RatsinformationssystemeErfolgsfaktoren genutzt

In der bayrischen Marktgemeinde Bruckmühl im Landkreis Rosenheim arbeitet die kommunale Verwaltung bereits zu circa 90 Prozent digital. In vielen Fachbereichen kommt die E-Akte vollumfänglich zum Einsatz. Neben der Unterstützung durch den Ersten Bürgermeister Richard Richter trugen Geschäftsleiter Rainer Weidner und das engagierte Team entscheidend zur digitalen Transformation bei.
Zur Umsetzung der verwaltungsweiten Digitalisierungsvorhaben verwendet der Markt Bruckmühl das Dokumenten-Management-System (DMS) des Anbieters comundus regisafe. Für die vollintegrierte DMS-Lösung regisafe hatte sich die Verwaltung bereits im Jahr 2012 entschieden. Aufgrund guter Erfahrungen sowie der Leistungs- und Inte­grationsfähigkeit des ­Systems wurden Erweiterungen systemimmanent vorgenommen. Heute dient das DMS als Basis der digitalen Prozesse. Da regisafe in fast allen Verwaltungsbereichen eingesetzt wird, profitieren rund 80 Mitarbeitende täglich von den vollständig digitalen Abläufen. Einige Nutzer agieren dabei als Multiplikatoren, die den Kollegen wertvolle Anwendungstipps vermitteln und das Wissen in Form interner Schulungen weiter ausbauen.

Zentrale Säule der Digitalisierung

Eine zentrale Säule bei der Digitalisierung der Verwaltungsleistungen war die Einführung eines elektronischen Sitzungsdiensts mit direkt angeschlossenem Ratsinformationssystem (RIS). Im Oktober 2013 startete Bruckmühl mit der digitalen Gremienarbeit. Eine Entscheidung, von der drei Gremien – Marktausschuss, Rechnungsprüfungsausschuss und Marktgemeinderat – mit 25 Gremienmitgliedern samt Bürgermeister nachhaltig profitieren. Die Vorzüge des Sitzungssystems sind vielfältig: Der Papierverbrauch ist erheblich gesunken, das einstige Ausfahren der Unterlagen per Pkw ist nicht mehr erforderlich, die Sitzungsvorbereitung erfolgt schneller und effizienter. Sachakten und Niederschriften sind verknüpft, wodurch eine vollständige zentrale Bereitstellung und Dokumentation gewährleistet sind. Genehmigungs-Workflows laufen reibungslos, erforderliche Abstimmungen mit Bürgermeister Richard Richter erfolgen auf kurzem Wege. Da die Beschlüsse ebenfalls im System integriert sind, können Vorgänge problemlos nachvollzogen werden. Geschäftsleiter Rainer Weidner zieht daher eine positive Bilanz: „Mir ist keine vergleichbare Lösung bekannt, die so umfassend und vollintegriert ist.“
Mit Martina Neuhausen und Vera Mayer verfügt die Marktgemeinde über zwei Expertinnen, die das Thema vollständig betreuen. Sie haben die Formatierung und Struktur der Dokumente im Blick, verantworten Protokolle und Niederschriften. Gemeinsam mit dem Geschäftsleiter wachen sie zudem über die korrekte Abrechnung des Sitzungsgelds. Bei der täglichen Anwendung schöpft das Team die Möglichkeiten des Systems aus: „Da sich zusätzliche Unterlagen hochladen lassen, können wir unseren Ratsmitgliedern neben den Sitzungsdokumenten auch digitale Fachpresseartikel und Infobriefe mit Hintergrundinfos bereitstellen. Ein wichtiger Aspekt ist natürlich auch das Informieren interessierter Bürgerinnen und Bürger“, so Martina Neuhausen.

Beispielhaft für andere Kommunen

Die Digitalisierung in Bruckmühl beruht auf Faktoren, die digitalisierungswillige Kommunen berücksichtigen sollten. Eine stabile Organisation, ein Zielbild und klar definierte Prozesse sind wichtige Voraussetzungen für eine reibungslose Implementierung. Empfehlenswert ist es, vollumfänglich innerhalb der aufgebauten Systemstrukturen zu arbeiten und dabei immer die Anwendungsfälle der einzelnen Verwaltungsteams im Blick zu behalten. Werden analoge Arbeiten sinnstiftend digitalisiert und ist der Mehrwert für die Beteiligten spürbar, steigt die Freude an der Digitalisierung im ganzen Team. Auch der persönliche Dialog mit dem Software-Anbieter, bei dem neben dem persönlichen Kundenberater auch ein allgemeines Support-Team sowie ein auf die digitale Gremienarbeit spezialisiertes Fach-Team vorhanden sind, führen in Bruckmühl zum Erfolg. Wichtig ist es zudem, das Verwaltungsteam für die digitale Verwaltung fit zu machen. Hier helfen wiederkehrende Schulungs- und Trainingsangebote. Last but not least gibt es aber bei aller Digitalisierung eine persönliche Komponente: Es braucht Multiplikatoren mit Begeisterung für Digitalisierungsthemen, um diese immer weiter auszubauen. Diese Erfolgsfaktoren hat Bruckmühl genutzt.