Lauter-BernsbachFusion und Modernisierung

Damit aus zwei Kommunen eine wird, ist ein struktureller Wandel unabdingbar. Dabei handelt es sich nicht nur um einen kulturellen oder gesellschaftlichen Prozess. Es müssen auch zwei völlig verschiedene Verwaltungswelten verknüpft werden – auch in Form einer gemeinsamen digitalisierten Administration. So geschehen in den insgesamt knapp 9.000 Einwohner zählenden Gemeinden Lauter und Bernsbach im Erzgebirgskreis, die im Jahr 2013 zur Stadt Lauter-Bernsbach vereint wurden. Wie lässt sich die gemeinsame Verwaltung sowohl sinnvoll als auch zweckmäßig gestalten und technisch ausstatten? An dieser Frage orientierten sich die beiden Kommunen beim Zusammenschluss.
Eine völlig neue Stadt, Personalveränderungen in der Finanzverwaltung und der Wechsel von der kameralistischen Haushaltsführung auf die Doppik zählten zu den Herausforderungen, vor denen die junge Stadt Lauter-Bernsbach 2013 stand. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, suchte die Kommune nach zeitgerechten Software-Lösungen. Vier Jahre dauerte die Suche nach einem passenden Dienstleister. Mitte 2017 wurden schließlich der Wechsel beschlossen und eine Kooperation mit dem Unternehmen DATEV eingegangen. Der geplante Vollumstieg zum Jahr 2018 hatte eine ambitionierte Zeitplanung zur Folge. Dabei erwies sich die Wahl des Software-Pakets DATEVkommunal laut Bürgermeister Thomas Kunzmann als richtig: „Der Umstieg war eine gute Entscheidung“, urteilt er im Rückblick. Allerdings sei die Wahl keine einfache gewesen – denn die Ansprüche waren hoch.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit

Bei der Auswahl eines Software-Systems für die Stadtverwaltung sind mehrere Aspekte ausschlaggebend. Essenziell sind zum einen die Rechtsaktualität und klare Übersichtlichkeit. Gerade bei der Zusammenführung zweier Gemeinden, die vorher separate Systeme nutzten, ist bei der Integration zum anderen eines elementar: Dass die Buchführung ein transparenter Prozess für alle Beteiligten ist. Dies gilt für die Darstellung auf dem Rechner ebenso wie für die Übertragung und Verfügbarkeit von Daten an verschiedenen Standorten. Juristische Fragen erfordern einen allzeitbereiten Support und Kundenservice. „Bei der Erarbeitung eines möglichen Umstellungsszenarios zeichnete sich frühzeitig eine professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit ab“, beschreibt Kunzmann den ersten Eindruck von der Kooperation mit DATEV. Gerade bei einem kurzen Umsetzungszeitraum von dem knappen halben Jahr mussten Dienstleister und Gemeinde eng und effizient zusammenarbeiten.
Ein Knackpunkt bei der Umstellung war der Übergang vom alten System aufs neue. Die Mitarbeiter mussten parallel zum Tagesgeschäft die Bestandsdaten sichern und eine Kompatibilität bei der Übertragung gewährleisten. Der Umstellungsprozess wurde von den Projektmitarbeitern von DATEV umfänglich und professionell begleitet. Ebenso wichtig war es Bürgermeister Kunzmann, Verwaltungsmitarbeiter einzubeziehen. Ihre Anmerkungen flossen von Anfang an in den Entwicklungsprozess ein. Der saubere und vollständige Import der Bestandsdaten aus dem alten System, ein intensiver fachlicher Austausch und das Ziel, die Anforderungen der Gemeinde zügig zu adaptieren, bildeten die Grundpfeiler für die Kooperation von DATEV und Kommune.

Vorteile des neuen Systems

Eine zusätzliche Herausforderung in Lauter-Bernsbach: Für DATEVkommunal lag anfangs noch kein Zulassungszertifikat des Freistaats Sachsen vor. Dieser Fakt wurde auch von der Aufsichtsbehörde kritisch beäugt. Das Zertifizierungsverfahren bei der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) verlief aber zügig und bescheinigte der Software schnell die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben für kommunale Finanz-Software. Somit kann die Lösung nun in ganz Sachsen rechtssicher eingesetzt werden.
Im Ergebnis profitiert die Finanzverwaltung von Lauter-Bernsbach sehr von der Einführung des neuen Systems. Die Ausführung von Buchungen ist mit DATEVkommunal vereinfacht worden, funktioniert nun übersichtlicher, und auch Mitarbeiter außerhalb der Kämmerei können ihre Budgets im System jederzeit überprüfen. Haushaltsplanung und Veranlagung der Steuern verlaufen mit der neuen Software reibungslos. Alle Buchungsprozesse und Mittelplanungen, insgesamt handelt es sich dabei um 28 Budgets der verschiedenen Fachämter, werden zentral über das IT-System verwaltet. Vorrangig wird das Programm zur Finanzüberwachung und als Nachweis der Mittelverwendung genutzt. Dabei erweist sich die anwenderfreundliche und intuitive Benutzung als besonderer Vorteil. Im nächsten Schritt möchte die Finanzverwaltung eine dezentrale und individuelle Haushaltsplanung eines jeden Einzelbudgets umsetzen.
Das Berichtswesen wurde mit dem neuen System ebenfalls verbessert, die händische Datenübertragung erübrigt sich, technische Schwierigkeiten reduzierten sich auf ein Minimum. Im Falle eines Falles hilft ein nahezu sofortiger Support und sichert entsprechende Ausnahmesituationen ab. Für Jahresabschlüsse und die digitale Erfassung von Belegen sind mit dem neuen System die Weichen ebenfalls optimal gestellt.

Digitalisierung lohnt sich

Für Bürgermeister Thomas Kunzmann sind die positiven Erfahrungen Grund genug, weitere Entwicklungen ins Auge zu fassen. Eine Erweiterung der IT-Infrastruktur in Richtung der Lohnbuchhaltung sei beispielsweise wünschenswert. Den Austausch zwischen den Gemeindeverwaltungsgebäuden in Lauter und Bernsbach möchte er komplett digital organisieren. Die Standorte sind bereits über eine Richtfunkstrecke verbunden, die Belege sowie damit verbundene Freigaben sollen zukünftig ausschließlich per Datentransfer und zentralem Zugriff auf das System ausgetauscht werden. Hierbei gilt es, aktuelle technische Trends bei Hard- und Software im Auge zu behalten. „Auch die Einführung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems in Kooperation mit DATEV prüfen wir derzeit intensiv“, resümiert Kunzmann den planerischen Alltag hinter den Kulissen der Stadtverwaltung.
Das Beispiel der Stadt Lauter-Bernsbach zeigt, dass technische Neuerung und Digitalisierung großes Potenzial für die öffentliche Verwaltung besitzen. Gerade bei einer zunehmenden Zentralisierung von Datenbeständen werden effektive Systeme für die Verwaltung unabdingbar. Die IT-Lösungen müssen in der Lage sein, sich an die Gegebenheiten des Anwendungsfalls anzupassen, was nur über einen erstklassigen Kundenservice und rasche Reaktionszeit funktioniert.
Anderen Gemeinden rät Bürgermeister Kunzmann, bei der Aktualisierung und Suche nach Software-Partnern früh anzufangen und vorzuplanen. Insbesondere einen geeigneten Kooperationspartner zu finden, sei einer der wichtigsten Eckpfeiler für das Gelingen eines Umstellungsprojekts. Und auch die Übergabe und Integration alter Datenbestände erfordern Vorbereitung und Voraussicht. Trotz der Strapazen sei der Weg in die Digitalisierung lohnenswert: Seit der Einführung der neuen Software sind in Lauter-Bernsbach die Effektivität, Motivation und Nutzerfreundlichkeit deutlich gestiegen.