E-RechnungE-Rechnung geht einfach

Vielerorts mussten Behörden und Unternehmen mit Aufkommen der Corona-Pandemie digitale Lösungen finden, um trotz der Schutzmaßnahmen und Kontaktbeschränkungen handlungsfähig zu bleiben. Zahlreiche Mitarbeiter wechselten ins Homeoffice; Meetings und Konferenzen werden vermehrt virtuell abgehalten. Vor diesem Hintergrund zeigt sich, wie wichtig die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen ist. Nur so lassen sich auch administrative Aufgaben ortsunabhängig und automatisiert erledigen.
Digitalisierte Bestell- und Rechnungsprozesse spielen dabei eine zentrale Rolle. Zum einen binden sie enorme Ressourcen innerhalb einer Organisation und sind deshalb ein entscheidender Kos­ten- und Zeitfaktor. Zum anderen eignen sich papierbasierte Rechnungen nicht für die dezentrale Bearbeitung. Eingangsrechnungen vom Homeoffice aus prüfen und freigeben? Das funktioniert nur papierlos, mit Rechnungen in einem elektronischen Format und idealerweise ohne Medienbrüche in der weiteren Bearbeitung. Potenziale lassen sich also erst mit der Digitalisierung des kompletten Prozesses vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung und Bezahlung vollumfänglich ausschöpfen.

Verbindlich festgelegt

Indem der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung für die öffentliche Hand bereits verbindlich festgelegt hatte, hat er der aktuellen Krisensituation gewissermaßen vorgegriffen. Von wenigen Ausnahmen abgesehen, sollten alle Auftraggeber des Bundes, der Länder und der Kommunen bis zum 18. April 2020 die Voraussetzungen dafür schaffen, elektronische Rechnungen im jeweils vorgegebenen elektronischen Format annehmen und verarbeiten zu können. Unternehmen, die an den Bund oder das Land Bremen fakturieren, müssen sich ab dem 27. November 2020 auf den Versand von XRechnungen einstellen, von wenigen Ausnahmen abgesehen, etwa bei Direktaufträgen mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro. Weitere Ausnahmen gelten im Rahmen von Organleihen, Auslandsbeschaffungen sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen.
Die Umsetzung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung soll Abläufe effizienter, effektiver und transparenter gestalten, indem manuelle Arbeitsschritte digitalisiert werden und sich im Rahmen eines elektronischen Workflows bearbeiten lassen. Wann aber entspricht eine elektronische Rechnung den gesetzlichen Erfordernissen und wie gelingt die Umstellung der Prozesse auf die E-Rechnung?

Europäische Norm

Wer meint, er könne seine Rechnung künftig einfach als PDF per E-Mail verschicken, der irrt. Die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung macht genaue Vorgaben hinsichtlich Inhalt und Beschaffenheit. Die Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Öffentliche Auftraggeber sind hier zum Teil bereits gut aufgestellt, ein Großteil ist aber noch dabei, die nötigen Anpassungen in den Systemen vorzunehmen. Neben dem Empfang der E-Rechnungen ist vor allem die mögliche medienbruchfreie Weiterverarbeitung eingehender E-Rechnungen eine Hürde, die umfangreicherer Anpassungen der internen Prozesse bedarf.
Mit einer Vielzahl unterschiedlicher Vorgaben auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene müssen sich gegebenenfalls die Unternehmen beschäftigen. Dazu zählen zum Beispiel unterschiedliche Rechnungseingangsportale, Übertragungswege oder Schwellenwerte. Software-Anbieter oder spezialisierte E-Rechnungs-Service-Provider stehen ihnen hier zur Seite. Gleichzeitig sollten Unternehmen die E-Rechnung als Chance begreifen. Denn einmal digitalisierte Rechnungsprozesse greifen nicht nur im B2G, sondern können auch als Blaupause für den B2B-Sektor dienen und für Kosten- sowie Wettbewerbsvorteile sorgen. Über das Rechnungswesen hinaus wird die Grundlage für die Digitalisierung weiterer Prozesse geschaffen und somit Wettbewerbsfähigkeit am Markt ermöglicht. Die papierlose Übermittlung hilft beim Bürokratieabbau, indem sie Vorgänge standardisiert und automatisiert. Sie ist umweltbewusst, schont personelle Ressourcen und beschleunigt Prozesse. Zudem steigert sie die Datenqualität, da die Fehler einer manuellen Übertragung entfallen.

Cloudbasiertes Produkt

Mit dem Sparkassen-Rechnungs-Service unterstützen und begleiten die Sparkassen Kommunen und Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse. Das cloudbasierte Produkt ermöglicht es, die Rechnungsbearbeitung vollständig in elektronische Vorgänge zu überführen. Dies beinhaltet sowohl die Prozessketten beim Rechnungseingang als auch beim Rechnungsausgang und schließt Dienstleistungen wie die Datenvalidierung, einen Rechnungsfreigabe-Workflow oder eine revisionssichere digitale Archivierung mit ein. Der S-Rechnungs-Service wird ohne Eingriff in die bestehende Infrastruktur der Kommune oder des Unternehmens integriert. Selbstverständlich erfüllt er die verbindlichen Rechtsgrundlagen des E-Government-Gesetzes.
Hohe Flexibilität, hohe Datensicherheit und optimierte Arbeitsprozesse – das sind die Pluspunkte des cloudbasierten Dienstes. Wer den Sparkassen-Rechnungs-Service nutzt, spart Kosten für den Ausbau der eigenen IT-Infrastruktur und deren Instandhaltung. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs wird dank des S-Rechnungs-Service zu einem digitalen Workflow. Eingangsrechnungen werden formell überprüft, angereichert und über den elektronischen Workflow zur Freigabe der Fachabteilung bereitgestellt. Dabei garantiert der S-Rechnungs-Service die Verarbeitung aller auch zukünftigen europäisch einheitlichen Datenformate. Nach erteilter Freigabe wird die Rechnung verbucht und kann bezahlt werden. Zuletzt werden die E-Rechnungen rechts- und revisionssicher digital archiviert.

Vollständige Umstellung

Mit Einführung des S-Rechnungs-Service für den Rechnungseingang können Kommunen und Unternehmen gleichermaßen deutlich Kosten reduzieren und Effizienzgewinne erzielen. So lassen sich bei einer vollständigen Umstellung papierbasierter auf durchgehend digitale Rechnungsprozesse bei kleineren Kommunen mit 4.000 Rechnungen pro Jahr bis zu 32.000 Euro interne Kosten einsparen, bei mittleren Kommunen mit 15.000 Eingangsrechnungen bis zu 120.000 Euro und bei großen Kommunen mit 80.000 Eingangsrechnung pro Jahr bis zu 640.000 Euro.
Viele größere Unternehmen haben bereits auf die E-Rechnung umgestellt. Selbstständige oder Kleinunternehmer hingegen tun sich mit dem Umstieg schwer. Oft erfassen sie ihre Rechnungen zum Beispiel noch mit Word oder Excel und haben Probleme mit der korrekten Rechnungserstellung im Sinne der §§ 14, 14 a UStG oder der korrekten Archivierung. Mit dem S-Rechnungs-Service easy unterstützt die Sparkassen-Finanzgruppe auch diese Gruppe bei der Umstellung. Mit dem cloudbasierten Produkt können Selbstständige und Kleinunternehmer unter anderem Kundendaten verwalten, Angebote erstellen, Zahlungen leisten und natürlich Rechnungen elektronisch empfangen und versenden.
Der S-Rechnungs-Service und der S-Rechnungs-Service easy sind ein Produktangebot von Giro­Solution, einem Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe und gleichzeitig Kompetenz-Center für E-Government. Gemeinsam mit den Sparkassen stellt GiroSolution digitale Lösungen für die Umsetzung von Digitalisierung, Bürgerwünschen und Gesetzesvorgaben zur Verfügung.