KarlsruheE-Procurement mit Plenus

Die Stadt Karlsruhe hat die E-Procurement-Lösung von Plenus eingeführt. Wie der Anbieter mitteilt, wird damit die Beschaffung der Stadt in einem digitalen Kaufhaus übersichtlich gebündelt. Bis zu 100 Bestellungen am Tag würden an die Lieferanten gesendet. Den rund 850 Bestellern in den Ämtern und Dienststellen gebe das Kaufhaus im Intranet Zugriff auf über 7.000 Artikel. Die Lösung macht Bestellungen nach Angaben von Plenus schnell, fehlerfrei und einfach, denn der Bestellprozess läuft automatisiert digital ab; für Besteller entfallen zudem zeitraubende Angebotsvergleiche bei der Beschaffung. Der Gesamtstädtische Einkauf erhalte wiederum umfassende Controlling-Optionen, um Rahmenverträge bedarfsgerecht abzuschließen und zu optimieren.
„Früher mussten Besteller bei der Stadt Karlsruhe auf Basis von Rahmenverträgen in mehr als sechs externen Online-Shops der Vertragspartner oder auch per Fax Verbrauchsmaterialien ordern“, erläutert Simon Stoll, Projektleiter Digitales Kaufhaus bei der Stadt Karlsruhe, die Ausgangssituation und führt aus: „Daher haben wir nach einer Lösung gesucht, um unsere Beschaffungsprozesse zu bündeln, zu vereinfachen und zu analysieren.“ Denn da die Online-Shops zu den Rahmenvertragspartnern gehören, gab es für den Gesamtstädtischen Einkauf der Stadt laut Plenus keine Möglichkeit, auf Daten für das Controlling zuzugreifen.
Wie Plenus weiter mitteilt, steht in der nächsten Ausbaustufe des Projekts die SAP-Einbindung auf der Agenda.

Was für Plenus spricht

Im Jahr 2019 wurde die Beschaffung der Stadt Karlsruhe neu aufgestellt und mit Unterstützung eines Beratungsunternehmens eine europaweite Ausschreibung durchgeführt. Laut der Plenus-Presseinformation fällt im Sommer 2020 die Entscheidung für das Bamberger Unternehmen mit seiner E-Procurement-Suite Business Procure Desktop. „Für Plenus sprachen drei wichtige Argumente: Erstens, gute Referenzen, denn wir suchten eine bewährte Lösung. Zweitens, der hohe Reifegrad der Anwendung in Kombination mit der Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen, und schließlich das top Preis-Leistungs-Verhältnis“, begründet Simon Stoll die Entscheidung der Stadt.
In Zusammenarbeit mit den E-Procurement-Spezialisten von Plenus startete die Implementierung und bildete Schritt für Schritt die bestehenden Rahmenverträge im System ab, so der Hersteller. Wöchentliche Status-Meetings mit den Plenus-Projektleitern sicherten die nahtlose Anpassung an die spezifischen Anforderungen der Stadt Karlsruhe: Unter anderem musste das Team Daten und Produktkataloge übernehmen, Berechtigungskonzepte für Besteller erstellen und Workflows definieren.

Beschaffung in der Hoheit der Stadt

Im März 2021 öffnete das digitale Kaufhaus und schafft damit laut Plenus den Spagat zwischen dezentraler Organisation der städtischen Dienststellen und der Einkaufsbündelung in einem einzigen stadteigenen Online-Shop. Fachliche und finanzielle Genehmigungsfunktionen sorgten für ein verfahrenskonformes und dokumentiertes Beschaffungswesen.
„Im Ergebnis hat die Stadt Karlsruhe dank der Plenus E-Procurement-Lösung die vollständige Hoheit über alle Beschaffungsprozesse – von der Administration über die Bestellberechtigungen bis zum Controlling der Bestellungen – gewonnen. Das ist echte Transparenz und eine Vereinfachung für den Gesamtstädtischen Einkauf“, resümiert Simon Stoll. „Für die Besteller – und das ist vielleicht noch wichtiger – ist die Beschaffung viel einfacher und zeitschonender: Man meldet sich morgens einmal im Shop an, bestellt in den Multilieferantenkatalogen und erhält dann die Waren direkt an die ausgewählte Lieferadresse. Einfacher und schneller geht es nicht.“