Kreis Mainz-BingenFehler vermeiden

In der Industrie ist es fast schon alltäglich, dass der Endverbraucher bei der Entwicklung eines Produkts miteinbezogen wird. Im kommunalen Sektor stellt das eher die Ausnahme dar. Anders beim Koblenzer IT-Spezialisten für kommunale Software, mps public solutions. In die Weiterentwicklung des Verwaltungsprogramms K1 hat sich der Kreis Mainz-Bingen aktiv miteingebracht. In Arbeitsgruppen, den so genannten Innovationskreisen, waren zahlreiche Mitarbeiter aus dem Verwaltungsbereich involviert. Sie haben von ihren Erfahrungen berichtet und praktische Verbesserungsvorschläge gemacht. Dass sich die Kreisverwaltung entschloss, an der Weiterentwicklung der Software K1 mitzuwirken, ergab sich aus der jahrelangen, erfolgreichen Zusammenarbeit mit mps public solutions. Bis in die 2000er Jahre hat die rheinland-pfälzische Kommune unterschiedliche Programme verschiedener Anbieter eingesetzt. Dann entschied sie sich, die Software umzustellen, um Arbeitsprozesse, besonders im Finanzwesen, zu vereinfachen. Die Software mpsNF Finanzen inklusive der Zusatzmodule kam zum Einsatz, was sich bei der Einführung der Doppik auszahlte. Dafür wurden die Programme auf die Bedürfnisse der Mainz-Binger Verwaltung angepasst. Bereits damals bestand ein gutes Zusammenspiel zwischen mps und der Verwaltung. Dadurch konnte Mainz-Bingen die Anforderungen der Doppik von Rheinland-Pfalz erfüllen. Konkret bedeutete das: die fälligen Reports wurden verständlich aufbereitet, sodass sie in politischen Kreisgremien, die teilweise von Ehrenamtlern ausgeübt werden, verwendet werden konnten. Durch die neue Strukturierung gelang es, die Doppik zügig umzusetzen, damit Abschlüsse sowie Haushaltspläne pünktlich als Beschlussbasis zur Verfügung standen.

Für Unvorhersehbares gerüstet

Ende 2009 lag der erste doppische Haushalt vor. Bereits drei Monate später, im Jahr 2010, gab es den ersten doppischen Jahresabschluss. Seitdem kann die Verwaltung in Mainz-Bingen umgehend auf Anfrage Informationen für verschiedene Gremien liefern. Um noch früher zu erkennen, ob es im Laufe eines Jahres in einzelnen Teilhaushalten zu Abweichungen kommt, wurde vor drei Jahren die mps-Software um ein Controlling-Modul von mps/RBI ergänzt. Dieses Tool arbeitet wie eine Ampelschaltung. Für die Verwaltungs- und Produktverantwortlichen ist schnell zu ersehen, ob sich die Zahlen im roten oder grünen Bereich bewegen. Hat beispielsweise der Bauunterhaltungsbereich einen Etat von einer Million Euro zur Verfügung, von denen im Juli des laufenden Haushaltsjahres bereits 800.000 Euro ausgegeben sind, wird rechtzeitig eine Warnung visualisiert. Entweder werden die Kosten gebremst, es wird eine Nachplanung angestrebt oder es muss an anderer Stelle eingespart werden, je nach Priorisierung. Das kann gerade in den großen Teilbereichen Jugend, Pflege und Sozialhilfe geschehen. Die Kosten sind hier schwer einzuschätzen, da oft Unvorhersehbares geschieht, zum Beispiel der Zuzug mehrerer Familien mit vielen Kindern. Der Bereich Sozialhilfe wird dann zusätzlich belastet, was schnell mehrere hunderttausend Euro beanspruchen kann. Wird das früh erkannt, können diese unerwarteten Kosten durch das Reagieren bei anderen Posten im Haushalt aufgefangen werden.

Benutzerfreundliches Programm

Über eine Schnittstelle ist das Zusammenspiel des Controllings mit der mps-Software problemlos möglich. Der Vorteil der Lösung liegt darin, dass jede durchgeführte Buchung für die Verwaltungsmitarbeiter zeitgleich sichtbar ist. Der aktuelle Status wird permanent angezeigt. Daneben arbeitet Mainz-Bingen mit der Anlagenbuchhaltung mpsANLA. Die Daten werden direkt in die Finanz-Software eingespielt, was die Verwaltung der Anlagengüter vereinfacht. Ferner ist geplant, das System um das Modul Kosten- und Leistungsrechnung zu erweitern und einzusetzen. Grund dafür ist die Markteinführung des neuen Finanzprogramms K1 im Jahr 2018. K1 soll unter anderem anwenderfreundlicher werden. Deswegen sind auch Verwaltungen wie Mainz-Bingen eingebunden. Wünschenswert ist es, dass sich das Finanzprogramm nach Abschluss der Entwicklung so benutzerfreundlich wie bei einem Smartphone darstellt. Selbstverständlich ist spezialisiertes Wissen erforderlich, wenn in der Tiefe gearbeitet wird. In diesem Punkt leistet mps bereits seit Jahren gute Arbeit bei Schulungen, Beratungen und bei der Einführung sowie Umsetzung der bisherigen Software-Produkte. Je einfacher eine Software ist, umso leichter fällt die Schulung auf entsprechende Programme und desto mehr Fehlerquellen können ausgeschlossen werden. Das bedeutet letztendlich Kosten- und Zeitersparnis.