Personal-ManagementGebündeltes Wissen

Personalgewinnung und -entwicklung sowie die Entwicklung einer Arbeitgebermarke beziehungsweise die Steigerung der Arbeitgeberattraktivität betrachten Verantwortliche von 382 Städten und Gemeinden in den kommenden Jahren als die größten Herausforderungen im Personal-Management. Das geht aus der Studie „Personal-Management der Kommunen im demografischen Wandel“ hervor. Dieses Ergebnis verwundert nicht, schließlich gehen in den nächsten 15 bis 20 Jahren zwischen 20 und 30 Prozent der Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung in den Ruhestand. Notorisch knappe Kassen und starre Regularien im Beamten- und Tarifrecht stellen die Leiter von Personalämtern vor keine leichte Aufgabe. Um im Wettbewerb um die besten Köpfe mithalten zu können, benötigen sie ein modernes Personal-Management mit ganzheitlichen Human-Resource(HR)-Prozessen. Eine Software-Unterstützung ist dabei unerlässlich. Portale, die alle relevanten Prozesse sowie externes und internes Wissen unter einem Dach vereinen, erzielen dabei die besten Resultate und modular aufgebaute Cloud-Anwendungen bilden die Königsklasse.

HR-Portal statt Sytem-Wildwuchs

Gute Personalarbeit betrachtet den Mitarbeiter in seiner Gesamtheit. Entsprechend fließen im Personalwesen eine Vielzahl von Prozessen zusammen. Nur wenn Recruiting, Mitarbeiterentwicklung, sowie Laufbahn- und Nachfolgeplanung optimal ineinander greifen, kann das Personalamt für den einzelnen Mitarbeiter und für die Behörde das Bestmögliche leisten. Dem steht in zahlreichen Kommunen jedoch ein zunehmender Wildwuchs an Systemen entgegen: Personalsachbearbeiter nutzen täglich viele verschiedene Tools, was nicht nur aufwändig, sondern auch fehleranfällig ist. Effektive Software wie das HR-Portal des Unternehmens Haufe bündelt hingegen alle Funktionen, die sich rund um den Lebenszyklus eines Mitarbeiters ergeben. Unter dem technischen Dach des HR-Portals lassen sich für jeden einzelnen Lebensabschnitt verschiedene Module integrieren. Damit haben Personalverantwortliche wie Führungskräfte jederzeit Einblick in alle relevanten Informationen und den jeweiligen Status – vom Bewerbungsprozess über das Talent-Management bis hin zum Erstellen eines Zeugnisses. Ein derartiges HR-Management wirkt sich auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die Wahrnehmung der Arbeitgebermarke aus: Wochenlang ausbleibende Rückmeldungen oder die Ansprache von Bewerbern mit falschen Namen gehören dank durchgängiger Software-Unterstützung aus einer Hand der Vergangenheit an.

Zentraler Wissenstops statt Know-how-Inseln

Integrierte Prozesse sind ein Stützpfeiler für erfolgreiches Personal-Management, ein zentraler Wissenstopf statt vieler isolierter Know-how-Inseln ist ein weiterer. Generell existieren in Kommunen zwei verschiedene Arten von Wissen: Know-how der Mitarbeiter und externe Expertise in Fachdatenbanken. Gemeinsam ist beiden Arten von Wissen, dass sie über die gesamte Organisation hinweg verteilt vorkommen – und schlimmstenfalls nur in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert sind. Gerade in Anbetracht der anstehenden Pensionierungswelle ist es jedoch wichtig, vorhandene Informationen und Erfahrungen so aufzubereiten, dass jeder Mitarbeiter unkompliziert darauf zurückgreifen kann. Auch Personalsachbearbeiter sind auf rechtssichere Fachinformationen angewiesen, sei es, dass sie die Auswirkungen des neuen BVerwG-Urteils zum Anspruch auf Abgeltung krankheitsbedingt nicht genommenen Urlaubs bei der Pensionierung von Beamten kennen müssen oder sich über neue Änderungen im Tarifrecht informieren wollen.
Das HR-Portal von Haufe führt interne und externe Expertise zusammen und sorgt so dafür, dass kommunales Wissen produktiv genutzt werden kann. So können etwa Handlungsanweisungen, Check-Listen und weitere behördenspezifische Informationen hochgeladen und damit allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Gemeinsam mit den tagesaktuellen und rechtssicheren Fachdatenbanken von Haufe für den Bereich Personal und Öffentlicher Dienst ergibt sich für die Personalsachbearbeiter ein Wissensschatz, der dank einer semantischen Komponente im Portal leicht zu heben ist. Eigene Dokumente und Dateien werden automatisch verschlagwortet und mit allen anderen Inhalten semantisch vernetzt. Der Suchalgorithmus berücksichtigt bei der Recherche den Kontext der Eingabe. Damit werden alle Dokumente angezeigt, die in einem engen inhaltlichen Zusammenhang zum Suchwort stehen.

Webbasierte Software

Um den kommunalen Informationsfluss zu erleichtern, bietet das HR-Portal von Haufe zahlreiche Möglichkeiten für den internen Austausch – sei es mithilfe von Blog, Forum oder Intranet. Informationen aus dem Personalamt können den Mitarbeitern so direkt mitgeteilt werden. Über ein Rollen- und Rechtekonzept kann die Sichtbarkeit von Informationen dabei passgenau auf die jeweiligen Nutzer zugeschnitten werden.
Das HR-Portal ist eine webbasierte Software. Die SaaS-Lösung ist verhältnismäßig günstig in der Anschaffung und benötigt keinerlei Wartungsaufwand oder Updates. Lediglich ein Browser und ein Internet-Zugang werden für den Start in das kommunale Personal-Management 2.0 benötigt. Durch den modularen Aufbau des Portals ist die Lösung flexibel und verschiedene Module können bedarfsorientiert kurzfristig dazu- oder abbestellt werden.
Die Aufgaben der Mitarbeiter in den Personalämtern werden immer komplexer und Human Resource wird verstärkt zum strategischen Partner der Behördenleitung für alle Personalthemen. Mit professionellen Prozessen, die reibungslos ineinander greifen, können Personalämter diese neue Aufgabe wirkungsvoll wahrnehmen. Dadurch steigen die Attraktivität der Arbeitgebermarke sowie die Mitarbeiterzufriedenheit und durch die effizienten Abläufe werden zudem Ressourcen freigesetzt.