Kreis FürthE-Signatur vereinfacht Rechnungsworkflow

Täglich werden im Landkreis Fürth Dutzende Rechnungen signiert und verbucht. Dabei sorgen die E-Signatur und der Signaturservice der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) dafür, dass der Rechnungsworkflow nun einfacher und schneller abläuft. Denn das zuvor praktizierte Vorgehen, die Rechnungen auszudrucken und manuell zu signieren, war nach Angaben von Kreiskämmerer Martin Kohler zeitaufwendig und fehleranfällig: Es bestand die Gefahr, dass Rechnungen zu spät, doppelt oder gar nicht bearbeitet, signiert und weitergeleitet wurden. „Neben möglichen Fehlern war auch der Zeitfaktor wichtig: Wenn Mitarbeitende im Homeoffice waren, etwa während der Corona-Pandemie, konnten keine Buchungen angeordnet werden“, erklärt Kohler. Zwischenzeitlich gab es im Landkreis Fürth daher Pilotbereiche, welche die Signatur mittels hausinterner Public-Key-Infrastruktur (PKI) anbrachten, eine zertifikatsbasierte Sicherheitsdienstleistung für Bundes- und Landesbehörden.

Sicher dank kryptografischer Systeme

Im Zuge der Digitalisierung stellte sich dann die Frage, wie man den Anordnungsworkflow, inklusive Ablage, in der E-Akte realisieren könnte. Im Jahr 2022 wandte sich die Kämmerei daher an die AKDB. Mit deren Signaturservice können die Beantragung, Ausstellung, Verwaltung und Verlängerung elektronischer Zertifikate einfach und sicher durchgeführt werden. Weiteres technisches Equipment wie Smartcards oder Kartenlesegeräte sind nicht mehr nötig. Wie die AKDB weiter mitteilt, ist das System zudem äußerst sicher: Der jeweilige Mitarbeitende gibt nur eine persönliche PIN ein – die bei Bedarf neu ausgestellt wird. Die Signatur wird somit automatisch angeheftet. Dahinter steckt ein komplexes Verfahren: Aus der System-User-ID, der Verfahrens-ID und der PIN wird ein Hashwert berechnet. Der Server prüft das Bundle und erzeugt einen signierten Hash. Letzterer geht an den Desktop oder Laptop zurück und wird in die Datei integriert, die man signieren will. Die Datei selbst verlässt die Verwaltung nicht.
Der Zertifikatsserver befindet sich im BSI-zertifizierten AKDB-Rechenzentrum. Der Vorgang entspricht der fortgeschrittenen Signatur analog der Bayern-PKI. „Es ist eine Erleichterung, dass wir keine Hochsicherheitsserver mehr vor Ort betreiben müssen“, meint Kreiskämmerer Martin Kohler. „Die Nutzung des Signaturservices der AKDB ist einfach, und PDF-Dokumente können problemlos von jedem signiert werden, der technisch nicht bewandert ist.“

Digital vom Eingang zur Ablage

Mit dem Einsatz des Signaturservice sind Fehler unwahrscheinlich geworden: Denn werden beispielsweise Zertifikatsdaten falsch gemeldet, erfolgt automatisch eine Fehlersuche. „Fehler beim händischen Eingeben von Papiebelegen sind durch den E-Rechnungsworkflow nicht mehr möglich“, bestätigt Martin Kohler. „Und wir gewinnen durch das Signieren von Anordnungen, das auch aus dem Homeoffice heraus möglich ist, Zeit.“
Dennoch seien zu Beginn einige Herausforderungen zu meistern gewesen: „Das technische Zusammenspiel zwischen dem hausinternen Dokumenten-Management-System und der Übergabe an den E-Rechnungsworkflow eREB war etwas holprig. Aber jetzt klappt alles.“ Letztlich werde der komplette Workflow vom E-Rechnungseingang bis zur Auszahlung nun revisionssicher erfasst und archiviert.
Insgesamt nahm die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows inklusive Signaturservice im Kreis Fürth drei Jahre in Anspruch. Weitere gemeinsame Pläne gibt es bereits: Als nächstes soll in der Kreisverwaltung – voraussichtlich Mitte des kommenden Jahres – die webbasierte Finanz-Software OK.FINN der AKDB eingeführt werden.