E-RechnungEs rechnet sich

Die Rechnungsstellung in Deutschland verändert sich grundlegend: Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU müssen seit dem 18. April 2020 alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Im Zuge der Umsetzung der jeweiligen Vorgaben der EU-Richtlinie sind zudem ab 27. November 2020 Lieferanten des Bundes sowie der Hansestadt Bremen verpflichtet, Rechnungen elektronisch einzureichen.
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, allen voran Bestell- und Rechnungsprozesse, beschleunigt sich – und wird weiter befeuert durch die aktuelle Corona-Situation, die vor Augen führt, wie wichtig digitale Geschäftsprozesse für einen reibungslosen Ablauf sind. Es ist zu erwarten, dass weitere Bundesländer und Kommunen eine D ähnlich ausgestaltete Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung einführen. Auch zahlreiche Unternehmen werden ihre Lieferanten noch mehr als bisher auf den elektronischen Kanal einschwören. Es geht nämlich nicht darum, die EURichtlinie um ihrer selbst willen zu erfüllen: Erst die Digitalisierung des kompletten Prozesses vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung und Bezahlung ermöglicht es allen Beteiligten, die digitale Dividende vollumfänglich zu realisieren.

Nächste Stufe

Mitte April 2020 ist nun die nächste Stufe der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) in Kraft getreten. Seitdem müssen auch Landesbehörden und kommunale Verwaltungen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dass sich die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung lohnt, zeigen Erhebungen des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) im Rahmen des Leitfadens „Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“: Es wird ein jährliches Einsparpotenzial von rund zwei bis fünf Milliarden Euro erwartet. Gemäß des Benchmarks „Top-Kennzahlen im Einkauf 2019“ des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) liegen die Kosten eines Bestellvorgangs bei rund 100 Euro, durch die elektronische Rechnungsstellung ließe sich die damit verbundene Bearbeitungsdauer von derzeit 25 Minuten auf weit unter 15 Minuten verkürzen.
Seit 2016 steuert der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz (GStB RLP) über das Kommunale Kaufhaus (KoKa) eine landesweite digitale Einkaufsgemeinschaft. Seit Sommer 2019 rechnet das KoKa seine Leistungen gegenüber seinen Mitgliedern elektronisch, im EUStandard ZUGFeRD 2.0 ab. Damit hat sich der kommunale Dachverband für seine Mitglieder in eine Vorreiterrolle begeben. Denn mehr als 70 Rathäuser haben dadurch Gelegenheit, sich noch vor Ablauf aller Fristen mit den EU-Anforderungen vertraut zu machen. Deren große Herausforderung bestand seither darin, die vom kommunalen Spitzendachverband übermittelten E-Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, beziehungsweise in den verwaltungsinternen Workflow zu integrieren.

Automatisierte Verarbeitung

Seit Ende April 2020 ist es nun so weit: Acht Kommunalverwaltungen, die Kunden des KoKa wie auch des Unternehmens Orgasoft Kommunal sind, können auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung vertrauen. Das heißt, ab sofort werden eingehende E-Rechnungen entsprechend des Formats ZUGFeRD 2.0 automatisch verarbeitet. Die Kommunalverwaltungen sehen sich damit in ihrer Digitalisierungsstrategie bestätigt. Klaus Faßnacht, verantwortlicher Projektleiter des KoKa, unterstreicht das Potenzial: „Eine Faustformel besagt, dass eine Verwaltung jährlich so viele Rechnungen erhält, wie sie Einwohner hat. Die Kosten nur einer Anzeige Rechnungsbearbeitung liegen bei 15 Euro und die der Bearbeitung nur eines Bestellvorgangs bei 100 Euro. Multipliziert man das mit der Anzahl der Einwohner, also eingehenden Rechnungen, wird der unglaubliche Aufwand, der bislang tagtäglich in unseren Verwaltungen in Einkauf und Abrechnung betrieben werden muss, greifbar. Diese Tatsache gibt uns beim KoKa den Antrieb, die Digitalisierung in allen Bereichen von A bis Z voranzutreiben.“
Faßnacht war für den Experten Talk „Die E-Rechnung ist da: Wie nutzen wir den Schwung für die Digitalisierung weiterer Prozesse in der öffentlichen Verwaltung?“ auf dem E-Rechnungs-Gipfel Ende September 2020 angekündigt, um dort den Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz zu repräsentieren. Der Verband vertritt circa 2.400 Kommunen.