HamburgE-Vergabe ausgebaut

Seit 2008 ist bei der Hamburg Port Authority (HPA) die Vergabeplattform RIB iTWO e-Vergabe public im Einsatz. Heute wird die Lösung nicht mehr nur für Bauleistungen, sondern auch für Dienstleistungen, freiberufliche Dienstleistungen sowie für den Materialeinkauf genutzt. „Die größten Projekte und damit auch das größte Volumen sind nach wie vor im Bereich der Bauleistungen zu finden“, erklärt Stefan Rechter, Leiter Zen­traler Einkauf der Anstalt öffentlichen Rechts. Jährlich wickelt die öffentliche Einrichtung in der Freien und Hansestadt Bauvorhaben zwischen rund 300 und 350 Millionen Euro ab. Dazu zählt der Bau von Brücken, Schleusen, Straßen und Tunneln. Zum Vergleich: Der Bereich Materialbeschaffung liegt bei rund zehn bis zwölf Millionen Euro jährlich. „RIB fiel damals schon in die engere Wahl, da wir uns ein Programm gewünscht haben, das ideal auf die Anforderungen von VOB-Ausschreibungen (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) zugeschnitten ist, da diese bei uns nach wie vor den Löwenanteil ausmachen“, sagt Stefan Rechter.

Unterstützung bei Fragen zur Systemnutzung

Das ist nicht bei allen Behörden in Hamburg der Fall. Aus diesem Grund sind neben der iTWO-Lösung, die außer bei der HPA noch bei drei weiteren Einrichtungen die Standardlösung für den Bereich Vergabe ist, auch andere Plattformen für die elektronische Vergabe im Einsatz. Bieterunternehmen stehen daher vor der Herausforderung, sich mit unterschiedlichen Systemen vertraut zu machen. „Größtenteils ist das unproblematisch“, berichtet Vanessa Möller, Leiterin der Zentralen Vergabestelle bei der HPA. Gemeinsam mit ihren beiden Kolleginnen Filiz Tekin und Simone Genzmer steuert sie die Zentrale Vergabestelle der HPA. Ihre Aufgabe besteht nicht nur da­rin, Ausschreibungen auf der RIB-Plattform zu veröffentlichen. Das Team unterstützt auch die internen Fachbereiche beim Einstellen von Dokumenten, Prüfungen oder Freigabeprozessen und steht den Bieterunternehmen Rede und Antwort, sollten Fragen zur Nutzung des Systems auftreten. „Für die meisten größeren und mittelständischen Bauunternehmen und Arbeitsgemeinschaften, die mit unserer Behörde bei Bauprojekten zusammenarbeiten, sind diese digitalen Vergabeprozesse heute gang und gäbe“, sagt Möller. „Dann und wann haben wir Unternehmen beim Erlernen der digitalen Angebotsabgabe unterstützt. Bei kleineren Firmen im Bereich des Garten- und Landschaftsbaus war dies beispielsweise erforderlich“, fügt die Leiterin der Zentralen Vergabestelle hinzu.

E-Vergabe wird ausgebaut

Derzeit befindet sich die Hamburg Port Authority im Ausbau der elektronischen Vergabe. Dieser Prozess soll parallel zum aktuellen Umstieg von SAP/R3 auf die neue Variante des ERP-Systems SAP S/4HANA erfolgen.
„Projektseitig müssen die Prozessschritte, Schnittstellen zu anderen Systemen, Formulare und ein neues Rollen- und Berechtigungskonzept erarbeitet werden“, erklärt Einkaufsleiter Stefan Rechter. „Diese werden derzeit in enger Zusammenarbeit mit RIB Software realisiert, sodass wir in der Lage sind, zahlreiche weitere Prozesse künftig durchgängig digital abzuwickeln.“