E-AkteErlangen sagt Papier ade

Ein Bürgeramt möglichst ohne Aktenschränke – das sollte im fränkischen Erlangen mit der Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) gelingen. Da immer mehr Dokumente einen elektronischen Ursprung wie E-Mails oder Kalkulationsdateien haben, war die Vollständigkeit der Papierakten immer schwerer zu gewährleisten. Deshalb setzte die Stadt bereits früh auf die Digitalisierung und stellte dabei fest, dass ein Dokumenten-Management-System (DMS) zu den Grundfertigkeiten einer soliden E-Government-Strategie gehört. „Wenn die Prozesse zum Bürger elektronisch laufen sollen, muss es in der Verwaltung entsprechend weitergehen“, erklärt Margarete Blumenthal, Leiterin des DMS-Projekts der Stadt Erlangen. Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung entschieden sich die Verantwortlichen in Erlangen dann für enaio, die ECM-Suite von Optimal Systems. Die Software Usability, die umfangreichen Erfahrungen im öffentlichen Sektor von Optimal Systems sowie die zahlreichen praxiserprobten Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren waren ausschlaggebende Kriterien für diese Entscheidung.

Aktenführung, Dokumentation, Datenaustausch

Im Jahr 2010 startete die Einführung des ECM-Systems. Dabei spielte die Implementierung einer gemeinsamen allgemeinen Schriftgutverwaltung (ASV) für möglichst viele Ämter eine entscheidende Rolle. enaio dient neben der allgemeinen Aktenführung vor allem zur Dokumentation von Vorgängen sowie zum erweiterten und einfachen Informationsaustausch. Die digitale Akte ermöglicht die parallele Sachbearbeitung durch mehrere, auch örtlich getrennte Anwender. Die in Erlangen eingerichtete Bauakte ermöglicht zum Beispiel 22 beteiligten Fachstellen den Zugriff auf eine gemeinsame Ablagestruktur, abhängig von den jeweils erteilten Lese- und Schreibrechten. Der Aufwand für die früher notwendige Aktenverteilung und die Wartezeit hinsichtlich des Rücklaufs entfällt. Auch die Konzeption und Umsetzung von Speziallösungen, wie beispielsweise das elektronische Wasserbuch oder die technische Dokumentation des Entwässerungsbetriebs, wurden im Zuge des Roll-out von enaio in der gesamten Stadtverwaltung realisiert. Ebenso umfasst das Erlanger ECM-System Spezialarchive zu verschiedenen Fachverfahren, zum Beispiel für Kassenbelege, Steuerakten, Vollstreckungsbescheide, Kfz- und Führerscheine oder SGB II-Fallakten. Die komplexesten Schnittstellenprojekte zu Fachverfahren in Erlangen stellen derzeit die Anbindung zu ProBauG von Anbieter Prosoz Herten im Bauaufsichtsamt, die OPEN-Prosoz-Integration im Sozialamt und im Job-Center sowie die geplante Einführung der API zu ADVIS von Kommunix im Ausländeramt dar.

Vorzüge ausweiten

Die Vorteile des ECM-Systems liegen für Margarete Blumenthal auf der Hand – angefangen beim vollelektronischen Arbeiten in den Ämterbesprechungen über die digitale Protokollierung von Vorgängen und Plänen bis hin zur lückenlosen Dokumentation der Ergebnisse. Von Vorteil sind auch die Lagedateninformationen, die im Umweltamt in den digitalen Akten mitgepflegt werden. Sie ermöglichen einen zweiten Sucheinstieg und die Sicht auf alle Dokumente zu einem Grundstück, die sonst fachspezifisch nach Emissions-, Abfall- oder Gewässerschutz verwaltet werden. enaio ist mittlerweile in vielen Bereichen der Verwaltung Erlangens im Einsatz. In der Endausbaustufe sollen rund 1.300 der 2.000 Mitarbeiter der Stadtverwaltung die Vorzüge des ECM-Systems genießen.