BewerbungsmanagementEine Software für alles

Fortschrittliche Kommunalverwaltungen ermöglichen seit mehr als 15 Jahren die Online-Bewerbung auf Stellenausschreibungen. Was einst skeptisch beäugt wurde, ist heute gefragt: der vollständig medienbruchfreie Workflow von der Stellenausschreibung über die Bewerbung bis hin zu den internen Entscheidungsprozessen. Viele Verwaltungen setzen dazu die Bewerbungsmanagement-Software NOLIS | Recruiting ein.
Neben rechtlichen Aspekten, etwa der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften, spielen hier die Optimierung der internen Entscheidungsprozesse und die Kostenminimierung eine wichtige Rolle. Dazu kommen derzeit die Einschränkungen durch die Corona-Pandemie. „Wenn wir das Bewerbungsmanagement nicht schon im Einsatz gehabt hätten, wäre die Einführung spätestens 2020 naheliegend gewesen“, betont Partho Banerjea, Leiter des Fachdienstes Strategische Steuerung und Entwicklung der niedersächsischen Gemeinde Neu Wulmstorf. „Während der Pandemielage konnten Stellenbesetzungsprozesse trotz eines Homeoffice-Anteils von durchschnittlich 70 Prozent unterbrechungsfrei durchgeführt werden.“

Aufwand reduziert

Florian Berner, bei der Stadt Burgwedel in Niedersachsen zuständig für Personal- und Organisationsentwicklung, schätzt im Tagesgeschäft außerdem die Zufriedenheit des Personals: „Mit NOLIS zu arbeiten macht Spaß. Von der Stellenausschreibung bis zur Entscheidung kann alles in einem Fachverfahren abgewickelt werden. Zudem lässt sich durch diverse Vorkonfigurationen sehr viel Zeit sparen, insbesondere im Schriftverkehr mit den Bewerbenden.“ Yannick Sachau aus dem Kreis Osterholz berichtet: „Die Arbeitseffizienz im Personalservice wird durch den Einsatz von NOLIS | Recruiting um ein Vielfaches gesteigert. Für Bewerber kann der Aufwand ebenso reduziert werden wie für Personaler und sonstige Entscheider. Das Verfahren verspricht Transparenz und ermöglicht eine schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Die Software unterstützt darüber hinaus bei der Einhaltung der hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen.“ Dazu gehören neben rein technischen Aspekten, etwa eine verschlüsselte Datenübertragung, vor allem ein umfangreiches Rollen- und Rechte-Management sowie das automatische Sperren und Löschen von Bewerbungen nach Abschluss eines Verfahrens.

Besseres Ranking in Suchmaschinen

Auch Hans-Jürgen Schenk, Verwaltungsleiter der Stadt Karben, sieht wesentliche Vorteile beim Einsatz eines bewährten und auf kommunale Gegebenheiten abgestimmten Software-Verfahrens: „NOLIS | Recruiting verkürzt den Stellenbesetzungsprozess zeitlich enorm, da nun alle am Verfahren Beteiligten, etwa der Fachbereich, die Personalvertretung, Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte oder gegebenenfalls die Schwerbehindertenvertretung, gleichzeitig die Bewerbung direkt nach deren Eingang erhalten.“ Ein weiterer wichtiger Punkt ist die nahtlose Einbindung der Stellenausschreibungen in den kommunalen Internet-Auftritt oder ein Karriereportal. Das führt zu einem deutlich besseren Ranking in Suchmaschinen und ermöglicht eine schnelle und intuitive Bewerbung. Zudem kann die Kommune hier, neben den Stellenangeboten weitere Informationen über die Verwaltung als Arbeitgeber, Karrierechancen oder das künftige Wohn- und Lebensumfeld präsentieren – Faktoren, die für die Personalgewinnung zunehmend an Bedeutung gewinnen. Diese Einbindung durch dynamische Templates unterscheidet das NOLIS-Angebot von vielen anderen Produkten.

Optisch vollständig integriert

Eine optisch vollständige Integration in die kommunale Website hat NOLIS bereits für zahlreiche Verwaltungen realisiert, unter anderem für die Stadt Nienburg und den Landkreis Leer in Niedersachsen oder die Stadt Bad Lippspringe in Nordrhein-Westfalen. Für ein eigenständiges Karriereportal haben sich unter anderem die niedersächsischen Städte Hildesheim und Langenhagen sowie der Kreis Offenbach in Hessen entschieden.
Neben der Veröffentlichung von Stellenangeboten auf der eigenen Website stehen weitere Publikationskanäle zur Verfügung. Per Schnittstelle werden auf Wunsch der jeweiligen Verwaltung Stellenangebote automatisch an das kostenfreie Stellenportal des Bundes für den öffentlichen Dienst und zur Job-Börse der Bundesagentur für Arbeit übertragen. Auch die Übertragung zur kostenpflichtigen Stellenbörse Interamt ist möglich.

Stellen bequem ausschreiben

Die Verwaltungen sind vom Nutzen der Software überzeugt. Bei Umfragen im Anwenderkreis werden immer wieder wesentliche Merkmale betont: der schnelle, zeitgleiche Zugriff auf eingegangene Bewerbungen inklusive individueller Rechtezuweisung, die integrierten Auswertungsmöglichkeiten, die zentrale Erstellung von E-Mail-Vorlagen für diverse Anlässe, die fachspezifischen, frei formulierten Fragen an die Bewerbenden sowie nicht zuletzt die Nutzung von Ausschreibungsvorlagen für unterschiedliche Stellentypen. Das macht die Einrichtung einer neuen Stellenausschreibung bequem und schnell möglich und hat Ersparnisse zur Folge, die sich in Zahlen ausdrücken lassen. „Die Gemeinde Neu Wulmstorf hat in einem Zeitraum von fünf Jahren einen Prozesskostengewinn von etwa 40.000 Euro erzielt“, berichtet Partho Banerjea aus Neu Wulmstorf.