. Sie erhielt damit alles aus einer Hand. Die Projektleitung übernahm das Unternehmen Lorenz Orga Systeme. Dessen E-Akte-Office für die Schriftgutverwaltung ist in Ehringshausen bereits abteilungsübergreifend im Einsatz, nun wurde auch die 2Charta Bau E-Akte des Herstellers eingeführt.

Integrierbar in Baufachverfahren und GIS

Projektstart war im September 2023. Ein Scan-Dienstleister importierte innerhalb weniger Wochen die 95 Meter umfassenden Papierbauakten in die Bau E-Akte. Dabei handelte es sich um einen sehr heterogenen Dokumentenbestand. Neben DIN-A5-Blättern, Bauzeichnungen und Plänen mit handgenähten Rahmen waren auch Polaroidfotos, dünne Ordner oder Großprojekte mit bis zu zwölf Aktenordnern enthalten. Im November 2023 konnten die Beteiligten ihre neue Aktenlösung mit den ersten Aktenbeständen produktiv setzen. Besonders wichtig war Klaus-Peter Bender die Anbindung der Bauakte an das GIS, die derzeit entwickelt wird. Wie die Fachanwendungen wird auch die Bauakte im BSI-zertifizierten Rechenzentrum von ekom21 betrieben.

Akten wurden qualitativ verbessert

Die Papierakten haben durch die Digitalisierung eine qualitative Aufwertung erfahren. Denn die bisherigen Daten wie Straße und Hausnummer wurden um Metadaten aus dem GIS wie Gemarkung, Flur, Flurstück oder Ortsteil ergänzt. Damit hat der Anwender sofort eine aussagekräftige Arbeitsgrundlage und kann die Akte um weitere Dokumente nach DMS-Standard ergänzen. Aus der Papierakte wurde so automatisch eine lebende digitale Akte. Im technischen Bauamt arbeiten nun drei Personen mit der elektronischen Akte, im Bauverwaltungsamt sind es noch einmal so viele. Sie profitieren von einer besseren Übersicht und einem deutlich schnelleren Zugriff auf die Dokumente. Mit einem Klick auf ein Grundstück im GIS-Lageplan gelangt Klaus-Peter Bender künftig direkt in die zugehörige Bauakte. Da diese jetzt alle Metadaten enthält, ist auch ein Fehler ausgeschlossen, der früher häufiger vorkam: Jemand hat die Bauakte im falschen Ortsteil eingehängt, sodass sie nie wieder gefunden wurde.