Facility ManagementFür Kommunen entwickelt

Immobilien und Liegenschaften sind einer der größten Kostenblöcke im kommunalen Haushalt, der mehrere Bereiche umfasst. Oft ist die Datenhaltung jedoch verteilt, das heißt die Infor mationen über Liegenschaften und Immobilien sind nicht zentral verfügbar. Daher gilt es, hierfür Lösungen zu schaffen und Arbeitsschritte zu vereinfachen. Natürlich gibt es Kommunen, die mehr oder weniger standardisierte Lösungen im Einsatz haben. Doch überwiegend werden die Daten noch in verschiedenen Ämtern verwaltet. Mit einer fachgerechten Software, beispielsweise mit dem Kolibri-System, können Kommunalverwaltungen ihre Immobilienbewirtschaftung gezielter steuern.

Fachspezifische Arbeitsprozesse

Für das Unternehmen Kolibri software & systems ist das Immobilien-Management für Kommunen und Kirchen bereits seit 30 Jahren das zentrale Thema. Konstant erarbeitet, entwickelt und überprüft das inhabergeführte Unternehmen fachspezifische Arbeitsprozesse für die öffentliche Verwaltung. Kolibri hat sich über die Jahre auf die besonderen Belange der Kommunen eingestellt. Die Anwendung ist in der Lage, Prozessabläufe mit einer großen fachlichen Tiefe zur Verfügung zu stellen und dennoch auf kundenseitige Anforderungen flexibel zu reagieren Kolibri entwickelt seine vollständige Technologieplattform unter Microsoft.NET. Das Unternehmen begegnet anderen Systemen jedoch offen, da die Kommunikation und Interaktion mit anderen Fachapplikationen beim Anwender einen immer wichtiger werdenden Faktor darstellen.

Infrastrukturelles Gebäude-Management

Offen mit kundeninternen Anwendungen, wie beispielsweise Dokumenten-Management-Systemen, Geografischen Informationssystemen, Lösungen aus dem Bereich Finanzwesen, Computer Aided Design (CAD) Software sowie juristischen Datenbanken zur Betreiberverantwortung, zu interagieren und damit kompatibel und beweglich zu bleiben, ist Teil der Unternehmensphilosophie.
Für das Facility Management bietet Kolibri Lösungen für verschiedene Bereiche an. Das beginnt bei der Flurstücksverwaltung mit dem Amtlichen Liegenschaftskataster-Informationssystem (ALKIS), geht über das klassische Liegenschaftsmanagement mit Grundstücksverkehr, Grundstücksbewirtschaftung und Betriebskostenabrechnung sowie das technische, infrastrukturelle und kaufmännische Gebäude-Management bis hin zum Unterbringungsmanagement. Ergänzend gibt es Module für das Bauamt, etwa für Beitragswesen, Bauantragsverfahren und Bauleitplanung. Zudem steht bei Bedarf das integrierte Geo-Informationssystem Kolibri-Infomap zur Verfügung.

Modul Reinigungsmanagement integriert

Neben der ergonomischen Benutzeroberfläche im Client/Server-System bietet Kolibri mit der browserbasierten Web-Technologie eine erweiterte Bedienkomponente an. Über ein grafisches Cockpit ist ein schneller Überblick unter anderem über selbst erstellte Auswertungen, Übersichten, und Vergleichsrechnungen gegeben. Hohe Flexibilität ermöglicht beispielsweise auch die Dateneingabe und -bearbeitung. Diese kann auf verschiedenen Wegen erfolgen: über die Standard-Benutzeroberfläche, über einen kundenspezifisch gestaltbaren Erfassungswizard, über die Kolibri WebApp und für größere Datenmengen aus anderen Quellen über standardisierte Importe von Dokumenten im CSV-Format.
Aktuell wurde das Modul Reinigungsmanagement in einer weiteren großen Ausbaustufe in der neuesten Version veröffentlicht und sorgt nun für die reibungslose und in das Gesamtsystem integrierte Vergabe und Überwachung von Fremdreinigungsleistungen. Weitere Neuerungen in der Rubrik Gebäude-Management und im Energie-Management ermöglichen maximale Transparenz in Bezug auf Verbräuche und Kosten für alle relevanten Energiearten wie Strom, Gas und Wasser.

WebApp für Instandhaltung und Störmeldungen

Mit den Lösungen kann somit der gesamte Prozess des Energie-Managements von Gebäuden und Anlagen unterstützt werden. Damit wird die Grundlage geschaffen, Kosten und Energieverbräuche zu reduzieren und zu optimieren. Von der mobilen WebApp profitieren dabei nicht nur die Hausmeister bei der Zählererfassung. Auch in den Bereichen Instandhaltung und Störmeldungen kann durch mobile Datenerfassung und -kommunikation besonders wirtschaftlich gearbeitet werden.
Die knapp 40.500 Einwohner zählende Stadt Pirmasens in Rheinland-Pfalz nutzt die mobile Lösung bereits. „Wir haben die Kolibri WebApp für Störmeldungen eingeführt, weil das System auf allen Endgeräten funktioniert und für die Anwender selbsterklärend ist“, sagt Alexander Kölsch, Amtsleiter Gebäude-Management der Stadt Pirmasens. „Die Einführung hat reibungslos funktioniert und unsere Gebäudenutzer haben jetzt einen direkten Draht zum Gebäude-Management. Dadurch konnte unser Schadensmeldungsprozess deutlich verschlankt und beschleunigt werden.“ Viele öffentliche und kirchliche Einrichtungen, die eine Kolibri-Lösung im Einsatz haben, bewerten diese positiv. Das System kann branchenspezifische Fallkonstellationen abbilden und flexibel auf besondere Anforderungen reagieren. Es ist so ausgelegt, dass es – mit Schulungen – innerhalb von zwei bis vier Wochen eingeführt und in Betrieb genommen werden kann.