InterviewErfahrungen nutzen

Herr Frühwacht, Herr Suhren, eine der ersten Fragen, die sich bei der Projektierung des kommunalen Gesamtabschlusses stellt, betrifft die Software-Basis – meist mit der Überlegung: Make or buy? Was sind Ihre Erfahrungen hierzu?

Frühwacht: Der Einstieg in die Konsolidierung über eine eigenentwickelte Excel-Umgebung erscheint oft als naheliegende Lösung. Davon können wir #bild2 aber nur abraten. Schon allein die Anforderungen des Rechnungsprüfungsamts (RPA) hinsichtlich der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des rechtssicheren Abschlusses können Excel-Lösungen kaum erfüllen. Wie Anwender unserer Konsolidierungssoftware IDL.KONSIS berichten, sorgen die enthaltenen fachlichen Parameter, die prozessorientierte Führung des Nutzers und Plausibilitätsprüfungen bereits im ersten Jahr für ein effizientes Arbeiten und korrekte Ergebnisse. In den Folgejahren sichern vorgegebene Automatismen die geforderte Kontinuität der Konzernrechnungslegung. Unserer Erfahrung nach ist es daher effektiver, von Anfang an in die Einführung einer professionellen Konsolidierungssoftware zu investieren.

Suhren: Die Erstaufstellung des Gesamtabschlusses für die Stadt Duisburg im Jahr 2010 war bei uns mit 30 beteiligten Gesellschaften relativ aufwendig. Unsere Erwartungen, dass durch ein gut durchdachtes Fachkonzept und eine bewährte, einfach zu beherrschende Konsolidierungssoftware die nachfolgenden Abschlüsse wesentlich schneller durchzuführen sind, haben sich jedoch voll und ganz erfüllt. Zur Erstellung des Gesamtabschlusses mit IDL.KONSIS benötigen wir heute weniger als einen halben Tag. Die IT-Anwendung ist zudem deutlich sicherer, als es eine Excel-Lösung je sein könnte. Besonders vorteilhaft finden wir, dass die Anwender durch das System geführt werden und strukturiert arbeiten können. Damit hat sich der Aufwand für die Einführung der Software unserer Einschätzung nach schon im ersten Folgejahr gerechnet.

„Der kommunale Gesamtabschluss ist insbesondere bei der Erstaufstellung eine fachlich komplexe Aufgabe.“
Welche Vorgehensweise hat sich bei der Einführung des Gesamtabschlusses bewährt?

Suhren: Bei der Einführung wurde unser Projekt-Team durch eine IDL-Beraterin unterstützt. Hier galt es, die Jahresabschlussdaten aller städtischen Beteiligungen im Konsolidierungskreis in das Neue kommunale Finanzmanagement (NKF) zu transferieren und unter Eliminierung interner Kapital-, Finanz-, Lieferungs- und Leistungsbeziehungen die Gesamtbilanz der Stadt Duisburg aufzustellen. Kurz nach Projektstart wurde ein Plan erarbeitet, in dem sämtliche Positionen des Gesamtabschlusses differenziert aufgelistet sind. Damit steht heute ein Gesamtkontenrahmen zur Verfügung, der genau festlegt, welche Position eine Summenposition ist und welche einem Konto entspricht. Auch die Anforderungen an die Gesellschaften zur Datenlieferung konnten auf dieser Basis frühzeitig spezifiziert werden. Schon im Lauf der Implementierung haben wir uns zeigen lassen, wie wir im System selbstständig neue Konten oder Positionen einrichten oder eine neue Gesellschaft anlegen können. Da wir rasch gelernt haben, unser System zu beherrschen und Strukturen aufzubauen, sind Externe heute bei der Aufstellung des Abschlusses nicht beteiligt, was die Prüfung wesentlich vereinfacht. Die Möglichkeit, das Konsolidierungssystem eigenständig zu betreuen, bringt uns entscheidende Zeit- und Kostenvorteile.

Frühwacht: Die Kombination aus fachlicher Hilfe zur Aufstellung des Erstabschlusses und einer anwenderfreundlichen Software, die in den Folgejahren die eigenständige Durchführung der Konsolidierung ermöglicht, hat sich auch aus unserer Sicht hinsichtlich nachhaltiger Qualität und Kosteneffizienz als vorteilhaft für die Kommunen erwiesen. Der kommunale Gesamtabschluss ist insbesondere bei der Erstaufstellung eine fachlich komplexe Aufgabe. Es ist daher sinnvoll, erfahrene Konsolidierungsexperten hinzuzuziehen und das Rad nicht neu zu erfinden. Zugleich sollte jedoch intern Fachwissen aufgebaut und in entsprechenden organisatorischen Strukturen verankert werden – hier hat sich der Coaching-Ansatz im Rahmen unserer Implementierungsprojekte bewährt.

Welche typischen Erfolgsfaktoren und Fallstricke gibt es bei der Einführung?

Frühwacht: Der nötige Abstimmungsaufwand mit allen Beteiligten sollte nicht unterschätzt werden. Grundsätzlich ist es wichtig, möglichst früh mit der Projekteinrichtung zu starten und alle rechtzeitig ins Boot zu holen. Erfahrungsgemäß sind die Qualität der Intercompany-Salden und die damit einhergehende Abstimmung von Differenzen oder Fragestellungen bezüglich der Neubewertung von Gegenständen des Anlage- und des Sachvermögens zeitaufwendig. Auch die Sensibilisierung der Beteiligungen im Hinblick auf die Qualität der Meldedaten und Termintreue ist ein Dauerthema – hier ist Rückendeckung durch die Verwaltungsleitung wichtig und eine Richtlinie für den kommunalen Gesamtabschluss hilfreich.

Suhren: Bei uns war auch die frühzeitige Einbeziehung des Rechnungsprüfungsamts ein Erfolgsfaktor. Wir haben Mitarbeitern des Amts Leserechte für unser Konsolidierungssystem eingerichtet. Damit ist das RPA von Anfang an in den Konsolidierungsprozess eingebunden und kann Einträge und Änderungen nachverfolgen. Die genaue Dokumentation im System räumt dem Rechnungsamt die nötigen Kontrollmöglichkeiten ein und ist damit entscheidend für die reibungslose Abwicklung und Abnahme des Gesamtabschlusses.