AppsEinfach arbeiten

In den Bauhöfen und Betrieben der Städte, Kreise und Gemeinden wird hart gearbeitet. Je nach Auftragslage werden Grünanlagen gepflegt, Straßenreparaturen durchgeführt, Müll entsorgt und vieles mehr. Die Arbeiten werden für den eigenen Arbeitgeber oder für externe Auftraggeber erbracht. Es kommen schwere Maschinen zum Einsatz, gefährliche Stoffe und Chemikalien, kleine Gerätschaften und ganz besonders menschliches Know-how. All dies muss zielgerichtet gesteuert und natürlich auch abgerechnet werden. Die Mitarbeiter möchten bezahlt werden, die Maschinen müssen gewartet und instandgehalten werden, das Material muss beschafft werden. All dies kostet Geld und soll refinanziert werden.

Leistungen mobil erfassen

Damit die getane Arbeit korrekt abgerechnet werden kann, müssen die Mitarbeiter ihre Leistungen penibel aufschreiben: Welche Maschine wurde genutzt? Welches Material wurde verwendet? Wie lange war die Mannschaft mit der Tätigkeit beschäftigt? Darüber hinaus müssen weitere Faktoren berücksichtigt werden: Gibt es beispielsweise eine Erschwernis- oder Gefahrenzulage? Diese Informationen benötigt die Buchhaltung für die Abrechnung mit den Auftraggebern. Nicht zuletzt müssen auch die Gehälter der Arbeiter korrekt überwiesen werden.
Nach getaner Arbeit kommt es für die Mitarbeiter vor Ort zum leidigen Schreibkram. Die Nachweise werden vorerst auf einem Zettel erfasst. Das Ganze muss nun in die Software übernommen werden – entweder die Arbeiter selbst oder eine Buchhaltungskraft entziffert die handschriftlichen Aufzeichnungen und gibt die Daten nachträglich in das System ein.
Das Unternehmen Infoma bietet für die Finanzlösung newsystem inzwischen eine mobile App an. Direkt auf dem Smartphone können vor Ort zu einem Auftrag die jeweiligen Leistungen erfasst werden. Nicht auf einem Zettel, sondern direkt in der App. Zeiten, Maschinen, Materialeinsatz – alles wird in der App erfasst. Auch Bilder können zu Dokumentationszwecken aufgenommen und zugeordnet werden. Bei der Synchronisation werden die Daten an das Buchhaltungssystem newsystem übertragen und können direkt weiterverarbeitet und verbucht werden. Datenänderungen aus der Verwaltung und dem Rechnungswesen – etwa neue Aufträge – können gleichzeitig an das mobile Endgerät übermittelt werden.

Keine handschriftlichen Zettel mehr entziffern

Die Kommunalen Betriebe Soest haben die neue App von Infoma im Einsatz. Rechnungswesen-Leiter Wido Föckeler und Betriebsleiter Axel Ruster sind zufrieden, dass sich die Mitarbeiter vor allem wieder auf das konzentrieren, was sie am besten können: Gute Arbeit. „Ein Landschaftsgärtner will von seiner Zeit so wenig wie möglich mit Buchhaltung und Papierkram verbringen“, sagt Föckeler. Und einer Buchhaltungskraft sei es kaum zuzumuten, die handschriftlichen Zettel der Außendienstkollegen tagein tagaus zu entziffern und in die Software zu tippen. Axel Ruster erläutert: „All das waren bisher Prozesse, die für Unzufriedenheit gesorgt haben. Nach einem kooperativen Entwicklungsprozess konnten wir für unsere Mitarbeiter Rahmenbedingungen schaffen, die ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.“
Bei der Einführung der App wurden die Kommunalen Betriebe Soest vom Unternehmen Citkomm begleitet. Der kommunale IT-Dienstleister berät und unterstützt seine Kunden rund um die kaufmännischen Module von newsystem wie Auftragsabwicklung, Ressourcenverwaltung, Einkauf, Lager und Leistungserfassung. Betriebsleiter Ruster sagt: „Die Citkomm kennt sich mit der Software aus – und sie kennt unsere Bedürfnisse. Diese Kombination machen die Kollegen vom Rechenzentrum für uns zu den Experten, die wir vor Ort brauchen.“
Ist in newsystem die Leistungsdatenerfassung bereits im Einsatz, ist es für den Kunden nur noch ein kleiner Schritt bis zur Nutzung der App. In einem übersichtlichen Projekt werden in kurzer Zeit gemeinsam mit den Kunden vor Ort die Anforderungen, die die Buchhaltung an die Leistungserfassung hat, festgezurrt. Es wird festgelegt, welche Daten auf dem mobilen Gerät dargestellt und erfasst werden sollen. Die technische Anbindung und Umsetzung erfolgt durch Citkomm. Kurz und bündig wird den Mitarbeitern dann im Außendienst erklärt, welche Daten sie auf dem Endgerät sehen und welche sie ergänzen müssen. Die Synchronisation erfolgt auf Knopfdruck.