Kreis OldenburgGebührenkasse nach Maß

Vor einem Jahr hat die Kreisverwaltung des Landkreises Oldenburg mit Sitz in Wildeshausen das Kassensystem TopCash in Betrieb genommen. Bürger und Mitarbeiter profitieren von der neuen Gebührenkasse, die Barzahlungen ebenso wie den bargeldlosen Zahlungsverkehr ermöglicht.
Die Anforderungen an eine solche Lösung liegen durchaus höher als „einfach nur kassieren“, erklärt EDV Ermtraud. Der Hersteller des Kassensystems war auch für die Umsetzung in der niedersächsischen Kreisverwaltung verantwortlich. Der Einführung gingen demnach eine intensive Kommunikation zu den Anforderungen sowie die Realisierung spezifischer Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Verfahren voraus.
Die Kreisverwaltung habe im Vorfeld ein ausgefeiltes Konzept und eine detaillierte Kassenstruktur erarbeitet, mit der die gesamte Verwaltungsstruktur abgebildet wird. Die Gebührenkassen sei nach Fachbereichen wie etwa Führerscheinstelle, Zulassungsstelle, Gesundheitsamt, Ordnungsamt, Ausländerbehörde sowie für die zentrale Kreiskasse eingerichtet worden. Jeder Bereich habe seine spezifischen Gebühren und Leistungen hinterlegt, übergreifend stehe den Bürgern die Zahlstelle der Kreiskasse zur Verfügung.
An insgesamt 40 Arbeitsplätzen nimmt die Kreisverwaltung laut EDV Ermtraud Zahlungen entgegen, 25 davon wurden mit der Möglichkeit zur Kartenzahlung ausgestattet. Die Point-of-Sale-Terminals steuern über eine OPI-Schnittstelle elektronisch das Kassenverfahren TopCash an. Dabei werde der zu zahlende Betrag automatisch über das Netzwerk an das dem Arbeitsplatz zugeordnete EC-Gerät übertragen. TopCash zeige den Bezahlvorgang und eine Bestätigung der erfolgten Zahlung in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin an.

Datenfluss durch alle Schnittstellen

Zusammen mit der Anbindung an vor- und nachgelagerte Fachverfahren entsteht ein durchgängiger Datenfluss, erklärt der Hersteller des Kassensystems des Weiteren. So werde beispielsweise der Vorgang Kfz-Zulassung in der Kfz-Zulassungssoftware angelegt. Per Web-Service werde dieser dann mit Beträgen, Personen- und Adressdaten automatisch elektronisch an die zuständige Kasse weitergeleitet. Dort können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optional weitere Leistungen buchen, zum Beispiel eine Feinstaubplakette. Die bargeldlose Bezahlung erfolge per Mausklick. Die Zulassungssoftware KM Fahrzeug bediene die prozessoffene Eingangsschnittstelle TopCash, die in der Vorbereitungsphase individuell konfiguriert worden sei. Auch ausgehende Kassenabschlüsse werden laut EDV Ermtraud automatisch verarbeitet. Die konfigurierbare Schnittstelle liefere zudem zuverlässig an die KDO-Doppik auf SAP. Durch die enge Kommunikation zwischen dem Hersteller des Kassensystems, dem Entwickler der HKR-Schnittstelle Komm.One und der Kreisverwaltung konnte das maßgeschneiderte Gesamtsystem im Oktober 2022 produktiv gehen.
Die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) macht TopCash, das ohnehin über leistungsfähige Auswertungsmechanismen für das lückenlose Kassenbuch verfügt, noch revisionssicherer, wie der Hersteller betont. Jede Buchung sei bis zu ihrer Entstehung detailliert nachvollziehbar und die spätestens mit Inkrafttreten der Umsatzsteuerpflicht auch für Körperschaften des öffentlichen Rechts erforderliche TSE schütze die Buchungen nach dem Blockchain-Prinzip vor Manipulationen. Nach rund einem Jahr reibungslosem Betrieb ziehen der Kämmerer des Landkreises, Nils Nienaber und Kfz-Teamleiter Jacob eine positive Zwischenbilanz: Das neue Kassensystem mache das Kassengeschäft zu einer „intuitiven Nebensache“ – eine Erleichterung angesichts der angespannten Personalsituation.