HessenFinanzwesen in Kooperation

Ein schlankes, effizientes Finanzwesen inklusive Haushaltsplanung und Abrechnung der kommunalen Abgaben mit durchgängig digitalen Abläufen und einem Höchstmaß an Transparenz – mit diesem Zielbild gingen die drei insgesamt rund 17.000 Einwohner zählenden osthessischen Gemeinden Bad Salzschlirf, Großenlüder und Hosenfeld Mitte 2019 an den Start (wir berichteten). Für das auf zwölf Monate angelegte Projekt wählten sie den Rahmen einer so genannten Interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ). Mit diesem Konstrukt hatten sie bereits gute Erfahrungen gemacht: Im Jahr 2005 hatte sich eine vergleichbare Projektgruppe beim Umstieg auf die Doppik bewährt. Außerdem arbeiten die im Landkreis Fulda gelegenen Kommunen in Bereichen wie Gruppenkläranlage, Wasser und Feuerwehr seit Jahren eng zusammen. Gute Voraussetzungen also, auch die Modernisierung des Finanzwesens gemeinsam anzugehen.

Interkommunale Zusammenarbeit

Auftakt für das Projekt war die Unterzeichnung der IKZ durch die Bürgermeister der drei Kommunen im Sommer vergangenen Jahres. Seitdem ist viel passiert. So hat das Projekt-Team für die Gemeinden Hosenfeld, Großenlüder und Bad Salzschlirf auf Basis der spezifischen Vorgaben des Länderkontenrahmens Hessen jeweils den Haushaltsplan eingerichtet. Federführend unterstützt wurde es dabei von Anbieter DATEV, dessen Anwendungspaket DATEVkommunal im Rahmen des Projekts eingeführt wird, und vom Beratungsunternehmen Synergie kommunal, das bei der Aufbereitung und Prüfung der Plandaten mitgewirkt hat. Für Großenlüder und Bad Salzschlirf wurden dabei weitreichende Anpassungen vorgenommen, um deren individuelle Kontenstruktur abzubilden, während die Gemeinde Hosenfeld im Haushalt weitestgehend den in der Software vorbelegten DATEV-Standard nutzt.

Medienbruchfreie Prozesse

Bereits im Herbst wurden der Zahlungsverkehr sowie das Rechnungswesen eingerichtet. Im Zusammenspiel mit Synergie kommunal wurden auch die Offenen Posten (OPOS) in das neue System übertragen. Ebenso ist die Datenübernahme aus dem Vorsystem zur Veranlagung der Steuern und Beiträge abgeschlossen und in den Echtbestand eingespielt. Auch die Bescheidläufe für die Jahresveranlagung sind beendet. Außerdem ist die Einrichtung der Programme für die Zweckverbände Gruppenklärwerk Hosenfeld-Großenlüder und Gruppenklärwerk Bad Salzschlirf-Wartenberg sowie den Eigenbetrieb Gemeindewerke Großenlüder erfolgreich abgeschlossen.
Über die künftig zum Einsatz kommende Software werden die Kommunen ihre Budgetierung, Mittelbewirtschaftung und Haushaltssteuerung vornehmen. Das System stellt zudem ein webbasiertes Werkzeug für einen einfachen dezentralen Planungsprozess bereit, das alle Prozessschritte medienbruchfrei abbildet. Darüber hinaus lassen sich Anwendungen für die Kosten- und Leistungsrechnung, die Anlagenbuchführung und die Veranlagung kommunaler Abgaben wie Steuern, Gebühren und Beiträge anbinden.

Nutzung im ASP

Wie immer mehr Städte, Gemeinden und öffentliche Einrichtungen haben auch die drei hessischen Kommunen beschlossen, die Programme im Application Service Providing (ASP) zu nutzen. Das bedeutet konkret, dass die Software vom DATEV-System- und Lösungspartner Teledata IT-Lösungen GmbH auf Servern im hochsicheren Nürnberger Rechenzentrum von DATEV betrieben wird. Im Komplettpaket erbringt er Dienstleistungen von der Bereitstellung der Server und des Betriebssystems bis hin zum Management der IT-Infrastruktur. Dazu gehören die Wartung und Administration der Server ebenso wie das Einspielen der Software-Updates und die Datensicherung.
Die PCs in den Kommunen speichern auf ihren lokalen Laufwerken weder Anwendungen noch Daten – diese befinden sich auf Servern im Rechenzentrum. Via Datenleitung greifen die Anwender darauf zu. Bei der abgesicherten Datenübertragung werden nur die Bildschirminhalte, die Mausklicks und Tastatureingaben übertragen, sodass die Datenvolumina klein bleiben. Von der physischen Entfernung ist am Arbeitsplatz nichts zu spüren – der Nutzer merkt in der Handhabung keinen Unterschied gegenüber einem lokal auf dem PC gespeicherten Programm.
Diese Form der Software-Nutzung hat für Bad Salzschlirf, Großenlüder und Hosenfeld einen großen Vorteil: Sie gibt eine übersichtliche, kalkulierbare Kostenstruktur vor und verhindert unvorhergesehene Zusatzaufwendungen. Ist es beim Software-Betrieb im eigenen Haus möglich, dass etwa ein Hardware-Defekt oder Systemausfälle außerplanmäßige Ausgaben verursachen, sind sie als ASP-Anwender davor gefeit. Da die Vergütung für den Fremdbetrieb der Programme in Form einer monatlichen Pauschale berechnet wird, ist der Aufwand sehr gut planbar. Zudem sparen sich die drei Kommunen die Kosten einer eigenen Datenverarbeitungsinfrastruktur für das System – vom Server über die Leitungen bis hin zu Arbeits- und Ausbildungszeiten für die IT-Administration.

Abläufe optimieren

Neben den Kernanwendungen für das Finanzwesen nutzen Bad Salzschlirf, Großenlüder und Hosenfeld die Software-Umstellung dazu, ihre prozessualen Abläufe auch in angrenzenden Bereichen weiter zu optimieren. Im Fokus stehen dabei insbesondere eine durchgängig elektronische Rechnungsbearbeitung und die Integration einer zentralen Dokumentenablage, die ebenfalls von DATEV eingerichtet wird. In Kombination mit dem Modul Rechnungsfreigabe mit Mittelprüfung ergibt sich ein Prozessablauf, der auch mit dem Rechnungswesen verbunden ist.
Auf dieser Basis können bisher manuell durchgeführte Arbeits- und Prüfungsschritte revisionssicher digitalisiert werden. Dazu werden alle Dokumente im System zentral aufbewahrt und stehen zugriffsberechtigten Personen zur weiteren Bearbeitung jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung. Dies verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Doppelarbeiten und beschleunigt die Suche nach Dokumenten erheblich. Durch das zentrale elektronische Archiv erhöhen sich zudem Transparenz und Auskunftsfähigkeit sowohl intern wie auch im Kontakt mit Bürgern und Lieferanten. Weitere Vorteile ergeben sich aus dem Zusammenspiel der einzelnen Komponenten des Gesamtsystems. So kann beispielsweise im Anschluss an die Buchung im Programm ein Beleg-Link erzeugt werden, über den sich Buchung und Rechnung verknüpfen lassen. So werden die Rechnungen zentral elektronisch archiviert und sind per Mausklick auffindbar.
Die drei hessischen Gemeinden sind mit dem Verlauf des Projekts sehr zufrieden und sehen der Aufnahme des Produktivbetriebs schon gespannt entgegen. Der gewählte Rahmen der IKZ hat sich bewährt und erschließt Synergieeffekte. Die bereits erreichten Meilensteine geben einen Vorgeschmack auf die Vorteile der neuen Struktur und Software.