Langenfeld / MettmannELKO spart Zeit

Um die Verarbeitung von Ein- und Auszahlungen im Kassengeschäft zu unterstützen, haben sich im nordrhein-westfälischen Kreis Mettmann unter anderem die Städte Langenfeld (Rheinland) und Mettmann für das Modul Elektronischer Kontoauszug (ELKO) als Erweiterung des ab-data Web Finanzwesens entschieden. In der Praxis sorgt das für eine deutliche Zeitersparnis.
Das ab-data Web Finanzwesen zählt bundesweit zu den führenden ERP-Fachverfahren für Kommunen. Es bietet bereits im Standardumfang zahlreiche Funktionen zur Abwicklung des gesamten baren und unbaren Zahlungsverkehrs inklusive der Verbuchung aller Kassenvorgänge. Als einer der Vorreiter für webbasierte Produktinnovationen stellte ab-data im Jahr 2017 den neuentwickelten Elektronischen Kontoauszug vor. Mithilfe dieses Zusatzmoduls kann jede Verwaltung das ab-data Web Finanzwesen um eine selbstlernende Software-Komponente erweitern, die den Umstieg von der einzelfallbezogenen auf die automatisierte Massendatenverarbeitung unterstützt.

Treffergenauigkeit erhöhen

Die Anwendung macht Gebrauch von eigenentwickelten Verarbeitungslogiken, die den optimalen Abgleich von Zahlungen und offenen Posten, das so genannte Matching, ermöglicht. Die Funktionen des ELKO zielen darauf ab, die Treffergenauigkeit im Matching-Prozess zu erhöhen. Dazu kann der Anwender unter anderem flexible Mustervorgaben von Kassenzeichen inklusive der Zuordnung zu bestimmten Sachbearbeitern definieren. Zusätzliche Filter wie Ränge und Margen erlauben eine kunden- und zahlwegindividuelle Feinjustierung. Auch das Auslesen des Verwendungszwecks mit selbstlernender Zuordnungsautomatik dient einer optimierten Steuerung, beispielsweise bei der Durchführung von Daueraufträgen. Die dabei vorgeschlagene Zuordnungs- und Buchungsliste kann individuell oder maschinell bearbeitet werden.
Das Auslieferungskonzept des Elektronischen Kontoauszugs bietet einen weiteren Vorteil: Es ermöglicht die einfache Integration in die ab-data Gesamtanwendung mittels vorinstallierter Plug-and-Work-Lösung. Eine aufwendige Installation ist nicht notwendig. Die Lösung kann kundenindividuell nach den jeweiligen Bedürfnissen und Anforderungen konfiguriert und skaliert werden. Dank der selbstlernenden Buchungslogik entspricht der ELKO dem maximalen Automatisierungsgrad. Durch die effiziente und ressourcensparende Anwendung können Personalkosten im Tagesgeschäft reduziert werden. Die letzte Kontrolle verbleibt aber stets bei den Mitarbeitern im Kassengeschäft. „Die Technologie muss immer kontrollierbar sein und dem Menschen dienen“, betont ab-data-Geschäftsführer Markus Bremkamp.

In Langenfeld bewährt

Seit der ersten Vorstellung des ELKO im Jahr 2017 haben sich bereits mehr als 100 Kunden für den Einsatz des Produkts entschieden. Alle Kommunen verfolgen damit das Ziel, mithilfe künstlicher Intelligenz zusätzliche Automatisierungspotenziale auszuschöpfen und sich weitgehend monotone Arbeiten wie das Abtippen von Belegen zu sparen.
Wie erfolgreich das sein kann, hat die 60.000 Einwohner zählende Stadt Langenfeld im Kreis Mettmann bereits im Jahr 2019 empirisch ermittelt: Hier hat die Verwaltung nach der Hinterlegung von rund 360 allgemeinen Mustern sowie der Speicherung von 1.700 individuellen, fehlerbehafteten Mustern aus Verwendungszwecken nach anderthalb Jahren Echteinsatz des Elektronischen Kontoauszugs eine beeindruckende Trefferquote bei der Mustererkennung von über 95 Prozent vorzuweisen. „Der ELKO ist ein wachsendes und lebendiges System, das auch dank anlernbarer Logik immer weiter wächst und bessere Ergebnisse liefert“, sagt Heike Enners, Kassenleiterin der Stadt Langenfeld. „Bei uns konnte durch den ELKO eine halbe Stelle eingespart werden. Die Kolleginnen und Kollegen sind froh über die Reduzierung der monotonen Erfassungsarbeiten und die damit gewonnene Zeit, die sie jetzt intensiver in die Sachbearbeitung fließen lassen können.“

Mettmann zieht nach

Diesem Beispiel ist schließlich auch die Kreisstadt Mettmann gefolgt. Hier ist der Elektronische Kontoauszug seit Sommer 2020 im Einsatz. Das Produkt und mit ihm der Einsatz selbstlernender Buchungslogik hat sich im Praxistest bewährt, wie Karin Liedtke, Sachbearbeiterin bei der Stadtkasse Mettmann, bestätigt: „Die Umsetzung des ELKO in ab-data ist leicht verständlich und zielorientiert in der Bedienung. Das Einlesen der Belegdatei ist bedienerfreundlich und einfach in der Handhabung, das Erkennen der Kassenzeichen und Haushaltstellen funktioniert unerwartet gut.“ Lob erfährt in der Kreisstadt auch die gesamte Übernahme aller Informationen des Belegs. Das erspare Rückfragen aus den betreffenden Fachbereichen. „Mit jeder Buchung wird ELKO intelligenter, denn jede nicht getroffene Zuordnung wird als neues Muster entsprechend angelegt. Das System zeigt praktikable Buchungsvorschläge an. Die Einrichtungskriterien wurden uns durch ab-data dargelegt und es macht jeden Tag viel Freude, das System zu füttern und leben zu lassen“, sagt Karin Liedtke. „Durch die unkomplizierte Speicherung von Mustern haben wir eine wesentliche Erleichterung in der Verarbeitung des Buchungsvorgangs bemerkt. Innerhalb kürzester Zeit konnten wir in der zeitlichen und praktischen Umsetzung eine Verbesserung von circa 30 Prozent erreichen.“ Als weiteren Vorteil der neuen Lösung nennt Liedtke, dass nun keine Papierberge in Form von Kontoauszügen mehr anfallen, zudem sei es nicht mehr nötig, die Belege auf die verschiedenen Sachbearbeiter innerhalb der Stadtkasse zu verteilen. Ihr Fazit: „Der Anfang war mühselig und eine Umstellung, aber es hat sich gelohnt. Wir können wirklich anraten, auf diese Variante des Buchens umzusteigen.“