Kreis BorkenEinführung digitaler Sozialakte

Im Jahr 2021 stellen alle Jobcenter im Kreis Borken nach und nach auf die digitale Aktenführung und den digitalisierten Postein- und -ausgang um. Die Umstellung betrifft 17 Städte und Gemeinden. Wie der nordrhein-westfälische Kreis mitteilt, machte Borken den Anfang, gefolgt von den Jobcentern der Städte Rhede, Velen, Heek und Gronau. Dort gehören Papierakten nun der Vergangenheit an. Auch postalisch eingehende Unterlagen scanne ein zentraler Dienstleister ein und stelle sie dann elektronisch bereit. Laut Kreis wirkt sich die Umstellung positiv auf die dort betreuten SGB-II-Bedarfsgemeinschaften aus: Die digitale Akte verbessere den Service deutlich.
Für die E-Sozialakte müsse zunächst ein Dienstleister alle bestehenden Akten scannen und in eine Software integrieren. Anschließend seien die E-Sozialakten jederzeit und mit nur einem Klick für das Personal der Jobcenter verfügbar. Die Mitarbeitenden könne Auskünfte so schneller als zuvor geben. Der Datenschutz werde dabei eingehalten. Die betroffenen Bürgerinnen und Bürger brauchen in der Regel keine Originalunterlagen mehr vorzulegen. Es genügen Kopien. Nach einer Aufbewahrungsfrist von acht Wochen werden die eingereichten Unterlagen datenschutzkonform vernichtet. Postausgänge werden ebenfalls digital an einen Dienstleister übergeben. Dieser übernehme das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Zustellen. Für die Empfängerinnen und Empfänger ändere sich dabei nichts. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hingegen werden entlastet, da sich die Papierflut minimiere. Zudem entspanne sich die schwierige Raumsituation, die in einigen Jobcentern aufgrund fehlender Bürokapazitäten herrsche. Dies gelte umso mehr, da die digitale Aktenführung mehr Möglichkeiten für Homeoffice-Tätigkeiten erschließe. Insgesamt entstehen durch die E-Sozialakte neue Formen der interkommunalen Zusammenarbeit der Städte, Gemeinden und der Kreisverwaltung.
Laut dem der nordrhein-westfälischen Kreis ist die digitale Akte nach Auffassung aller Beteiligten nur ein erster Schritt in Richtung weiterer Online-Angebote: Wenn demnächst in allen 17 Jobcentern im Kreis die digitale Aktenführung möglich sei, werden auch weitere Abteilungen der Sozialämter der Städte und Gemeinden im Kreisgebiet sowie der Kreisverwaltung Borken an die E-Sozialakte angebunden. Die Gesamtfertigstellung des Großprojekts werde sich voraussichtlich bis Ende 2022 erstrecken.
Die Kosten für die E-Sozialakten belaufen sich jährlich etwa auf 130.000 Euro. Im Bereich des Jobcenters werden sie aus den Mitteln für Verwaltungskosten finanziert, die der Bund bereitstelle. Im Gegenzug ergeben sich dank der umfangreichen Digitalisierungsmaßnahmen im Projekt E-Sozialakte für die öffentliche Hand deutliche Effizienz- und Einsparungspotenziale.