Donnerstag, 5. Dezember 2024

Dokumenten-ManagementErfolg im Verbund

[19.09.2013] Mehrere Kunden der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (KDVZ) Rhein-Erft-Rur haben sich für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems entschieden. Die kommunale Zusammenarbeit spart Zeit und Geld.
KDVZ: Kommunen kooperieren bei DMS-Einführung.

KDVZ: Kommunen kooperieren bei DMS-Einführung.

(Bildquelle: Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur (KDVZ))

Drei Landkreise – Düren, Euskirchen und Rhein-Erft – bilden zusammen mit 34 Städten und Gemeinden das Verbandsgebiet der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (KDVZ) Rhein-Erft-Rur. Viele von ihnen haben sich in den vergangenen zwei Jahren mit dem Thema Dokumenten-Management beschäftigt, entweder in Eigenregie oder zusammen mit ihrem Rechenzentrum. Durch gemeinsame Nutzung fährt die einzelne Kommune dabei viel güns­tiger, so die Erfahrung.
Die KDVZ Rhein-Erft-Rur mit Sitz in Frechen ist als kommunaler Zweckverband Full-Service-IT-Dienstleister für seine Mitglieder. Er stellt seinen Kunden Netz- und Rechnerkapazitäten zur Verfügung und betreut zahlreiche Fachanwendungen, darunter das Finanzverfahren newsystem kommunal von Anbieter Infoma. Zu dessen Nutzern gehört auch die Stadt Pulheim, die bereits 2007 ein Dokumenten-Management-System (DMS) für den Aufbau einer digitalen Steuerakte eingeführt hat. Weil d.3 über eine Schnittstelle zu Infoma und dem seinerzeit eingesetzten Finanzverfahren KIRP verfügte, wählte die IT-Abteilung die Software der d.velop AG und ließ sie vom Partner codia installieren. Inzwischen sind in Pulheim weitere d.3-basierte DMS-Lösungen im Einsatz, etwa für die Vertragsverwaltung im IT- und Immobilien-Management sowie für die Bereiche Personalwesen, Baugenehmigung, Kassenwesen und Aktenplan. Ähnlich ist es in der benachbarten Verwaltung der Stadt Wesseling. Dort startete man mit der digitalen Steuerakte und einem DMS für den Bereich IT-Service/-Einkauf. 2012 führte Wesseling dann die digitale Personalakte ein und stattet aktuell sein Bürgeramt mit dem d.3-System aus, hier integriert in das Fachverfahren OK.EWO im Einwohnermeldewesen. Das Resultat jeweils: schnelle Recherche und sofortige Auskunftsfähigkeit bei Anfragen sowie der Wegfall von Hunderten von Aktenordnern.

Gemeinsame Lösung

Was Pulheim und Wesseling im Alleingang stemmten, konnten oder wollten andere Kommunen nicht leisten. Denn wie bei allen IT-Services, lässt sich auch beim DMS-Einsatz viel Geld sparen, wenn man sich eine gemeinsame Lösung teilt. Basierend auf den Erfahrungen aus Pulheim sowie nach Gesprächen mit anderen Rechenzentrumsbetreibern innerhalb der Dachorganisation KDN beschäftigte sich die KDVZ deshalb seit 2011 verstärkt mit dem Thema Dokumenten-Management und begutachtete verschiedene Produkte. „Die Software d.3 lag beim Preis-Leistungs-Verhältnis klar vorne“, sagt Karl-Matthias Pick, Fachbereichsleiter Sicherheit und Ordnung bei der KDVZ. „Uns überzeugte insbesondere, dass es zu sehr vielen Fachverfahren bereits praxiserprobte Schnittstellen gibt.“
Als erste Verwaltung hatte die Stadt Frechen angefragt, ob die KDVZ sie beim Aufbau einer digitalen Steuerakte unterstützen könne. Dort ging es um die Anbindung an das Abrechnungssystem newsystem kommunal. „Schnell stellte sich heraus, dass die Nutzung der Software für die einzelne Kommune sehr viel güns­tiger wäre, wenn sich mehrere beteiligen“, erklärt Karl-Matthias Pick. So bekundeten schon bald weitere Verwaltungen aus dem Kreis Euskirchen, die ebenfalls die Infoma-Finanz-Software nutzen, ihr Interesse. KDVZ und codia erarbeiten zusammen ein Feinkonzept, um die Consulting-Leistungen, die einen beträchtlichen Teil der Kosten darstellen, zu reduzieren. Die Jahres-Soll-Stellung 2013 wurde für jede Verwaltung aus der Finanz-Software newsystem kommunal als Erstbestand aufgebaut. Die laufenden Änderungsbescheide werden über eine automatische Aktualisierungsroutine fortlaufend aus dem Fachverfahren importiert. Die Altbescheide aus den Vorjahren sollen in Kürze auf ähnlichem Wege in das DMS überführt werden.

Kosten reduzieren

Dem Projekt-Team gelang es durch die Zusammenfassung der codia-Leistung für mehrere Kommunen, das Consulting – und damit die Kosten – für die Ersteinführung gegenüber einer jeweils individuellen Implementierung mehr als zu halbieren. „Nicht nur, dass wir bei der Beratung sparen, auch im Rechenzentrum sind die Kosten um rund ein Viertel niedriger als bei der Einzeleinrichtung, weil wir nämlich bei der Erstinstallation jetzt ein Set haben, das wir zeitgleich und identisch für alle Kunden auf die Server spielen“, erläutert Fachbereichsleiter Pick. Bleiben die Schulungen als letzter Einsparposten. Für sechs Verwaltungen benötigte die KDVZ nur zwei Tage. Am Beispiel der Gemeinde Vettweiß wurde exemplarisch durchgerechnet, was eine Kommune nun insgesamt an Investitionsmitteln für die DMS-Einführung durch den gemeinsamen Roll-out gespart hat. Das Ergebnis: rund 6.000 Euro.
Für die Steuerakte haben deshalb schon weitere vier Verwaltungen um Angebote gebeten. Ferner gab es Workshops in den Teilbereichen Bau- und Personalakte, für die Ablage von Dokumenten aus den Fachverfahren ProBauG und LOGA sowie für die Rechnungseingangsbearbeitung mit frühem Erfassen, die Kassenbelegarchivierung mit spätem Erfassen und das Thema Aktenplan.
Ab Herbst 2013 will die Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur eine Personalaktenlösung auf Basis des d.3-Systems anbieten, die von mehreren Verwaltungen genutzt wird. Zudem gibt es bereits Kommunen, die noch in diesem Jahr mit der Rechnungseingangsbearbeitung und der Schriftgutverwaltung nach Aktenplan starten werden. Während dies quasi Standardanwendungen sind, die auch die Pulheimer in Eigenregie schon betreiben, entwickelt die KDVZ derzeit eine Rettungsdienstakte. Der Hintergrund: Viele Verwaltungen nutzen die gleiche Software für ihre Rettungsdienste, eine DMS- und Archivkomponente gibt es dafür jedoch noch nicht.

Frank Zscheile ist freier Redakteur in München.




Anzeige

Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich: Dokumenten-Management

d.velop: Beteiligung an optiGov

[17.10.2024] Mit der Beteiligung an der Firma optiGov kann das Unternehmen d.velop künftig eine ganzheitliche Digitalisierungslösung anbieten – von der Authentifizierung über die interne Abwicklung in den Fachbereichen bis hin zur rechtlich konformen Zustellung von Dokumenten. mehr...

Leichlingen: Umstieg auf die E-Akte

[09.10.2024] Die Einführung der elektronischen Aktenführung sowie die fortschreitende Digitalisierung von Dienstleistungen im Bereich Bürgerservice stehen im Fokus der aktuellen E-Government-Strategie der Blütenstadt Leichlingen. mehr...

3D-Outlines eines Briefumschlages mit @-Zeichen, dargestellt vor einem blauen Hintergrund.

Lecos: E-Mail-Archiv für die Stadt Leipzig

[09.10.2024] Mit der Einführung eines zentralen E-Mail-Archivs unterstützt IT-Dienstleister Lecos die Mitarbeitenden der Stadt Leipzig dabei, ihre Postfächer effizient zu organisieren. E-Mails, die älter als ein Jahr sind, werden automatisch archiviert, um das System zu entlasten. Die Lösung verspricht mehr Sicherheit, und die Mitarbeitenden sparen Zeit. mehr...

bericht

Bremerhaven: Ganz oder gar nicht

[26.09.2024] Das Projekt zur Umsetzung einer vollständig medienbruchfreien elektronischen Rechnungsbearbeitung hat sich in Bremerhaven als Erfolgsgeschichte erwiesen. Mittlerweile wurden alle 87 Organisationseinheiten der Stadt an die E-Rechnung angeschlossen. mehr...

Barsbüttel beschleunigt die digitale Transformation.
bericht

Barsbüttel: Mit System zur E-Akte

[25.09.2024] Wie auch kleine Gemeinden in Rekordzeit die E-Akte einführen können, macht Barsbüttel vor. Eine leistungsstarke, vielseitige Lösung, regelmäßige Schulungen und der Austausch mit anderen Anwendern gehören zum Erfolgsrezept. mehr...

Die E-Akte ist eine der drei strategischen Säulen der Verwaltungsdigitalisierung.
bericht

E-Akte: Mit Plattform vernetzt

[11.09.2024] Der IT-Dienstleister ekom21 hat die E-Akte und die Digitalisierungsplattform civento vernetzt. Ende 2023 wurden bei ersten Kunden civento-Prozesse über die komplette Antragsstrecke hinweg bis hin zur Ablage vollständig digitalisiert. mehr...

Die Langzeitaufbewahrungslösung proNEXT Archive Manager des Herstellers procilon wurde vom BSI nach TR-ESOR 1.3 zertifiziert.

procilon: BSI-Zertifikat für den Archiv-Manager

[09.09.2024] Bei der elektronischen Speicherung von Dokumenten sind Unternehmen und Institutionen an verschiedene gesetzliche Vorgaben gebunden. Die BSI-Richtlinie TR-ESOR will zur Beweiswerterhaltung solcher Dokumente beitragen. Die Lösung proNEXT Archive Manager des Herstellers procilon erhält nun als erste Lösung das BSI-Zertifikat in der aktuellen Version 3.1. mehr...

Bremen: Posteingang wird digital erfasst

[03.09.2024] Mit der Einführung einer Software für das Falleingangsmanagement will das Bremer Amt für Soziale Dienste sicherstellen, dass eingehende Anträge künftig zentral erfasst werden. Bei einer Überprüfung waren zuvor mehrere hundert Schriftstücke im Datenmüll gefunden worden, die noch nicht hätten entsorgt werden dürfen. mehr...

Bei der Hamburger Verwaltung eingehende Papierpost wird künftig digitalisiert.

Hamburg: Papierpost wird digital

[27.08.2024] Hamburg führt eine elektronische Posteingangsbearbeitung ein. Diese sorgt dafür, dass eingehende Papierpost vollständig digitalisiert und automatisch vorsortiert wird, rasch an die richtigen Stellen kommt und dort zügig bearbeitet werden kann. Das Verfahren ergänzt die bereits etablierte E-Akte. mehr...

Im Odenwald gehen vier Kommunen die Herausforderungen der Digitalisierung gemeinsam an.

Hessen: Interkommunale Zusammenarbeit im Odenwald

[25.07.2024] Die vier Kommunen Erbach, Michelstadt, Oberzent und Brombachtal gehen den Weg von einem papierbasierten Verwaltungsmodell hin zu einer digital agierenden Verwaltungsorganisation gemeinsam. Die Zusammenarbeit bewährt sich – und wird vom Land Hessen gefördert. mehr...

Akten der Stuttgarter Ausländerbehörde werden digitalisiert.

Stuttgart: Ausländerbehörde stellt auf E‐Akte um

[16.07.2024] Die Ausländerbehörde in Stuttgart will ihre Akten künftig elektronisch führen. Der Gemeinderat hat nun die Mittel zur Finanzierung des Projekts beschlossen. Rund 1,6 Millionen Euro werden für die Digitalisierung der Akten veranschlagt. mehr...

Lorenz Orga/ekom21: Wirksames Akten-Management

[20.06.2024] Die Unternehmen Lorenz Orga-Systeme und ekom21 haben ihr Produktportfolio vernetzt: Die elektronische Akte von Lorenz Orga-Systeme wurde Teil von civento, der Digitalisierungsplattform der hessischen Kommunen. Damit wird ein wirksames Akten-Management möglich. mehr...

regisafe: Umfassendes Update

[08.05.2024] Ein Update seiner Dokumenten-Management-Lösung hat der Software-Hersteller comundus regisafe herausgebracht. Wichtigste Neuerungen sind die Cloud-Lösung, die Möglichkeit zur steuerlichen Prüfung nach §2b UStG und erweiterte Funktionen für die digitale Signatur. mehr...

Die Integration generativer KI erweitert das Anwendungsspektrum einer intelligenten Such-Software.

Generative KI: Wenn die E-Akte auf Fragen antwortet

[08.05.2024] Die öffentliche Verwaltung muss täglich große Mengen an Informationen verarbeiten, gleichzeitig erwarten die Bürger immer schnellere Services. Intelligente Such-Software hilft den Behörden dabei, diesen Spagat zu meistern. Noch mehr Möglichkeiten bietet die Integration generativer KI. mehr...

Sagen der Arbeit im Aktenarchiv ade: Elena Taboada

Ehringshausen: E-Akte optimiert Arbeitsgrundlage

[02.05.2024] Binnen drei Monaten konnte die Gemeinde Ehringshausen alle ihre Bauakten in die elektronische Akte transferieren. Da die bisherigen Daten der Papierakten um Metadaten aus dem Geo-Informationssystem ergänzt wurden, fand mit der Digitalisierung auch eine qualitative Aufwertung statt. mehr...