E-RechnungGeglückter Umstieg in Töging

Seit April 2020 sind kommunale Verwaltungen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Doch wie sieht der Umstieg von Papier- auf elektronische Rechnungen aus? Wie ändern sich die Workflows? Die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) berichtet in einer Kundenstory von den Erfahrungen der Stadt Töging am Inn im Landkreis Altötting.
Wie der IT-Dienstleister berichtet, hat Töging den Umstieg als eine der ersten Kommunen im Umkreis vollzogen und setzt den E-Rechnungs-Workflow der AKDB ein. Die Kämmerei der Stadt habe bereits 2016 beschlossen, einen digitalen Rechnungs-Workflow einzurichten. 2017 fing man an, das System umzustrukturieren, und im Juli 2019 gingen die ersten digitalen Rechnungen ins E-Rechnungs-Eingangsbuch der AKDB – kurz eREB – ein. Die eigentliche Umstellung von analog auf digital sei weitgehend reibungslos gewesen. Aber auch wenn die Schritte des digitalen Rechnungs-Workflows denen eines analogen Workflows ähneln, habe sich vieles verändert.

Analoger Workflow birgt Fehlerquellen

Vor der Umstellung habe man „noch total analog gearbeitet“, erzählt die in der Kämmerei tätige Ramona Forster. Eine Mitarbeiterin habe die Papierrechnungen mit einer Anordnung versehen, dann gingen sie zum Abzeichnen an die Wasserwerke, das Schwimmbad oder den Bauhof, dort habe der jeweilige Leiter oder Meister sie unterschrieben, dann seien sie an einen Kollegen zur Prüfung zurückgeschickt worden. Anschließend gingen sie zur Kämmerin und seien verbucht worden und zuletzt hätten sie den Bürgermeister erreicht, so Forsters Beschreibung. Bei den vielen Außenstellen der Stadtverwaltung – von der Feuerwehr über die Stadtbücherei bis hin zum Bauhof – sei der Prozess schnell unübersichtlich geworden. Auch fehleranfällig sei dieses System gewesen.

Interesse bei Nachbarkommunen

Nach der Digitalisierung gehen nun sämtliche Rechnungen zentral bei ihr ein, berichtet Forster, größtenteils als PDFs, einige auch im mensch- und maschinenlesbaren ZUGFeRD-Format. Von den Verantwortlichen abgezeichnet würden diese mittels einer elektronischen Signatur. Forster berichtet weiter: „Dann gehen sie zurück an mich, ich erstelle die Anordnung, klicke auf einen Button, und das Ganze wird an das Finanzfachverfahren OK.FIS überstellt.“ Anschließend werde von Kämmerin oder Bürgermeister die Anordnung per digitaler Unterschrift erteilt. Die jeweils Verantwortlichen erhalten automatisiert E-Mails, wenn eine Aufgabe ansteht.
Inzwischen, so der Bericht der AKDB, interessieren sich auch die Kämmerer aus Tögings Nachbarkommunen für die Lösung, die sie im Rahmen kollegialen Austauschs kennen gelernt haben.