GesamtabschlussErfahrung von Vorteil

Mit der Neuaufstellung der Abteilung 2 – Bilanzen im Bereich Haushalt und Steuerung sowie einem neuen Verantwortlichen für die „Implementierung des kommunalen Gesamt-(Konzern)-Abschlusses (KGA) für den Konzern Hansestadt Lübeck“ tat Lübeck Anfang 2015 einen wesentlichen Schritt im Rahmen der Umstellung auf die Doppik. Die folgenden vier Jahre waren mit umfangreichen Vorarbeiten gefüllt – bis hin zur Entscheidung, ob insbesondere aufgrund der Vielzahl der zu konsolidierenden Konzernunternehmen eine Konsolidierungssoftware besser sei als eine reine Excel-Variante. Die Wahl fiel dann letztendlich auf die Lösung IDL.KONSIS von Anbieter IDL.

Vieraugenprinzip sicherstellen

2019 wurde die Software installiert, mit ihr gearbeitet wird seit 2020 – zunächst mit nur einer Sachbearbeiterin in Vollzeit. Zudem erfolgten außerhalb von IDL.KONSIS weitere intensive Vorarbeiten für den Kommunalen Gesamtabschluss. Anfang 2021 konnte das Projekt dann mit einer weiteren, neu eingestellten Sachbearbeiterin in Teilzeit Schwung aufnehmen. Durch die zweite Mitarbeiterin war zudem das geforderte Vieraugenprinzip für Buchungen sichergestellt. Nicht zu vernachlässigen ist, dass man sich im Team bei der Bewertung der Vielzahl an Einzelsachverhalten, die meist auch noch neu sind, gegenseitig unterstützen kann. Bei beiden neuen Mitarbeitenden waren praktische Vorkenntnisse aus Konzernbuchhaltungen vorhanden.
Darüber hinaus griff die Hansestadt Lübeck ab diesem Zeitpunkt auf das Wissen und die Erfahrung eines Fachberaters des Herstellers IDL zurück – zum einen, um die Software besser zu verstehen sowie die Konten korrekt einzurichten und zu verdrahten, was die Voraussetzung für deren Konsolidierung ist. Zum anderen half der Berater bei grundlegenden Themen, etwa bei der Definition der abzubildenden Konzernstruktur in der Software oder der Bearbeitung komplexerer Themen wie der späteren Kapitalkonsolidierung.

Konzernkontenrahmen stetig anpassen

Ausgehend von den ersten Erfahrungen bei der Auswertung aller SuSa-Rückläufer (Summen- und Saldenlisten, kontenbasiert) des jeweiligen Jahresabschlusses 2019 wurde entschieden, den Konzernkreis aus dem „Unternehmen“ Hansestadt Lübeck, 20 weiteren einzelnen Unternehmen sowie dem Stadtwerkekonzern im Gesamten als so genanntem Teilkonzern zu bilden.
Daraus wurde anschließend der Konzernkontenrahmen mit insgesamt rund 200 einzelnen Konten entwickelt und in IDL.KONSIS hinterlegt. Allein der Kontenrahmen des Konzernunternehmens „Hansestadt Lübeck“ umfasst allerdings gut 5.000 Konten. Konzernweit rechnet die Stadt damit, dass jährlich aus unterschiedlichsten Gründen gut 300 Anpassungen erforderlich werden, die dann auf ihre Relevanz bezüglich des Konzernkontenrahmens zu prüfen und gegebenenfalls dort umzusetzen sind.
An der Erstellung des Gesamtabschlusses der Hansestadt Lübeck wirken die Haupt-, die Anlagen- sowie vordringlich die Bilanzbuchhaltung mit. Den ersten beiden Sachgebieten kommen dabei – ausgehend von den eigentlichen Jahresabschlussarbeiten zum Kernhaushalt – insbesondere die Vorarbeiten für den Gesamtabschluss zu. Dazu gehört etwa, dass bereits im laufenden Jahr sichergestellt wird, dass für alle konzernrelevanten Buchungen im originären Buchhaltungsprogramm die so genannten Konzernmarker gesetzt sind. Diese Aufgabe wird in Lübeck auch zukünftig anfallen, da es viele Vorprogramme gibt, die ihre buchhaltungsrelevanten Zahlen via Schnittstellen einspeisen – diese können erst danach und nur manuell konzerntauglich gemacht werden. Die Hauptarbeit für den Gesamtabschluss übernimmt das Sachgebiet Bilanzen. Das Sachgebiet Gesamtabschluss hingegen, welches den Abschluss verantwortet, verfügt über keine eigenen Personalkapazitäten und bedient sich im Sinne einer Matrixorganisation der jeweils benötigten Mitarbeitenden aus den anderen Sachgebieten.

Enge Abstimmung erforderlich

Die Buchhaltungen der Unternehmen (intern und extern) sind die vordringlichen Partner für alle Abstimmungserfordernisse der städtischen Konzernbuchhaltung; ergo bedarf es gerade in den ersten Jahren der Implementierung eines Gesamtabschlusses einer engen zeit- und kapazitätsmäßigen Abstimmung, um einen für alle Beteiligten passenden Ablauf zu sichern. Hier ist die kommunale wirtschaftliche Realität zu beachten, dass die Verwendung des Begriffs „Konzern“ nicht gleichbedeutend ist mit dem tatsächlichen Existieren eines zentral geführten privatwirtschaftlichen Konzerns mit in der Regel zwingend einheitlichen Regelungen und Vorgaben insbesondere für die Buchhaltungen.
Diesem Umstand trägt die schleswig-holsteinische Gemeindeordnung mit ihren „weichen“ Regelungen Rechnung. Es wären demnach eine ganze Reihe von Erleichterungen in der Aufstellung des Kommunalen Gesamtabschlusses möglich. Die Hansestadt Lübeck hat sich jedoch entschieden, die kontengenauen Abstimmungen zu nutzen, welche die Lösung IDL.KONSIS bietet. Denn dies bringt einen deutlichen Mehrwert in Form von Transparenz der konzerninternen Leistungen mit sich.
Die für einen Konzernabschluss so wichtige Intercompany(IC)-Abstimmung musste nicht nur in die Gedanken der beteiligten Buchhaltungen, sondern auch in die Abläufe aller Beteiligten eingebaut werden. Das betrifft auch all diejenigen, die dezentral für Leistungen zuständig und somit zumindest für deren Vorerfassung verantwortlich sind. Ein Teilprozess, der in Lübeck immer noch viel Aufmerksamkeit in der Abstimmung erfordert. Denn: In IDL.KONSIS werden entsprechende falsche Zuordnungen sofort erkannt; die sich daran anschließende Aufklärungsarbeit verbleibt dann beim KGA-Team.

Wissen ist essenziell

Essenziell ist hier das Wissen um alle konzernrelevanten Zahlungsströme. Wird dies bereits im Vorfeld als Grundvoraussetzung identifiziert und im weiteren Verlauf berücksichtigt, so sorgt der KGA-Prozess für ein insgesamt besseres Bearbeiten der eigentlichen Jahresabschlussarbeiten als Notwendigkeit der darauf aufsetzenden KGA-Arbeiten. Man erhält so definitiv ein tieferes Verständnis der konzerninternen Leistungsbeziehungen und erleichtert sich damit die Aufstellung des eigenen Abschlusses.
Aus den bisherigen Implementierungserfahrungen der Hansestadt Lübeck lässt sich klar konstatieren: Diejenigen Sachbearbeitenden, welche die Software nutzen und die Schnittstelle zu den Unternehmensbuchhaltungen bilden, sollten unbedingt Konzernbuchhaltungserfahrung haben. Damit ist zum einen das gemeinsame Verständnis für den entsprechenden Abschlusserstellungsprozess mit den Konzernunternehmen gegeben, zum anderen ist so eine einheitliche Sprache bezüglich der fachlichen Notwendigkeiten vorhanden. Auch sollten Kommunen insbesondere in der Implementierungsphase genügend Beraterstunden einplanen; dies macht das komplexe Projekt Kommunaler Gesamtabschluss sehr viel sicherer und minimiert spätere Nachbesserungserfordernisse. In Lübeck konnte der Prozess der KGA-Aufstellung zudem gewinnbringend für die Optimierung der Prozesse zum Kernhaushaltsabschluss genutzt werden.